Как установить цену на свой продукт? Можно ли автоматизировать и упростить процесс ценообразования в компании?

К нам обратился клиент - производитель лекарственных средств (далее ЛС) и изделий медицинского назначения (далее ИМН). При прохождении аудиторской проверки, он получил замечания относительно учета себестоимости продукции.

Разработанная бухгалтерской службой компании внутренняя система контроля цен оказалась уязвимой, и не смогла предотвратить допущение нарушений со стороны сотрудников, так как:

• анализ изменения цен происходил по факту отражения данных в учетной системе, а не до момента возникновения проблемы;
• контроль гранично допустимых цен проводился в Excel-расчетах, что было достаточно трудозатратно.

Управленец данной компании обратился к нам за консультацией, главным вопросом которой было “Как легко управлять и контролировать цены компании?”.

Большинство подразделений компании в той или иной мере связаны с таким понятием как “цена”. Цена – это денежное выражение чего-либо. Для отдела продаж – это цена продаваемой услуги или товара, для отдела закупок – цена приобретения товара или услуги, для маркетинга – стоимость “клика” на странице и т.д.

Правильное определение цены продукта (товара или услуги) – один из пунктов успешной бизнес модели. Но перед управленцами стоит задача не только правильно определить цену продукта, а и своевременно реагировать на ее изменение.

В данной статье, на примере нашего клиента, мы говорим о реагировании на отклонения внутренних процессов от нормы, а также о том, как можно автоматизировать ценообразование в компании, и что это даст вам, как предпринимателю.

Интересно: Учет затрат на разработку нового продукта в Украине

Автоматизация ценообразования компании: с чего начать?

При запросах касательно автоматизации любых учетных процессов в компании, в первую очередь мы предлагаем аудит, который дает возможность выявить узкие места процессов в компании и дать клиенту понимание, нужна ли автоматизация в его случае - что она ему даст.

По результатам внешнего аудита компании были обнаружены следующие внутренние нарушения и отклонения:

• неаргументированное повышение себестоимости (в 2 раза) партии выпущенного продукта, вызванный технической ошибкой учетной системы;
• отсутствие политики установки и изменения цен;
• отсутствие процедуры согласования цен;
• злоупотребление сотрудников должностными полномочиями - менеджер по закупкам договорился с клиентом о завышенной цене сырья с целью дальнейшего получения % от данной сделки.

Исходя из проблемы клиента, мы предложили разработать и утвердить Политику ценообразования (далее, Политика), а также провести автоматизацию данного блока с целью получения возможности управления информацией, а не совершения “учета ради учета”.

Автоматизация ценообразования позволяет:

• оперативно реагировать на изменение цены внутри компании и на рынке;
• иметь возможность управлять ценами;
• сократить / избежать допущения технических ошибок и “человеческих факторов”;
• избежать злоупотребления сотрудниками должностными полномочиями с целью получения собственной выгоды за счет компании.

Интересно: Командировки сотрудников. Как автоматизировать оформление командировки

Основные принципы политики ценообразования

Главный посыл политики:

• цену не может установить или изменить любой сотрудник, а только ответственное лицо за данный процесс;
• цена должна быть подтверждена финансовыми расчетами;
• граничная наценка не может быть выше установленной на законодательном уровне;
• описание основного перечня действий для реагирования на отклонения в цене;
• описание процедуры установки цен при нетипичных ситуациях;
• коммуникации отделов в процессе управления и изменения цен.

Основное правило автоматизации: все расчеты и контроль проводятся в учетной системе с помощью разработанных ІТ-специалистами отчетами. Никакая информация не сверяется вручную в Excel.

В чем заключалась автоматизация цен, которую мы предложили клиенту?

1. Установка «вилки» продажных цен. Определяем допустимую максимальную цену продажи (не больше цены с учетом граничной наценки) и допустимую минимальную цену (не ниже цены с маржей в 40%).

2. Установка плановых закупочных цен в учетной системе. Цены потенциальных поставщиков, на основании которых проводились расчеты калькуляций продукции / услуг.

Примечание: установка плановых закупочных цен позволяет провести расчет себестоимости продукции и определить продажную цену продукта, с которой компания может выходить на рынок. Или же предпринять действия относительно изменения структуры себестоимости с целью ее оптимизации - сокращения определенной статьи расходов или замена поставщика.

Важно! Если изменяется плановая цена закупки, проводится переустановка плановой закупочной цены. Изменения закупочных цен проводятся на основании официального письма поставщика с аргументацией изменения договорной цены. Пересмотр продажной цены проводится в случае, если закупочная цена выросла более чем на 10%.

3. Настройка программного (автоматического) контроля нижней и верхней границы цен в момент отражения данных в учете:

• менеджер по продажам не сможет отразить в учете продажу, если цена товара / услуги будет выходить за рамки установленной плановой цены;
• менеджер по закупкам не сможет отразить в учете приход товара, если его цена будет выходить за рамки установленной плановой цены.

4. Автоматизация работы с отклонениями и изменениями.

В случае, когда возникает потребность провести изменение плановой цены, сотрудники должны произвести действия согласно утвержденной процедуры изменения цен.

Изменение закупочной цены:

• менеджер по закупкам формирует в учетной системе “Заявку на изменение закупочной цены”. В данной заявке указывается: номенклатура, ее поставщик, аргументация изменения цен, новая рекомендуемая цена. Также к заявке прилагается скан-копия письма поставщика или другое документальное подтверждение изменения цены;
• бухгалтер (или экономист) получает уведомление на электронную почту о создании менеджером Заявки. Бухгалтер анализирует аргументы изменения цен и утверждает заявку (если аргументы не вызывают сомнения). Если бухгалтер сомневается в полноте аргументации, он передает заявку на согласование директору, который принимает решение согласовывать изменение цены или отклонять;
• в случае согласования изменения цены, экономист производства получает уведомление на электронную почту о необходимости пере калькулирования продукции. Экономист формирует производственную калькуляцию с учетом изменения цены и создает в учетной системе “Заявку на изменение цены продажи”;
• директор (или другое ответственное лицо) проводит установку новой плановой цены;
• на основании установки новых плановых цен, учетная система самостоятельно рассылает уведомление на электронную почту об изменении цены всем, задействованным сотрудникам (отделу продаж, отделу маркетинга, бухгалтерии);
• бухгалтер формирует калькуляцию полной себестоимости продукта.

Изменение продажной цены:

• маркетолог формирует в учетной системе “Заявку на изменение продажной цены”. В данной заявке указывается: номенклатура, аргументация / причина изменения цен, новая рекомендуемая цена. К заявке могут прилагаться скан-копии, расчеты или другие документальные подтверждения изменения цены;
• директор получает уведомление на почту о создании маркетологом Заявки. Директор изучает аргументы изменения цен и утверждает заявку или отклоняет ее (с комментарием);
• в случае согласовании Заявки, директор (или другое ответственное лицо) проводит установку новой плановой цены;
• на основании установки новых плановых цен, учетная система самостоятельно рассылает уведомление на электронную почту об изменении цены всем, задействованным сотрудникам (отделу продаж, отделу маркетинга, бухгалтерии).
• бухгалтер формирует калькуляцию полной себестоимости продукта.

5. Анализ изменения цен.

На этом этапе мы разработали отчеты, которые позволяют контролировать:

• изменения цен (кто, когда, как и почему изменил цену);
• анализ продажных цен (критерии продаж, кому и по каким ценам продаем товар).

Интересно: Как работает автоматизация и роботизация бухгалтерского учета для компании?

Какие преимущества автоматизации ценообразования для бизнеса?

Автоматизация ценообразования позволила собственнику:

• выстроить прозрачный процесс управления ценами;
• закрепить ответственности и регламенты выполнения задач сотрудниками;
• быть уверенным в корректности цен продукта;
• иметь возможность легко анализировать цены в любой момент (изменение и фактическую продажу);
• минимизировать ошибки;
• исключить вероятность того, что кто-то из участников не будет уведомлен в изменениях;
• минимизировать риски обмана компании со стороны сотрудников;
• сократить трудозатраты за счет полной автоматизации процесса (с 5-х часов работы бухгалтера в неделю до 5 - 10 минут).

Рекомендуем применять автоматизацию ценообразования с самого начала ведения бизнеса, особенно если Ваша компания занимается / планирует заниматься:

• производством продукции;
• ритейлом или дистрибьюторством;
• участием в тендерных продажах и закупках;
• группа (-ы) Ваших товаров подлежат регулированию на государственном уровне.

Если вы хотите грамотно управлять ценой своей продукции или товара, оптимизировав все процессы, обращайтесь к нам. Мы не просто подскажем, как оптимизировать учетные процессы в вашей компании, но и сразу покажем, что это вам даст.

Стоимость услуг аудита и автоматизации тут.