Підключення до ЄДЕБО та АІКОМ: чому це важливо для приватних шкіл?

Відкриття приватної школи — це амбітна та корисна місія, для реалізації якої, крім вміння та бажання навчати, потрібні глибокі знання правової сторони питання. Освітня діяльність потребує дотримання державних вимог, зокрема й питання звітності, обліку та документообігу. Саме тому, після отримання ліцензії на освітню діяльність, одним із перших кроків має стати підключення школи до державних електронних систем – ЄДЕБО та АІКОМ. 

Однак, наряду з тим, що процес підключення не завжди проходить безперешкодно, і саме тому такий супровід забезпечують наші юристи “під ключ”, у керівників закладів часто виникають запитання: 

• Які можливості надає підключення до державних електронних систем? 
• Які заклади освіти повинні підключитися до ЄДЕБО та АІКОМ?
• Як школі підключитися до державних електронних систем? 
• Що, якщо школа не буде підключена до державних баз даних? 

У цій статті ми, керуючись досвідом та практичними кейсами наших клієнтів, відповімо на найактуальніші питання щодо підключення до ЄДЕБО та АІКОМ, а також розглянемо, які кроки необхідно зробити для успішної інтеграції з цими системами. Тож якщо ви вже відкрили чи збираєтесь відкрити приватну школу і хочете налаштувати в ній робочі процеси правильно, ця стаття для вас. 

Цікаво: Чи потрібен сайт навчального закладу для отримання ліцензії на освіту?

Перші кроки після отримання ліцензії: підключення до ЄДЕБО та АІКОМ

Отже, ви отримали освітню ліцензію для школи. Але що ще необхідно зробити, аби запровадити навчання в закладі освіти? Як ми вже зазначали вище, після отримання ліцензії на освітню діяльність підключення до ЄДЕБО та АІКОМ – це важливий етап для кожного навчального закладу. Чому? Що це за ресурси? Давайте розглянемо ці їх докладніше.

ЄДЕБО – це Єдина державна електронна база з питань освіти. До неї входять:

• Реєстр суб’єктів освітньої діяльності.
• Реєстр документів про освіту. 
• Реєстр сертифікатів зовнішнього незалежного оцінювання. 
• Реєстр студентських (учнівських) квитків.

Іншими словами – це єдина електронна база, де знаходиться вся основна інформація про заклади освіти, про освітні документи, які вони видавали, в тому числі студентські та учнівські квитки. Тож якщо заклад освіти хоче офіційно видавати документи про освіту, йому необхідно підключитися до ЄДЕБО. 

Особливо важливо підключитися до ЄДЕБО школам, адже загальноосвітні заклади повинні мати можливість навчати дітей офіційно та видавати їм освітні документи, необхідні для подальшого навчання. Бо якщо, наприклад, деякі курси можуть навчати неофіційно і видавати свідоцтва про здобуття кваліфікації, наприклад, косметолога, роздруковуючи їх самостійно у себе на принтері, то для загальноосвітніх шкіл це просто неприйнятно. Учням потрібні офіційні документи, щоб продовжити освіту та вступати до інших закладів. 

Своєю чергою АІКОМ (Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту) також грає важливу роль у сучасному управлінні школою. Це електронна система управління освітою по збору, зберіганню, управлінню та використанню даних в освітній сфері, яка генерує статистичні дані в системі освіти та забезпечує її моніторинг.

Цікаво: Отримати ліцензію на освітню діяльність для курсів післядипломної освіти: що потрібно врахувати

Автоматизація освіти: які можливості надають ЄДЕБО та АІКОМ? 

ЄДЕБО (Єдина державна електронна база з питань освіти) та АІКОМ (Автоматизована інформаційна комплексна освітня мережа) — це два потужні інструменти, що значно спрощують і стандартизують освітні процеси в Україні. ЄДЕБО, передусім, надає можливість отримувати достовірну інформацію про той чи інший заклад та видані ним документи. Для шкіл та вищих навчальних закладів ЄДЕБО спрощує процес видачі документів, гарантуючи, що вони визнаватимуться всіма інституціями, включно з університетами. Це знижує ризик неприйняття документів у випадках переходу або вступу до інших закладів освіти.

АІКОМ, зі свого боку, є комплексною системою, що надає можливість вести низку ключових шкільних документів в електронній формі, що значно спрощує їх облік і управління. Зокрема, завдяки модулям Автоматизованої інформаційної комплексної освітньої мережі школи можуть вести: 

• Електронні класні журнали; 
• Електронний журнал обліку пропущених і замінених уроків; 
• Електронний журнал групи продовженого дня; 
• Електронний розклад навчальних занять.

Це значно знижує паперове навантаження, підвищує прозорість і зручність доступу до важливої інформації, забезпечуючи оперативний контроль за навчальним процесом та відвідуванням учнів. Наразі система АІКОМ дозволяє вести 16 таких документів в електронному форматі, і планується розширення цієї можливості до 31 документа. 

Ці дві системи є цінним та важливим надбанням, адже разом ЄДЕБО та АІКОМ сприяють побудові сучасного освітнього середовища, де документація є доступною, захищеною від підробок, а навчальні заклади — прозорими і надійними.

Кому потрібно підключатися до ЄДЕБО та АІКОМ і що буде, якщо не підключитися до систем? 

Як ви вже зрозуміли, підключення до Єдиної державної електронної бази з питань освіти (ЄДЕБО) потрібне для всіх освітніх закладів, а підключення до АІКОМ (Автоматизованої інформаційної системи керування освітою) – для загальноосвітніх шкіл, як приватних, так і державних. Якщо школа не буде підключена до АІКОМ – це ще півбіди: вона просто позбавляє себе ефективного сучасного інструменту ведення шкільного документообігу. А от не підключившись до ЄДЕБО, можна підставити своїх учнів, особливо випускних класів. 

Що потрібно для підключення до ЄДЕБО? 

Для підключення до Єдиної державної електронної бази з питань освіти (ЄДЕБО) вам необхідно виконати кілька ключових етапів:

• Оформлення електронно-цифрового підпису (ЕЦП). Передусім вам знадобиться оформити електронно-цифровий підпис (ЕЦП). Він же КЕП. Важливо, щоб ЕЦП був виданий саме податковою. Інші типи підписів не підійдуть для ЄДЕБО. ЕЦП має бути оформлено на відповідальну особу. Це може бути як керівник (директор школи), так і інша спеціально призначена особа. 
• Оформлення та подання документів. Потрібно оформити відповідну заяву на підключення до ЄДЕБО, додати до неї установчі документи школи, наказ про призначення відповідальної особи, і відправити це все на електронну пошту місцевого управління освіти. 
• Отримання доступу. Після розгляду цих документів управління освіти відправляє на вашу електронку логін і пароль для входу в систему. Досить детальну інструкцію з картинками, як підключитися до ЄДЕБО, можна знайти ось тут: Алгоритм дій користувача при підключенні до ЄДЕБО.  

Що потрібно для підключення до АІКОМ? 

Для підключення до Автоматизованої інформаційної системи керування освітою навчальним закладам потрібно звернутися до місцевого управління освіти. Відповідальна особа управління освіти створить та надасть вам доступ до системи. Важливо зазначити, що все необхідне для доступу буде надіслано вам на електронну пошту. Отримавши права доступу, вам потрібно авторизуватися в системі, і можна починати роботу. 

Цікаво: Договір про надання освітніх послуг: коли укладають

ЄДЕБО, АІКОМ: як інтегрувати ваш навчальний заклад в освітні платформи

ЄДЕБО, АІКОМ – і на цьому все? Ні, не все. Після того, як ваш заклад буде підключено до АІКОМу, потрібно буде також підключитися до ДІСО. Що це таке? Якщо простими словами, це комплекс серверних, програмних та автоматизованих систем, де комп'ютерні програми пов'язані з освітніми базами даних.  Ці системи тісно взаємодіють між собою на всіх рівнях підпорядкування – від загальноосвітніх навчальних закладів (ЗНЗ) до органів управління освітою. Іншими словами, вам це потрібно для того, що ви могли подавати звіти, зокрема і звіт ЗНЗ1. 

Отже, як ви вже зрозуміли, після отримання ліцензії на освіту одним з найперших завдань, якими вам треба буде зайнятися, – це підключитися до вищезазначених платформ. Якщо у вас вже давно є ліцензія, але ви ще не підключилися до державних систем, рекомендуємо якнайшвидше це зробити. Комусь процес підключення може здатися легким, комусь складним – це по-різному, адже тут залежить від людського фактора. Якщо ви вважаєте, що все пройде без перепон, але на практиці щось не виходить, ви завжди можете звернутися до наших спеціалістів. Ми допоможемо заповнити відповідні заяви, зібрати повний пакет документів, подати їх та супроводити реєстрацію в системі. 

Ви можете покластися на наш досвід, щоб забезпечити безперешкодну інтеграцію вашого закладу в ці важливі освітні платформи. Не гайте часу – звертайтеся до нас вже зараз!