Перевірка військового обліку ТЦК: типові порушення та як їх не допустити

Якщо ваша компанія має статус критичності та заброньованих працівників, то скоріш за все ви вже чули: територіальні центри комплектування (ТЦК) значно активізували перевірки військового обліку для таких підприємств.

Для власників бізнесу, директорів, СЕО, HR-фахівців та відповідальних осіб за військовий облік це додаткове навантаження, адже порушення у веденні військового обліку може призвести до серйозних наслідків – від втрати статусу критичності та можливості захистити працівників бронюванням до фінансових санкцій та адміністративної відповідальності конкретних посадових осіб.

Базова причина проблем – відсутність системного підходу. Військовий облік не є профільною функцією бізнесу, тому на практиці ним займаються формально: документи застарілі, відповідальна особа не орієнтується у формах, звітність подається несвоєчасно, звірки не робляться, графіки не складаються і т.п.. У таких випадках ТЦК складає акт із зауваженнями, встановлює обмежені терміни на усунення порушень та накладає штраф. 

Штрафи можуть сягати десятків тисяч гривень. Але набагато гірше інше: хаотичний військовий облік ускладнює бронювання працівників, підвищує ймовірність повторних перевірок і формує репутацію підприємства як такого, що працює без контролю.

Саме тому відповідальним особам та керівникам варто вже зараз провести внутрішню перевірку стану військового обліку, щоб бути впевненими у правильності всіх документів і спокійно пройти будь-яку перевірку.

Цікаво: Як не втратити статус критично важливого підприємства

Найпоширеніші помилки підприємств

Для початку, варто пам’ятати, що ТЦК проводять щорічно перевірки на підприємствах, де працюють військовозобов’язані, які заброньовані або мають мобілізаційні розпорядження, тому належно організований військовий облік є ключовою умовою запобігання ризикам.

Перевіряючи підприємства, ТЦК найчастіше виявляють порушення, які відбулися не через навмисне недотримання вимог, а через нестачу знань, відсутність досвіду, неуважність або несистемність у веденні військового обліку. Нижче розглянемо основні проблеми, які найчастіше фіксують перевіряючі, та пов’язані з ними ризики.

Відсутність або невідповідність наказів про призначення відповідального за ведення військового обліку

Цей наказ – відправна точка всієї системи військового обліку на підприємстві. Якщо його немає або він оформлений формально, інспектор ТЦК відразу фіксує порушення. У документі має бути чітко визначено, хто саме відповідає за ведення військового обліку, як організований цей процес, де зберігаються облікові матеріали та які саме форми й журнали веде підприємство. 

Окремо перевіряється наявність наказу щодо визначення потреби у підвищенні кваліфікації відповідальної особи. На практиці цей документ часто ігнорують. Вимога здається другорядною, але Порядок № 1487 передбачає його щорічне видання, навіть якщо керівник вирішує, що потреби у додатковому навчанні цього року немає. Це повинно бути зафіксовано окремим наказом. 

Відсутність такого документа для ТЦК – ознака того, що облік не організований належним чином, а відповідальна особа фактично не керується правилами, встановленими законодавством.

Неактуальні списки військовозобов’язаних

Щороку до 25 січня підприємство має оновити два ключові документи: список персонального військового обліку (додаток 5) та відомість оперативного обліку (додаток 12) – обидва станом на 1 січня. Після актуалізації ці документи підписуються керівником і відповідальною особою, а далі підлягають реєстрації у встановленому порядку. 

На практиці багато компаній припускаються однакових помилок. Списки оновлюються формально або взагалі не коригуються протягом року, хоча прийняття чи звільнення працівників – це події, які одразу впливають на облік. Часто не подаються повідомлення про такі зміни, а інколи взагалі відсутні копії військово-облікових документів працівників.

У результаті під час перевірки виявляється, що дані у списках не відповідають фактичному стану, а окремі працівники не підтверджені документально.

Цікаво: Правила ведення військового обліку на підприємстві

Окремо перевіряється організація ознайомлення працівників із Правилами військового обліку. Це процес, який прямо передбачений Порядком № 1487. На практиці часто виявляється, що журнал ознайомлення або не ведеться взагалі, або містить мінімум записів. Підпис працівника під час прийняття на роботу є обов’язковим – він підтверджує, що людина знає свої обов’язки як призовник чи військовозобов’язаний.

Оновлені Правила повинні бути розміщені у відкритому доступі, у місці, де з ними реально можуть ознайомитися всі працівники. Інспектори звертають увагу навіть на це: якщо документ лежить “десь у папці”, це сигнал про відсутність належної організації обліку. 

Неподання або неправильне заповнення звітності до ТЦК

Це одна з найбільш важливих зон для перевірок. Найчастіше виявляють такі порушення:

• несвоєчасне або неповне подання повідомлень до ТЦК про прийняття, звільнення чи зміну облікових даних;
• відсутність повідомлення про призначення/звільнення відповідальних осіб або керівника;
• компанії не можуть підтвердити надсилання таких повідомлень (наприклад, копій із відміткою ТЦК або електронних підтверджень).

Терміни подання повідомлення:

• якщо відбулося призначення/звільнення – протягом 7 днів із моменту видання наказу;
• якщо працівника прийняли, звільнили, чи відбулася зміна персональних даних працівника – до 5 числа наступного за змінами місяця.

Формальне призначення відповідальної особи або її недостатня підготовка

Проблема, яку ми бачили у більшості компаній, – це формальне призначення відповідальної особи. Наказ існує, але людина фактично не знає, що саме входить у її функціонал, не орієнтується у формах, не розуміє механіки звітування та навіть не може показати необхідні журнали. Для інспекторів ТЦК це сигнал, що військовий облік на підприємстві ведеться номінально, а не в реальному процесі.

Щоб уникнути таких ситуацій, керівнику варто забезпечити не лише формальне призначення, а й реальну готовність відповідальної особи до виконання функцій. Після видання наказу про призначення чи перепризначення потрібно вчасно (протягом семи днів) повідомити про це ТЦК. 

Крім цього, варто передбачити доплату за додатковий обсяг роботи – інспектори звертають увагу на цей момент, оскільки він прямо передбачений Порядком ведення військового обліку. 

Під час перевірки ТЦК вивчає не лише накази та списки, а й саму систему організації військового обліку. Важливо мати журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку, графік регулярного звіряння даних працівників із записами ТЦК, а також підтвердження, що всі повідомлення та звіти до центру були своєчасно направлені.

Крім того, необхідно забезпечити наявність актуальних копій військово-облікових документів усіх працівників, які підлягають обліку, щоб перевірка пройшла без зауважень.

Успішний кейс: Супровід планової перевірки військового обліку на підприємстві

Як підготуватися і пройти перевірку без зауважень

Керівникам варто заздалегідь провести аудит військового обліку. Основне завдання – забезпечити повну відповідність документації та процесів вимогам законодавства. Необхідно призначити відповідальну особу за ведення обліку, забезпечити наявність усіх наказів та форм документів, регулярну комунікацію з ТЦК і навчання відповідальних осіб щодо актуальних вимог.

Тільки системна робота гарантує, що під час перевірки інспектори побачать функціонуючу систему, а не формально заповнені папки.

Юридичний супровід – гарантія спокою під час перевірки ТЦК

У роботі з військовим обліком бізнесу потрібна не просто консультація – потрібна впевненість у тому, що система працює щодня. Саме це і є наш підхід: ми створюємо для компаній зрозумілу, передбачувану модель юридичного захисту, де кожен документ, процес і рішення вибудувані так, щоб керівник міг спокійно думати про бізнес, а не про ризики.

Наш супровід включає:

• повний аудит військового та кадрового обліку з виявленням ризиків ще до перевірки;
• розробку внутрішніх наказів, інструкцій та форм, які відповідають актуальним вимогам;
• підготовку до планових і позапланових перевірок із можливістю дистанційного або особистого представництва юриста;
• навчання відповідальних осіб, щоб у момент перевірки не виникало “білих плям».

“Правова Допомога” – це місце, куди бізнес звертається, щоб отримати точну відповідь і готове рішення. Ми працюємо в форматі, який дозволяє керівнику перекласти відповідальність за правильний військовий облік на фахівців, зберегти час та уникнути помилок, що коштують значно дорожче, ніж своєчасний супровід.

Замовте аудит та супровід під час перевірки вашого підприємства. Ми створимо для вас працюючу систему військового обліку – без хаосу, без стресу, без штрафів.