Индексация заработной платы ИТ компаний в Украине

Заработная плата - денежная компенсация сотруднику за выполненную работу, с которым вы как работодатель, находитесь в трудовых взаимоотношениях. Заработная плата может включать в себя оклад, надбавки, премии и множество других дополнительных выплат.

Работодатель обязан своевременно и в полной мере проводить выплаты связанные с оплатой труда, а также контролировать соответствие заработной платы текущему уровню покупательной способности.

Что это значит? 

С повышением индекса потребительских цен (далее ИПЦ), работодатель обязан проводить индексацию заработной платы. 

Индексация зарплаты - социальная гарантия работодателя перед наемными сотрудниками, которая выражается в корректировке (увеличении) заработной платы в связи с повышением цен.

В данной статье мы поговорим об индексации заработной платы с ИТ-сфере, а именно о применении ее для традиционной ИТ-компании, с собственным штатом сотрудников и резидентами Дия Сити.

Интересно: Налогообложение резидента Дия Сити: какие налоги будут платить ИТ компании в Украине?

Чем резиденты Дия Сити отличаются от нерезидентов Дия Сити?

1. Резиденты работают по новому правовому режиму (разработанному под их деятельность).
2. Данный правовой режим имеет определенные упрощенные механизмы ведения бизнеса, которые позволяют больше ресурсов вовлекать непосредственно на развитие бизнеса.
3. Чтобы стать резидентом Дия Сити, необходимо соответствовать критериям в части квалификационных доходов, размера оплаты труда сотрудников и гиг-специалистов, а также количества официально оформленных наемных работников.

Другими словами, если вы не резидент Дия Сити - оплата труда ваших сотрудников учитывается и налогооблагается по общепринятым правилам. А если вы стали резидентом Дия Сити - вы имеете определенные привилегии, в том числе в части учета оплат труда.

Что же является предлогом проведения индексации? Индексация заработной платы проводится в случае, когда размер индекса потребительной способности превысил 103%. 

Например, сотрудник имеет право получить компенсацию в связи с ростом инфляции в размере:

• 223,29 грн. если индекс инфляции составил 9%;

или

• 74,43 грн если индекс инфляции составил 3%.

Казалось бы, сумма компенсации незначительная, но законодательство дает право сотруднику получить эту компенсацию, а работодателя обязывает провести данное начисление.

В отличии от других сфер деятельности, оплата труда ИТ-сферы всегда соответствуют размеру рыночных цен, а иногда даже превышает их. Но даже соответствие уровня заработной платы рыночной цене не дает возможности работодателю не применять индексацию.

Нужно ли резидентам Дия Сити проводить индексацию зарплаты?

Действующее законодательство (относительно индексации заработной платы) трактует, что приведение к платежной способности вознаграждений, компенсационных и других выплат работникам и гиг-специалистам проводится резидентами Дия Сити на основании требований к резидентам, а именно:

• среднемесячное вознаграждение работников и гиг-специалистов в размере не менее 1200,00 евро;
• периодические пересмотры размеров вознаграждения, в соответствии с условиями трудовых и гиг-договоров.

Исходя из вышеуказанного, резиденты Дия Сити освобождены от обязанности проводить индексацию заработной платы.

Это и является одним из преимуществ резидентства Дия Сити.  Больше о преимуществах резидентства и о стоимости услуг для по его оформлению тут.

Далее расскажем о непосредственном процессе индексации для компаний, которые не являются резидентами Дия Сити.

Интересно: ФОП vs Гиг-контракты в IТ. Что выбрать?

Какие доходы подлежат индексации в ИТ компаниях?

Индексации подлежат все доходы физических лиц, которые не имеют характера разовой выплаты. К таким доходам относят:

• оклад;
• регулярные премии и надбавки;
• регулярные гарантийные и компенсационные выплаты.

Важно! Размер индексации рассчитывается не от размера дохода сотрудника, а от размера прожиточного минимума на дату индексации. В 2022 году этот размер составляет: с 01.01.2022 года - 2481 грн, с 01.07.2022 года - 2600 грн, с 01.12.2022 года - 2684 грн.

Какие доходы не подлежат индексации?

• больничные;
• командировки;
• отпуска;
• разовые выплаты;
• доходы физ. лиц от сдачи в аренду, ведения предпринимательской деятельности.

Какие данные используются для расчета индексации?

Базовые параметры расчета индексации:

• базовый месяц - месяц в котором последний раз изменялся оклад;
• индекс потребительских цен - % повышения цен;
• прожиточный минимум на дату индексации (ПМ);
• порог индексации - 103% (на 2022 год);
• кумулятивный индекс потребительских цен (ИПЦк) - последовательно перемноженные индексы до момента превышениях их порога индексации.

Расчет индексации проводится по следующей формуле:

Индексация = ПМ*(ИПЦк%-100%)/100%

Важно! Превышение индекса считается последовательно с момента последнего повышение оклада сотрудника.

Покажем, как определить превышение на примере заработной платы сотрудника, которому был установлен оклад в январе 2022 года (базовый период).

ИПС за январь 2022г. = 101,3% (базовый период , в связи с этим в расчет принимает его со знамением 100%)

ИПС за февраль 2022г. = 101,6%

ИПС за март 2022г. = 104,5%

ИПС за апрель 2022г. = 103,1%

Расчет превышения за февраль 2022 г. = (100*101,6)/100=101,6%

Результат: в феврале превышение отсутствует - индексация не требуется.

Расчет превышения за март 2022 г. = (100*101,6*104,5)/100=106,2%.

Результат: в марте индекс инфляции превысил норму 103% - требуется индексация заработной платы.

Только что мы прошли только первый из 5-ти этапов проведения расчетов для индексации.

После данного расчета, у вас сразу же возникает вопрос «Есть ли исключения для кого-то? Мои сотрудники получают зарплату выше рыночной. Зачем мне заниматься еще и индексированием? Ведь это настолько сложный механизм».

Да, действительно, данный процесс трудозатратный, и на “выходе” процедуры сотрудник получает не такую уж и большую компенсацию (по предыдущим статистикам она варьируется от 10,00 грн до 500,00 грн.).

К сожалению, текущее законодательство обязует все субъекты хозяйственной деятельности (вне зависимости от формы собственности) проводить индексацию. А военное положение или карантин не предусматривают остановку данного процесса. 

Интересно: Как установить цену на свой продукт? 

Риски и штрафы при пренебрежении индексацией заработной платы в Украине

Так как индексация является социальной гарантией, неначисление ее приравнивается к неначислению заработной платы (соответственно, и к невыплате).

Штраф за неначисление индексации составляет размер 2 минимальных зарплат (на дату выявленного нарушения) за каждого сотрудника. Размер минимальной заработной платы с 01.10.2022 года составляет 6700 грн, соответственно с 01.10.2022 года размер штрафа составит 13 400 грн / сотрудника.

Если штат компании насчитывает хотя бы 10 сотрудников, то размер штрафа - 134 000 грн и более.

Правда существуют ситуации, когда индексация приостанавливается (что и является некой «лазейкой» для избежания ежемесячной индексации). Сейчас более детально поговорим об приостановке индексации.

Когда можно приостановить индексацию заработной платы?

Приостановление индексации начинается в месяце увеличения оклада.

Важно! Размер повышенного оклада должен быть выше предполагаемой суммы индексации. 

Например, 4.01.2022 сотруднику установили оклад 10 000 грн, а 1.05.2022 года повысили оклад на 3 000 грн.

Согласно предыдущего примера расчета превышения индекса инфляции, мы видим что индексация должна проводится в мае 2022 года и ее размер составит 153,82 грн (Прожиточный минимум*ИПЦ = 2481*6,2%). Учитывая, что 1 мая был повышен оклад и его размер превышает 153,82 грн, в этом месяце индексация не проводится. 

Примечание: Если бы оклад сотрудника повысили бы на 100 грн, возникла бы необходимость провести индексацию на разницу, а именно - 53,82 грн. Данная ситуация возникает довольно редко, но мы хотим уточнить информацию, чтобы вам были понятны такие нюансы.

Интересно: Командировки сотрудников. Как автоматизировать оформление командировки

Как же понять когда “вовремя” повышать оклады, и какой размер их должен быть?

Зачастую повышение окладов (с целью избежания индексации) проводится на основании статистики темпов инфляции. Ориентировочно раз в пол года. Но, в связи с текущим военным положением, темп роста инфляции увеличился. К примеру, индекс потребительских цен за 2020 год составил 110%, а за 6 месяцев 2022 года - 119%.

Но даже при использовании такого механизма нужно не забывать о целесообразности каждой хозяйственной операции:

• при прохождении проверки достаточно странно будет выглядеть, если ваша компания будет ежемесячно повышать оклады на 300-500 грн;
• ваша компания должна иметь документальное подтверждение потребности повысить оклад;
• трудозатратность на составление документации о повышении окладов в разы больше чем трудозатраты на проведение индексации.

Лучшим способом понять “выгодно ли” для компании то или иное решение - провести анализ учетной деятельности, и получить консультацию непосредственно по вашей компании.

Наша компания предоставляет целый комплекс услуг для ИТ компаний и других предприятий в Украине, среди которых:

• аудит учетных процессов компании и рекомендаций по устранению выявленных нарушений;
• трабл-шутинг - решение конкретной проблемы, которая стоит перед компанией, с помощью команды бухгалтеров и юристов;
• помощь с получением резидентства Дия Сити и расчет выгодности такого перехода;
• бухгалтерское и юридическое обслуживание компании в Украине (ведение кадровых вопросов, учетных процессов, и т.д.).

Если вы хотите убедиться, что учетные процессы в вашей компании организованы правильно, налогообложение оптимизировано, и вы хотите найти выгодные для себя финансово решения - обращайтесь к нам.

Стоимость получения резидентства Дия Сити тут.

Все про учетные процессы и их организацию в Украине тут.