Відповідальний за військовий облік: кого призначити та як оформити у 2026 році

Призначення відповідального за військовий облік – це перше і найголовніше питання, яке постає перед керівником. Часи, коли ці папки припадали пилом у шафі, минули. Військовий облік на підприємстві 2026 вимагає повної відповідності: сьогодні штрафи за порушення сягають десятків тисяч гривень, а ТЦК перевіряє не лише наявність журналів, а й легітимність особи, яка їх веде.

Керівники часто опиняються перед дилемою: "повісити" цей обов'язок на кадровика, доручити бухгалтеру чи вести самому? Кожне з цих рішень має приховані ризики. Невірно оформлений наказ, відсутність доплати або посадової інструкції – і саме директор стає головною мішенню для адміністративних протоколів.

У цій статті розберемо, кого юридично безпечно призначати відповідальним, як правильно оформити документи (щоб це задовольнило ТЦК) та чому економія на доплаті за ведення військового обліку може коштувати підприємству значно дорожче. Крім того, ми пояснимо, чому сьогодні бізнесу доцільно залучити зовнішні професійні послуги з військового обліку, щоб мінімізувати юридичні ризики.

Цікаво: Перевірка військового обліку ТЦК: типові порушення та як їх не допустити

Кількість відповідальних осіб: золоте правило штату

Скільки людей має вести військовий облік, щоб система працювала законно й без збоїв? Відповідь на це питання залежить не від розміру бізнесу чи галузі, а від кількості призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які перебувають на обліку на підприємстві. Саме цей показник є базовим критерієм, за яким законодавство визначає необхідну кількість відповідальних осіб.

Для компаній діє чітка градація:

1. Якщо на військовому обліку перебуває від 501 до 2000 осіб, ведення обліку може бути покладене на одну відповідальну особу.
2. Коли кількість зростає від 2001 до 4000, вже законно має бути дві особи, а за наявності від 4001 до 7000 – три відповідальні.
3. За кожні наступні до 3000 осіб кількість відповідальних збільшується ще на одну.

На практиці ці цифри мають й управлінське значення. Чим більше військовозобов’язаних у компанії, тим інтенсивнішими стають процеси: оновлення списків, подання повідомлень, взаємодія з ТЦК, реагування на перевірки та виконання приписів. Коли ці функції фактично зосереджені в руках однієї людини, всупереч реальному обсягу роботи, ризик помилок і порушень різко зростає.

Саме в таких ситуаціях під час перевірок ТЦК найчастіше фіксують проблеми – не через небажання бізнесу дотримуватися правил, а через перевантаженість відповідального працівника та відсутність системного підходу до організації обліку. 

Хто може бути відповідальним за ведення військового обліку?

Важливо розуміти, кого призначити відповідальним за військовий облік. Відповідальність за військовий облік найчастіше покладають на:

• інспектора з кадрів;
• HR-фахівця;
• бухгалтера.

Такий підхід виглядає логічним, адже саме ці фахівці працюють із персональними даними працівників. Проте ключова помилка багатьох компаній полягає в тому, що сам факт займаної посади не робить людину відповідальною автоматично.

Щоб інспектор з кадрів або бухгалтер дійсно вважалися відповідальними з точки зору перевірки, їхні повноваження мають бути належним чином оформлені через наказ про призначення відповідального за ведення військового обліку, посадові інструкції та внутрішні документи компанії. За відсутності цих документів відповідальність фактично залишається “розмитою”, а під час перевірки фокусується на керівнику підприємства.

Ще одне питання,  яке часто виникає у власників бізнесу – чи може директор вести військовий облік? Формально це дозволено, але на практиці саме директори найчастіше отримують штрафи. Причина банальна: керівник поєднує стратегічне управління з десятками операційних питань, і військовий облік у такому режимі майже завжди ведеться із запізненнями або прогалинами.

З цієї причини вибір відповідальної особи має ґрунтуватися не лише на “документальній” відповідності, а й на розумінні реального обсягу обов’язків, ризиків та наслідків для компанії й конкретних посадових осіб.

Цікаво: Штрафи за порушення військового обліку на підприємстві: кого і за що можуть притягнути

Вимоги до відповідальної особи за ведення військового обліку на підприємстві

Відповідальна за військовий облік особа — це не “номінальна” посада і не призначення для галочки. Інспектор з військового обліку повинен:

• вміти працювати з персональними даними працівників;
• орієнтуватися в кадровій документації;
• вести облік змін у складі персоналу та своєчасно оновлювати інформацію.

Окремим фактором є знання актуальних вимог законодавства у сфері військового обліку. Правила регулярно змінюються, оновлюються форми документів, уточнюються підходи до перевірок. Відповідальна особа має або постійно відстежувати ці зміни, або працювати в системі, де такі зміни враховуються автоматично (наприклад, за участі зовнішніх консультантів).

Покрокова процедура призначення відповідального за ведення військового обліку

Процедура призначення відповідальної особи за військовий облік завжди починається з управлінського рішення керівника. Саме директор підприємства визначає, хто нестиме відповідальність, і закріплює це рішення документально.

Перший крок – аналіз внутрішньої структури компанії. Важливо оцінити кількість працівників, наявність військовозобов’язаних, кадрову плинність і розуміння того, хто реально зможе виконувати ці обов’язки без шкоди для основної роботи. При цьому необхідно визначити штатну одиницю, на яку покладатиметься ведення військового обліку.

Далі видається наказ про призначення відповідального. У цьому документі має бути чітко зафіксовано не лише факт призначення, а й обсяг повноважень та відповідальності, зокрема призначення доплати, оскільки  обсяг обов'язків для працівника збільшено. 

Корисно: Для прикладу правильного оформлення таких повноважень ви можете завантажити Зразок Наказ про призначення відповідального за військовий облік. 

Постанова №1487 передбачає підвищення кваліфікації відповідальної особи та подальше повідомлення ТЦК про призначення відповідального.

Наступний етап – коригування посадових інструкцій або внутрішніх положень. Якщо функції військового обліку додаються до наявної посади, можливе суміщення професій, але це обов’язково має бути зафіксовано документально. Також слід перевірити відповідність посадової інструкції класифікатору професій (код 3439), щоб обов’язки за військовим обліком були правильно відображені.

Завершальним кроком є налагодження самого процесу ведення обліку: формування журналів, актуалізація списків, визначення порядку взаємодії з ТЦК та алгоритму дій у разі перевірки.

Доплата за ведення військового обліку: скільки платити?

Ведення військового обліку не належить до стандартних функцій більшості посад у компанії. Саме тому закон прямо передбачає фінансову компенсацію для працівника, на якого покладаються ці обов’язки, якщо військовий облік не є його основною посадовою функцією.

Якщо на підприємстві на військовому обліку перебуває менше 500 призовників, військовозобов’язаних та резервістів, обов’язки з обліку зазвичай покладаються на працівника служби персоналу. У такому випадку йому має бути встановлена доплата за ведення військового обліку на підприємстві в розмірі до 50 відсотків посадового окладу. Для державних службовців ця доплата здійснюється в межах економії фонду оплати праці.

Бізнес не може просто “додати ще одну функцію” до посадової інструкції без перегляду умов оплати. Військовий облік – це постійна робота з документами, строками, повідомленнями, перевірками та комунікацією з ТЦК. І якщо ці обов’язки виконуються без належної компенсації, це створює ризики як для працівника, так і для компанії.

Окремої уваги потребують ситуації, коли обсяг облікової роботи фактично виходить за межі тієї моделі, для якої передбачена доплата до 50% окладу. Наприклад, у компаніях з активною кадровою динамікою або регулярними перевірками ТЦК навантаження на відповідальну особу може бути співмірним із повноцінною окремою посадою. У таких випадках бізнес часто приходить до висновку, що вигідніше створити окрему штатну функцію.

Відповідальність та штрафи за відсутність відповідального за військовий облік на підприємстві

Відсутність відповідальної особи за військовий облік на підприємстві є серйозним порушенням вимог законодавства. У випадку перевірки ТЦК та СП штрафи можуть бути значними, а наслідки – від адміністративної відповідальності конкретних посадових осіб до тимчасової блокади деяких процесів на підприємстві.

До типових порушень, за які можуть накласти санкції, належить:

• відсутність оформленого наказу про призначення відповідальної особи або невстановлення доплати;
• невідповідність посадової інструкції та реальних обов’язків.

Саме тому призначення та підготовка відповідальної особи є гарантією законності та безпеки діяльності підприємства.

Також цікаво: Журнал обліку перевірок стану військового обліку: зразок та правила ведення

Аутсорсинг військового обліку: чому це вигідніше для бізнесу

Для більшості компаній військовий облік – постійний стрес, на додачу ще й законодавство змінюється швидше, ніж кадровик встигає оновити журнали. Не кожне підприємство має внутрішній ресурс або фахівця, який може грамотно прийняти на себе функції відповідальної особи за ведення військового обліку і постійно відстежувати зміни законодавства.

У такій ситуації бізнес стикається з ризиком призначення “для галочки”, коли документи існують, але процес фактично не працює. Саме тому дедалі частіше компанії обирають залучення юридичної компанії для аутсорсингу функцій, пов’язаних з організацією та супроводом роботи відповідальної особи. 

Така послуга ведення військового обліку на підприємстві дозволяє:

1. Заощадити час керівника та кадрової служби – немає потреби самостійно розбиратися в нормативних вимогах, розробляти накази, положення та посадові інструкції для відповідальної особи.
2. Зменшити ризики персональної відповідальності – юристи забезпечують, щоб покладання функцій було оформлено коректно, а обсяг повноважень і відповідальності відповідав вимогам законодавства.
3. Уникнути помилок у документах – перевіряються накази про призначення, доплати, посадові інструкції та журнали, що безпосередньо пов’язані з роботою відповідальної особи.
4. Забезпечити підтримку під час перевірок – наприклад, наш юрист може супроводжувати відповідальну особу дистанційно або очно, допомагаючи правильно реагувати на запити та зауваження ТЦК, навіть якщо підприємство знаходиться в іншому місті.

Цей формат роботи дає можливість бізнесу зосередитися на операційній діяльності, залишаючи юридично складні та ризикові аспекти покладання і супроводу функцій відповідальної особи професіоналам, які несуть відповідальність за коректність процесу і його відповідність актуальним вимогам законодавства.

Успішний кейс: Супровід планової перевірки військового обліку на підприємстві ТЦК

Ведення військового обліку на аутсорсі: чому ми? 

Наша юридична компанія спеціалізується на комплексному супроводі військового обліку на підприємстві. Ми допомагаємо бізнесу пройти всі етапи – від призначення відповідальної особи до супроводу перевірок ТЦК та СП – будуємо систему, яка витримує перевірки будь-якої складності.

Звернувшись до нас, ви отримуєте надійного партнера та готове рішення для вашої безпеки:

• Повний аудит військового обліку. Ми перевіряємо наявність та правильність всіх наказів, журналів та списків.
• Оформлення документів – накази, посадові інструкції, журнали обліку результатів перевірок.
• Навчання відповідальної особи – проводимо інструктаж з ведення обліку та правил взаємодії з ТЦК.
• Гарантія відповідності законодавству – стежимо за змінами у законодавстві й забезпечуємо, щоб ваш облік відповідав останнім вимогам.
• “Гаряча лінія” підтримки – відповідальна особа має прямий зв’язок із нашим фахівцем для вирішення нестандартних ситуацій у режимі реального часу.
• Супровід перевірок – беремо на себе комунікацію з представниками ТЦК та СП, забезпечуючи захист інтересів підприємства.

З нами ваш бізнес працює спокійно, без штрафів і ризику порушень, а відповідальна особа має чіткі інструкції та підтримку на кожному етапі.

Маєте сумніви, чи витримає ваша документація перевірку ТЦК? Не чекайте, поки порушення виявить інспектор. Замовте професійний аудит або послуги з ведення військового обліку прямо зараз — залиште електронну заявку або зателефонуйте нам за вказаним номером.

Більше про послугу та те, скільки коштує ведення військового обліку на підприємстві, тут.