Что делать после получения лицензии на ветеринарную практику: как наладить работу клиники

Открытие ветеринарной клиники не завершается получением лицензии на ветеринарную практику. Наоборот, именно после начала работы возникает наибольшее количество юридических вопросов, от правильного оформления кадровых документов до внесения изменений в деятельность учреждения и подготовки к проверкам Госпродпотребслужбы.

Вы смогли получить лицензию и открыть ветеринарную клинику? Позаботьтесь сразу о том, чтобы ее сохранить. Это обычно включает:

• Защиту клиники в отношениях с клиентами: вам нужны корректные договоры на предоставление ветеринарных услуг, правила оформления медицинской документации и информированные согласия владельцев животных на рискованные манипуляции (хирургия, анестезия) с целью минимизации потребительских конфликтов;
• Подготовку партнерских договоров: вам понадобятся шаблоны и понимание специфики заключения договоров, например, на поставку ветеринарных препаратов, вакцин и расходных материалов и т. п.;
• Организацию ведения кадровой документации в ветеринарном учреждении: шаблоны трудовых договоров с ветеринарами и ассистентами, должностные инструкции (с учетом специфики работы с животными и ветпрепаратами), обязательные приказы, журналы учета и соблюдение трудового законодательства.
• Подготовку к масштабированию и изменениям: нужно понимать заранее, можно ли будет расширить ваш бизнес, как это сделать. Например, открыть новые кабинеты, аптечные пункты при клинике, изменить режим работы, ввести новые услуги и т. д.;
• Подготовку к проверкам Госпродпотребслужбы и других органов: нужно понимать правила прохождения плановых и внеплановых проверок.

Это отдельный пласт юридической работы который невозможно выполнить без собственного юридически-кадрового отдела с опытом работы именно с ветеринарными клиниками. Вы можете значительно сэкономить как средства, так и нервы, передав все эти вопросы нам на аутсорс.

В этой статье мы делимся опытом того как ветеринарная клиника может организовать внутреннюю работу после получения лицензии. Предоставляем юридические советы, очерчиваем подводные камни старта работы подобного бизнеса, и рассказываем как мы помогаем на каждом этапе.

Интересно: Переоформление лицензии ветеринарной клиники: как сохранить ветеринарный бизнес после смерти владельца

Защита ветеринарной клиники в отношениях с клиентами

Ветеринарная клиника работает не только с животными, но и с их владельцами. Именно поэтому важно заранее определить правила предоставления услуг и зафиксировать ключевые договоренности документально.

Во время операции врач выявляет необходимость в дополнительном вмешательстве, которое увеличивает стоимость лечения. Если клиника не зафиксировала согласие владельца на такую процедуру и порядок согласования дополнительных расходов, после завершения лечения клиент может отказаться оплачивать часть счета, ссылаясь на то, что не согласовывал соответствующее вмешательство. В такой ситуации клинике будет значительно сложнее доказать согласованный объем услуг и обоснованность выставленной суммы.

Чтобы этого избежать, необходимо урегулировать:

• порядок предоставления и оплаты ветеринарных услуг;
• оформление ветеринарной документации;
• порядок согласования дополнительных процедур;
• фиксацию согласия владельца на операции, анестезию и другие вмешательства, связанные с повышенным риском;
• порядок информирования клиента о возможных последствиях лечения;
• механизм рассмотрения претензий.

В документах желательно четко определить, какие именно услуги заказывает клиент, их стоимость или порядок ее расчета, в каких случаях врач может провести дополнительные манипуляции и как они согласовываются с владельцем животного.

В рамках юридического сопровождения мы можем подготовить договоры на предоставление ветеринарных услуг, формы информированного согласия, заявления, правила обслуживания клиентов и другие документы, необходимые для надлежащей фиксации договоренностей между клиникой и владельцем животного.

Кадровая документация ветеринарной клиники

Для ветеринарного учреждения недостаточно просто принять врачей и ассистентов на работу. Необходимо правильно оформить трудовые отношения, определить функции каждого работника и распределить ответственность внутри клиники.

Например, в должностных инструкциях вашей клиники не определено, кто именно отвечает за прием и надлежащее хранение вакцин и ветеринарных препаратов. Возникает ситуация, когда из-за нарушения температурного режима партию препаратов придется изъять из использования. В таком случае клиника понесет прямые убытки. При этом установить ответственного работника будет сложно, поскольку соответствующая обязанность за ним формально не закреплена.

При этом кадровые документы должны отражать реальную организацию работы, а не существовать лишь формально. В зависимости от структуры учреждения могут понадобиться:

• приказы по кадровым вопросам;
• трудовые договоры;
• должностные инструкции ветеринарных врачей, ассистентов и другого персонала;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положения о структурных подразделениях;
• графики работы;
• другие локальные документы, необходимые для организации работы клиники.

Кадровые вопросы имеют значение не только с точки зрения трудового законодательства. Для ветеринарной практики важно также обеспечить соответствие персонала установленным профессиональным и квалификационным требованиям. В первую очередь, для успешного прохождения лицензионных проверок.

Мы не только помогаем проверить ваш персонал на соответствие лицензионным условиям перед получением лицензии, но и можем взять на себя ведение кадровой документации, или организацию кадрового процесса.

Договоры с поставщиками и другими партнерами ветеринарной клиники

В процессе работы ветеринарная клиника постоянно взаимодействует с другими компаниями и предпринимателями. Это могут быть поставщики ветеринарных препаратов, вакцин и расходных материалов, лаборатории, арендодатели, сервисные компании, поставщики оборудования и другие контрагенты.

В таких договорах недостаточно согласовать только цену и сроки оплаты. Договоры должны четко проговаривать и другие условия. Они особенно важны, когда речь идет о продукции, которая имеет специальные требования к транспортировке или ограниченный срок использования.

Например, клиника оплатила партию вакцин, но получила их со слишком коротким остаточным сроком годности или с нарушением согласованного температурного режима во время транспортировки. Если в договоре не установлены требования к сроку годности и четкому порядку возврата или замены такой продукции, поставщик может отказаться принимать товар обратно. В результате клиника фактически платит за препараты, которые не может надлежащим образом использовать, и вынуждена срочно закупать новую партию.

Для ветеринарной клиники особое значение также могут иметь:

• требования к качеству продукции;
• остаточный срок годности препаратов;
• условия транспортировки и хранения;
• комплектность товара;
• порядок приемки;
• сроки замены некачественной продукции;
• порядок возврата средств;
• ответственность поставщика за нарушение договора.

Мы выявляем подобные риски заранее и закрепляем механизм их решения еще до того, как возникнет конфликт с контрагентом.

Масштабирование и изменения в работе ветеринарной клиники

В процессе развития ветеринарного бизнеса структура клиники может существенно изменяться.

Владелец может решить:

• открыть новый кабинет или еще одну клинику;
• изменить адрес;
• привлечь новых ветеринарных врачей;
• расширить перечень услуг;
• обновить оборудование;
• изменить материально-техническую базу;
• реорганизовать деятельность юридического лица.

Такие изменения нужно оценивать не только с коммерческой точки зрения. Часть из них может потребовать обновления документов, внесения новых сведений или уведомления компетентных органов.

Поэтому желательно еще до запуска нового направления определить, какие именно юридические действия нужно выполнить и какие документы необходимо подготовить.

Например, владелец открывает второй ветеринарный кабинет, закупает оборудование, переводит туда врача и начинает принимать клиентов, но надлежащим образом не оформляет новое место осуществления деятельности и связанные с ним изменения.

В результате фактическая структура бизнеса уже не соответствует сведениям и документам, на основании которых организована лицензированная деятельность. Если такое несоответствие обнаружится во время контроля, документы придется срочно приводить в соответствие уже после возникновения проблемы.

Мы предоставляем нашим клиентам рекомендации еще до расширения. Они касаются как моментов организации бизнеса, так и внесения юридических изменений, например, в лицензию или учредительные документы, если они нужны.

Интересно: Налогообложение ветеринарных услуг в Украине: советы юриста

Зачем ветеринарной клинике постоянное юридическое сопровождение

Большинство описанных вопросов не возникают одноразово. Они сопровождают клинику в течение всего периода ее работы.

Создание собственного юридического и кадрового отдела для небольшой или средней ветеринарной клиники не всегда является экономически оправданным. Альтернативой может быть абонентское юридическое сопровождение, при котором владелец получает доступ к юридической команде без необходимости содержать штат отдельных специалистов.

Начинаем мы, обычно, с аудита. Во время него мы проверяем:

• соответствие фактической деятельности лицензионным условиям;
• кадровую документацию;
• сведения о ветеринарных специалистах;
• документы на помещения и места осуществления деятельности;
• внутренние документы учреждения;
• соответствие фактической материально-технической базы заявленной;
• документы, которые могут быть предметом проверки контролирующих органов.

Отдельное направление работы – подготовка клиники к проверкам Госпродпотребслужбы. Целесообразнее выявить и устранить слабые места самостоятельно, чем выяснять их уже во время контрольного мероприятия.

Такой формат позволяет решать юридические вопросы не только тогда, когда проблема уже возникла, но и заранее работать над ее предупреждением.

Юридическое сопровождение ветеринарной клиники от компании “Правовая помощь”

Наша команда осуществляет комплексное юридическое сопровождение ветеринарных клиник, кабинетов и других субъектов, которые осуществляют ветеринарную практику.

Мы можем помочь:

• провести юридический аудит деятельности ветеринарного учреждения;
• проверить кадровую и внутреннюю документацию;
• разработать необходимые кадровые документы и локальные акты;
• подготовить документы для урегулирования отношений с клиентами;
• подготовить или проверить договоры с поставщиками и другими контрагентами;
• сопроводить открытие новых мест осуществления деятельности;
• оформить изменения в работе ветеринарной клиники;
• подготовить учреждение к проверкам Госпродпотребслужбы;
• предоставлять постоянную юридическую поддержку в рамках абонентского обслуживания.

Юридическое сопровождение ветеринарной клиники — это не только работа с документами после возникновения проблемы. Его основная задача заключается в том, чтобы выстроить работу учреждения таким образом, чтобы потенциальные юридические риски выявлялись и устранялись заранее.

Системная юридическая поддержка помогает клинике работать непрерывно, своевременно оформлять изменения, защищать свои интересы в отношениях с клиентами, работниками и контрагентами и быть готовой к государственному контролю. А владелец при этом может сосредоточиться на развитии бизнеса и предоставлении качественной ветеринарной помощи.

Варианты абонентского обслуживания для ветеринарных клиник здесь.