Як компанії найняти іноземця легально: покроковий алгоритм

Сьогодні багато українських компаній запрошують до роботи іноземних фахівців – особливо у сферах IT, медицини, виробництва, логістики. Проте бажання розширити команду часто розбивається об стіну бюрократії: етапи легалізації, взаємодія з Центром зайнятості та Міграційною службою, суворі дедлайни.

Одна помилка в заяві може призвести до повернення документів, втрати сплаченого держмита та затримки виходу фахівця на роботу на 1–2 місяці.

Ми підготували короткий і практичний гайд, який допоможе бізнесу діяти правильно і пройти цей шлях без штрафів чи інших неприємностей. Або ж ви можете делегувати це професіоналам і зекономити свій час.

Цікаво: ТОП-5 помилок при отриманні дозволу на працевлаштування іноземців в Україні

Отримання дозволу на працевлаштування іноземця: фундамент легалізації

Легальний найм починається не з візи, а з Дозволу на застосування праці іноземців. Тож, для офіційного працевлаштування претендента, компанія-роботодавець повинна отримати дозвіл на застосування праці іноземців, який видає Центр зайнятості.

Що потрібно подати в центр зайнятості, щоб отримати дозвіл:

• заяву від компанії, де зазначити дані іноземця, посаду та термін, на який планується працевлаштувати працівника, а також дані самої компанії, у т.ч. розрахунковий рахунок;
• копія паспорта іноземця з перекладом українською, який обовʼязково потрібно завірити у нотаріуса ;
• кольорове фото працівника;
• проєкт трудового договору;
• квитанція про сплату держмита.

Дозвіл видається зазвичай на строк до 2-х років. Якщо це іноземні відряджені працівники або внутрішньокорпоративні цесіонарії, то дозвіл можна отримати на 3 роки. Компанія має право зазначити в заяві менший термін, ніж передбачено в Законі, наприклад 5 або 6 місяців.

Підписання трудового договору з іноземцем та податки

Отримали дозвіл? У вас є 90 днів, щоб укласти договір з іноземним працівником і подати копію підписаного контракту до Центру зайнятості. Саме цей документ підтверджує легальне працевлаштування.

З моменту працевлаштування починається податковий контроль. Тож з дати найму іноземця компанія зобовʼязана нараховувати та виплачувати заробітну плату та податки. До цього потрібно ставитись дуже уважно, тому що Центр зайнятості буде відслідковувати сплату ЄСВ.  

Важливо! Якщо компанія не сплачує ЄСВ протягом 2 місяців (без поважних причин), дозвіл на працевлаштування буде відкликаний. Відновити його неможливо, а отримати новий дозвіл компанія може не раніше ніж через рік після відкликання.

Легалізація перебування: віза D та посвідка (ВНЖ)

Потрібно розуміти, що сам по собі дозвіл на працю не дає права жити в Україні. Звісно, у випадку, якщо іноземець буде працювати віддалено і йому не потрібно постійно перебувати в Україні, то для компанії дійсно буде достатньо дозволу на застосування праці іноземного працівника.

Але якщо потрібна фізична присутність співробітника в офісі чи на виробництві – починається етап міграційної служби. Тепер потрібне оформлення посвідки на тимчасове проживання та реєстрація місця проживання. Про ці два етапи ми розкажемо далі. 

Отже, на підставі дозволу на працевлаштування іноземець має право подати документи на посвідку на тимчасове проживання в Україні. Це дає можливість офіційно проживати в країні протягом строку дії дозволу на працевлаштування. 

Важливо! Потрібно врахувати, що для більшості іноземних країн обовʼязковим є отримання візи D-04. Виключенням є країни, з якими Україна уклала відповідні міжнародні договори, наприклад Вірменія, Грузія, Литва та деякі інші.

Для оформлення візи необхідно зареєструвати особистий кабінет на сайті МЗС України та заповнити візову заяву анкету. Після цього зʼявиться можливість обрати вільний слот для подачі документів у консульській установі. Також документи можна подати через візовий центр. 

Оформлення посвідки на проживання займає близько 15 робочих днів. В міграційну службу або Паспортний сервіс ДП “Документ” подаються:

• паспорт іноземця та переклад його на українську мову;
• страховка на весь період дії посвідки;
• дозвіл на працевлаштування;
• зобовʼязання роботодавця. 

При подачі документів також сплачується державне мито та адміністративний збір.

Отримана пластикова картка (посвідка) дозволяє вільно перетинати кордон та, що важливо, відкрити для іноземця зарплатний рахунок в українському банку. 

Реєстрація місця проживання іноземця

Це фінішна пряма, де часто трапляються штрафи. Після отримання посвідки обов’язково потрібно зареєструвати адресу проживання іноземця в Україні, і на це є рівно 30 календарних днів. 

Наслідки порушення: Штраф від 1700 до 3400 грн. Крім того, це "червоний прапорець" для міграційної служби при наступному продовженні документів.

Цікаво: Чому можуть відмовити в отриманні посвідки на тимчасове проживання в Україні

Контроль строків та оновлення документів легалізації іноземця

Легалізація потребує постійного моніторингу. Дозвіл і посвідка мають обмежений термін дії. Якщо пропустити дату закінчення дії документів, ви не просто отримаєте штраф – вам доведеться починати всю процедуру з нуля, витрачаючи час та кошти на нові збори.

Критичні дедлайни, які не можна порушувати:

1. Продовження дозволу на працевлаштування. У законодавстві є визначений "коридор часу". Подати документи на продовження дозволу потрібно не раніше ніж за 50 днів до дати його закінчення, але і не пізніше ніж за 20 календарних днів до цієї дати.
   
   Якщо ви подасте заяву, наприклад, за 19 днів до кінця дії – Центр зайнятості відмовить у продовженні й подавати буде потрібно на новий дозвіл. Відповідно оплата буде більшою і пакет документів потрібно збирати весь заново.
   
   
2. Продовження посвідки на тимчасове проживання. Тут правило простіше, але суворе: документи мають бути подані до закінчення строку дії поточної посвідки. Бажано – за 15 робочих днів, щоб уникнути розриву в легальному перебуванні.

Порада: Не покладайтеся на пам'ять працівника. Внесіть ці дати в CRM або календар HR-відділу з нагадуванням за 2 місяці. Або довірте контроль нам — ми нагадаємо про необхідність продовження завчасно.

Успішний кейс: Продовження дозволу на працевлаштування іноземців і посвідки в Україні

Чому бізнесу вигідніше найняти міграційного юриста?

Самостійне оформлення часто перетворюється на квест: бухгалтерія плутається в міграційних правилах, а HR витрачає робочий час на черги в держустановах. Будь-яка неточність у датах чи формулюваннях затягує процес на місяці.

Ми пропонуємо рішення “під ключ”. Як ми працюємо?

• Повний супровід: від написання заяви в Центр зайнятості до отримання Посвідки на руки.
• Контроль термінів: ми нагадаємо про необхідність продовження дозволу, щоб ви не втратили працівника.
• Складні кейси: працюємо з усіма регіонами України та вирішуємо нестандартні ситуації.
• Комплексний підхід: супроводжуємо і компанію, і самого працівника (візи, переклади, страховки).

Якщо ви плануєте запросити кількох іноземних фахівців, доцільно одразу підключити нашого міграційного юриста. Він організує системний процес: від підписання договорів до комунікації з ДМС. Це заощадить час і мінімізує ризики непередбачуваних ситуацій.

Потрібно найняти іноземного фахівця "на вчора"? Зв’яжіться з нами — ми знаємо найкоротший законний шлях.