Как подготовить благотворительный фонд к получению помощи из-за границы?

Сейчас во время военного положения в Украине идет активное привлечение иностранцев для помощи государству. И здесь следует отметить, что получение такой помощи из-за рубежа для благотворительной организации разделяют на две категории – получение средств и получение имущества.

В этом материале мы не рассматриваем нематериальную помощь путем рекламирования или лоббирования интересов организации. Наша цель – предоставить ценные практические советы для благотворительных организаций, которые имеют цель найти инвестора и привлечь благотворительность из-за границы.

Если вы ищете юристов с опытом работы именно с благотворительными организациями – обращайтесь со своими вопросами к нам.

Интересно: Кто такие бенефициары благотворительного фонда в Украине? Кого указать в структуре?

Как оформить помощь имуществом вашей организации?

Имущество, передаваемое организации может быть разное. Обычно речь идет о движимом имуществе, бытовых вещах, пищевых продуктах и т.д. В случае получения помощи имуществом, мы рекомендуем:

1. Заключить соответствующий договор и обязательно подписать акт приема-передачи имущества.
2. В зависимости от вида имущества, поставить его на баланс.
3. При передаче имущества бенефициарам также получить документальное подтверждение (например, Акт приема-передачи).

Однако наибольшая сложность с получением имущества заключается в необходимости его ввоза на таможенную территорию Украины и растаможки. Во время действия военного положения большинство имущества благотворительные организации ввозят на территорию Украины без растаможки и уплаты пошлины. Однако, во всяком случае, перед ввозом не будет лишним проверить правила растаможки.

Альтернативный вариант – ввозить помощь через организацию, которая внесена в реестр получателей и поставщиков гуманитарной помощи (к сожалению, попасть в этот реестр сейчас невозможно).

Интересно: Договор и акт, или как подтвердить получение благотворительной помощи в документах фонда?

Как оформить поступление помощи денежными средствами в БФ?

Помощь денежными средствами может делиться на два типа:

Целевая. Это помощь для реализации конкретно определенных проектов и целей. Цели, результаты и другие критерии определяются в Договоре, подписанном с донором. Договор с донором может иметь разное название, но суть его в том, что донор предоставляет средства – благотворительная организация.

Нецелевая. Денежные средства предоставляются на нужды организации без определения конкретной цели их использования. В таком случае организация использует такие средства в соответствии со своими задачами и целями, разработанными и внедренными программами. Такие средства могут быть использованы организацией для поддержания собственной жизнедеятельности и уплаты административных расходов.

Интересно: Ведение валютных операций неприбыльной организацией без правовых нарушений

На что обращают внимание доноры?

Доноры часто обращают внимание на разные обстоятельства и маркеры, которые могут оказывать влияние на их решение о сотрудничестве с благотворительной организацией. Из практики мы приведем несколько факторов, которые не есть исключением, но часто встречаются.

Деловая репутация. Да, один из важнейших аспектов – это деловая репутация организации. Немаловажно отсутствие скандалов или других аспектов, которые могут влиять на положительный деловой имидж. Иностранные организации имеют очень придирчивое отношение к этому критерию. Зарубежные доноры всегда усердно изучают репутацию организации, ее органов управления.

Прозрачная структура управления. Для донора важно, чтобы организация могла эффективно и качественно использовать пожертвование (донат, благотворительный взнос) в соответствии с определенными целями. Для этого нужно сделать прозрачную и эффективную структуру управления, которая поможет обеспечить выполнение взятых на себя обязательств. Поэтому в организации должны быть работники, выполняющие работу в соответствии с трудовыми договорами, можно привлекать волонтеров к работе и третьи стороны, которые будут выполнять те или иные функции. К примеру, при использовании гранта одна из организаций привлекает работников, выполняющих свою работу в части выполнения программы, её координации, волонтеры, которые безвозмездно оказывают помощь, а юристы и бухгалтеры помогают организации на подрядной основе. Это только один из самых обычных примеров.

Доступная и прозрачная финансовая отчетность. Организация в порядке, предусмотренном законом, должна подавать финансовую отчетность в контролирующие органы. Однако организации, которые являются открытыми и прозрачными, часто публикуют свою отчетность на сайте и предоставляют свою отчетность по требованию донора. Предоставление отчетности улучшит шансы на получение помощи. В случае необходимости получения аудиторского заключения о деятельности организации, наша команда готова помочь и привлечь наших партнеров – высококлассных аудиторов.

Положительный опыт реализации проектов. Очень важно, чтобы организация имела опыт выполнения определенных проектов раньше. Поэтому если вы уже имели успешную реализацию проекта – лучше предоставить документы, фото и видео подтверждения. Дополнительно можно предоставить копии договоров, актов и других документов, которые использовались при реализации проекта. Юристы нашей компании с удовольствием помогут с разработкой договоров, актов и других документов.

Наличие опыта работы организации. Довольно часто доноры обращают внимание на то, когда была создана организация и как давно она работает. Для некоторых программ установлены специальные ограничения по сроку существования организации, например, не менее 1 года и т.п. В таком случае можно приобрести уже готовую организацию.

Наличие уже разработанных программ. Если вы подаете заявку конкретному донору для конкретной программы, для реализации которой вам нужны ресурсы – наличие разработанной программы или хотя бы дорожной карты значительно упростит процедуру рассмотрения заявки и ее согласование.

Наличие персонала. Большинство доноров будут обращать внимание на то, какими ресурсами будет производиться использование предоставленных средств или имущества. Поэтому у организации кроме руководителя должен быть еще и другой персонал, который будет реализовывать программу. Это могут быть менеджеры, юристы, логисты и другие.

Возможность быть вовлеченным в работу. Иногда, достаточно редко, доноры могут попросить привлечь их представителя к работе организации как волонтера, или к контролю деятельности как члена наблюдательного совета. В этом случае, если лицо является иностранцем, следует получить соответствующие документы для пребывания на территории Украины – виза и вид на временное пребывание, разрешение на применение труда и идентификационный код в случае трудоустройства.

Интересно: Оформление отношений между благотворительным фондом, работниками и волонтерами

Настройка правильной работы благотворительной организации

Один из наших клиентов прошел первоначальную модерацию на получение гранта от зарубежной организации. На этапе отбора получателя гранта грантодатель попросил заключение аудитора, финансовую отчетность и документы организации, которые касались деятельности организации и реализации предыдущих проектов. Пообщавшись с директором организации, мы поняли, что документооборот в организации не сконфигурирован, бухгалтерский учет также был проблематичен, а ежегодных отчетов исполнительного органа не было в принципе. При таких обстоятельствах вывод аудитора был бы крайне отрицательным.

С целью обеспечения возможности получения гранта наша команда юристов и бухгалтеров поработала с документами клиента и нам удалось:

• наладить документооборот, подписать все документы, определить ответственное лицо и провести инструктаж, разработать регламент работы и хранения документов;
• подготовить и утвердить отчетность организации;
• навести порядок с бухгалтерией;
• разобраться с кадрами и волонтерами.

В результате организация получила положительное аудиторское заключение и грант на свою деятельность. Еще о грантах для некоммерческих организаций можно почитать здесь.

Если вашей организации нужно создать прозрачную и открытую структуру или подготовить организацию к получению помощи – наши юристы и бухгалтеры с радостью помогут вам в этом вопросе.

Мы предлагаем вам не только консультации и решение отдельных проблем фонда, но и полное бухгалтерское и юридическое сопровождение вашей организации.

Стоимость услуг здесь.

Также вас может заинтересовать:

Бухгалтерская и другая отчетность благотворительных фондов в Украине

Принятие гуманитарной и благотворительной помощи на учет благотворительного фонда