Экстренная релокация украинского бизнеса в Польшу

Релокация ІТ компании – это процесс переноса офиса или части бизнеса в другое место или страну. Это может быть обусловлено разными причинами, такими как расширение компании, поиск новых рынков, снижение издержек или другие стратегические мотивы.

Недавно к нам обратился клиент, которого интересовала “экстренная” релокация его IT компании из Украины в Польшу. Под экстренной релокацией при этом он понимал возможность оперативного переноса офиса в Польшу, переезда сотрудников (в случае, если военно-политическая ситуация в Украине резко ухудшится), а также обеспечение быстрой “легализации” в Польше.

Все сотрудники клиента не были оформлены в штат украинской компании, с ними были заключены гражданско-правовые договора (ГПД). Учитывая высокие налоги в Польше (и как следствие, нежелание устраивать всех сотрудников в штат будущей польской компании), собственник задавал вопрос в отношении того, какие риски могут быть со стороны польской службы труда (в отношении переквалификации ГПД в трудовые отношения).

Помимо этого, перед нами была поставлена задача составить полный план “переезда”: 

• начиная от поиска, аренды офиса (с пониманием, что на тот момент мы можем еще не успеть создать юрлицо); 
• регистрацией компании;
• открытием счета; 
• оформлением ВНЖ на сотрудников;
• заканчивая в дальнейшем полным юридическим сопровождением хозяйственной деятельности компании.

Понимая, что в ситуации неопределенности сейчас находится многие бизнесы в Украине, мы решили оставить всю наработанную информацию для вас тут.

Если вас тоже интересует вопрос релокейта бизнеса из Украины - обращайтесь к нам. Наш главный плюс: мы берем ответственность за результат, прогнозируем риски и последствия, включая влияние релокейта на всю структуру вашего бизнеса.

Интересно: Налоговые риски при переезде граждан Украины в Польшу

Риски переквалификации гражданско-правовых в трудовые договора

В Польше подход службы труда в отношении ГПД несколько другой, чем в Украине. В Украине мы привыкли думать так, что если айтишники (с которыми заключены ГПД) все собираются для работы каждый день в одном и том же месте (считай, офисе работодателя), приходят на работу и уходят плюс-минус в одно и то же время (считай, таким образом подчиняются правилам внутреннего трудового распорядка), регулярно получают вознаграждение в одинаковых суммах (что тождественно выплате з/п), периодически ходят в отпуски, - то такие гражданско-правовые отношения легко могут быть переквалифицированы в трудовые. С доначислением налогов задними числами, обязательством такого работодателя предоставить все полагающиеся льготы в полном объеме, а также с начислением больших штрафов за каждого такого “спрятанного” сотрудника со стороны украинской службы труда.

Зачем это делают украинские работодатели? Ответ простой: чтобы экономить на налогах. ФЛП заплатит всего 5% налога, вместо причитающихся 18+1,5% (+22% социалка) по трудовому договору.

В Польше же подход совсем другой. С одной стороны, выполнение работы в определенном месте и в определенное работодателем время, под его руководством можно рассматривать как трудовые отношения. Вместе с тем в IT-индустрии проверки контрактов B2B (в частности, со стороны трудовой инспекцией) проводятся редко. 

B2B контракт — это распространенный тип договор, заключаемый в таких случаях. В связи с этим можно особо не переживать о том, что налоговая будет иметь вопросы, если найдет всех сотрудников (на гражданско-правовых договорах) однажды собранными в одном офисе.

Однако, с целью минимизации рисков, важно, чтобы такие В2В контракты были в будущем правильно оформлены и структурированы.

Интересно: Регистрация компании в ОАЭ для украинского предпринимателя

Что делать, если компания еще не зарегистрирована, а арендовать офис надо уже?

Самым очевидным выходом из ситуации является подписание договора физическим лицом - будущим собственником компании, а затем подписать дополнительное соглашение и изменить арендатора (на зарегистрированную польскую компанию). В такой ситуации все первые платежи должны поступить от физлица. Ведь понятно, что ни счета, ни денег пока у компании нет на покрытие аренды, коммуналки и прочих расходов.   

Вместе с тем, согласно законам Польши, и сама компания, пребывающая в процессе учреждения – также может стать стороной по договору аренды офиса. При этом, для того, чтобы такая компания, пребывающая в процессе регистрации, могла подписать договор аренды, нужно, чтобы на момент заключения аренды у нотариуса уже как минимум был подписан учредительный договор. При этом, сама регистрация в суде может еще длиться какое-то время.

Для понимания, в Варшаве регистрация в суде может длиться 14-21 дней. Но все это время офис у компании уже может быть!

Интересно: Могу ли я перевезти свой бизнес из Украины в Польшу?

Какую компанию регистрировать в Польше?

Одной из наиболее популярных форм ведения бизнеса в Польше (в соответствии с Законом о Правилах участия иностранных предпринимателей и иных иностранных лиц в хозяйственном обороте на территории Республики Польша) для иностранцев является общество с ограниченной ответственностью (spóka z ograniczon odpowiedzialnoci). Именно такую компанию мы рекомендуем регистрировать.

Минимальный размер уставного капитала общества с ограниченной ответственностью составляет 5 000,00 злотых. Его необходимо выплатить на банковский счет компании после ее регистрации.

Примечание! Несмотря на то, что требовании о выплате уставного капитала де-юре есть, но по факту никто не проверяет его выплату.

Если вопрос с регистрацией компании стоит остро и срочно, то мы бы рекомендовали регистрировать компанию не в Варшаве, а другом городе, т.к. в Варшаве регистрация компании в суде занимает самое длительное время (14-21 день).

Для сравнения, в г. Щецин компанию можно зарегистрировать всего за 7 дней поскольку там нет такого потока заявителей. Обращаем внимание, что компания может иметь зарегистрированный адрес в одном городе (напр., Щецин), а арендовать офис в другом городе (Варшава). Это нормальная практика (единственное, что в таком случае надо будет уведомить налоговую).

Интересно: Какой банк или платежную систему выбрать для открытия счета для разного вида бизнеса за границей?

Как можно зарегистрировать компанию в Польше?

Регистрация компании в Польше может быть осуществлена такими способами:

1. Регистрация в электронном реестре.

Данный способ предполагает взаимодействие с будущим директором и акционерами компании. В частности, директор/акционер должен будет получить PESEL (можно оформить дистанционно*), оформить электронную цифровую подпись**, зарегистрировать аккаунт на сайте регистратора компаний, и только после этого на этом же сайте можно зарегистрировать саму компанию.

*Для получения PESEL личное присутствие человека не требуется. Его можно получить с копией паспорта человека по доверенности. PESEL можно получить в любом городе – например, в городе  Щецин его можно получить гораздо быстрее, чем в Варшаве, при этом подав гораздо меньше бумаг. Ожидать получение PESEL обычно нужно до 10 дней.

**В случае оформления электронной цифровой подписи в Польше, в Украине надо будет её подтвердить в консульстве Польши.

2. Личное присутствие у нотариуса в Польше или выдача доверенностей на юристов в Польше на регистрацию.

Данный вариант будет дороже, но при этом быстрее. Предполагает либо визит в Польшу, либо выдачу доверенностей на юристов в Польше на регистрацию компании и представительство у нотариуса.

Получение предварительно PESEL и электронной подписи для целей регистрации не требуется, то потом PESEL в любом случае понадобится для подписания фин. отчетности компании, для подписания в реестре бенефициаров (первый раз его надо будет подписать уже через 7 дней с момента регистрации компании) и т.д. Поэтому PESEL в любом случае надо будет получать, только в этом варианте – позже.

Можно ли выступить единственным участником в компании?

Можно, но есть нюансы.

Создание общества с ограниченной ответственностью, в котором будет только один партнер, может вызвать необходимость оплаты дополнительных социальных страховых платежей в Польше (на наш взгляд, в соответствии с Законом о системе социального страхования, если партнер не проживает в Польше, на него не распространяется это обязательство, но ZUS (Учреждение социального страхования) иногда навязывает другую позицию), поэтому лучше рассмотреть возможность создания компании с 2 партнерами, в которой второй партнер будет иметь, например, 5% или 10% акций.

Интересно: Как рассчитывается прибыль КИК в Украине в 2023 году?

Алгоритм экстренной релокации бизнеса в Польшу

Если вопрос с переездом срочный, то вы можете уже планировать поездку в Польшу, во время которой вы:

• подадите документы на PESEL*;

*напомним, что на PESEL можно также податься дистанционно, находясь в Киеве. В такой ситуации клиент оформляет доверенность на нас, а мы подадим документы на PESEL в Польше.

• оформите электронную цифровую подпись;
• посетите нотариуса для целей запуска регистрации компании;
• посетите банк для целей открытия счета;
• посмотрите офисы (по нашей предварительной рекомендации и подбору, согласно важных для вас критериев) и заключите договор аренды офиса.

Во время поездки вы сможете также подписать договор аренды офиса (либо самостоятельно как физлицо, либо от имени компании, которая будет в процессе регистрации).

Таким образом, всего за один визит (хорошо спланированный и подготовленный) можно выполнить все поставленные задачи:  

• зарегистрировать компанию;
• открыть счет в банке;
• заключить договор аренды офиса.

Наша компания уже имеет позитивный опыт экстренной релокации бизнеса в Польшу и другие страны. Начинаем мы обычно с того, подходит ли выбранная юрисдикция интересам и требованиям Клиента.

Кроме организации собственно релокейта бизнеса, мы также предлагаем услуги по оптимизации налогообложения в Украине. Это и вопросы отчетности по КИК, и избежание двойного налогообложения и другое.

Обращаясь к нам, вы получаете экспертизу и оптимальное решение, подходящее именно для вашей ситуации.

Стоимость релокейта бизнеса тут.

Стоимость услуг оптимизации налогообложения тут.

Получите простое и безопасное решение вашей проблемы!