Журнал обліку перевірок стану військового обліку: зразок та правила ведення

Після оновлення законодавства у сфері мобілізації та посилення контролю за веденням військового обліку, кількість перевірок підприємств з боку територіальних центрів комплектування (ТЦК) суттєво зросла. Навіть невеликі компанії, що мають кілька працівників, зобов’язані вести військовий облік та утримувати всі документи в належному стані.

Одним із обов’язкових документів під час перевірки є журнал обліку результатів перевірок стану військового обліку. Він фіксує кожен візит ТЦК, його результати, виявлені недоліки та дії підприємства щодо їх усунення.

Багато відповідальних осіб, зокрема HR-ів, кадровиків та юристів, стикаються з тим, що вимоги, яким має відповідати журнал обліку перевірок стану військового обліку, на практиці важко зрозуміти: як саме він має виглядати і що обов’язково слід у ньому зазначати. Таким чином підприємства отримують зауваження за його некоректне ведення. Як результат – вимоги щодо усунення недоліків або навіть штрафи.

Саме тому до нас звертаються компанії, які прагнуть:

• бути повністю готовими, коли буде проходити перевірка військового обліку на підприємстві 2026;
• уникнути штрафних санкцій та зауважень ТЦК та СП;
• привести військовий облік у відповідність до чинних вимог;
• отримати журнал обліку результатів перевірок стану військового обліку – зразок заповнення та професійні роз’яснення;
• мати юридичний супровід під час візиту ТЦК та СП.

У цьому матеріалі ми детально пояснюємо, що таке журнал обліку результатів перевірок стану військового обліку, як саме його потрібно вести та які вимоги варто врахувати, щоб перевірка військового обліку відбулась без зауважень.

Цікаво: Правила ведення військового обліку на підприємстві

Що таке журнал перевірок стану військового обліку

Журнал перевірки військового обліку – це офіційний документ підприємства, який ведеться на постійній основі та зберігається у відповідальної за військовий облік особи. Це не формальна форма, а документ, який першим перевіряє ТЦК, адже він демонструє:

• чи було підприємство перевірене раніше;
• чи фіксує воно всі результати перевірок належним чином;
• чи виконало рекомендації та приписані заходи після попереднього візиту;
• чи веде військовий облік системно, а не “на папері перед перевіркою”.

По суті, журнал є “історією взаємодії” підприємства з ТЦК. Він потрібен для того, щоб:

• забезпечити прозорість та контроль за виконанням вимог законодавства;
• мати підтвердження, що попередні недоліки були усунуті у встановлений строк;
• офіційно зафіксувати зміст кожної перевірки – що перевіряли, хто був присутній, які документи переглядали;
• уникнути спорів із ТЦК щодо того, що саме було зазначено під час попереднього візиту.

Якщо журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку відсутній або неналежно ведеться, це може розцінюватися як порушення правил організації військового обліку, що відповідно тягне ризики штрафів і повторних перевірок.

Успішний кейс: Супровід планової перевірки військового обліку на підприємстві ТЦК

Як правильно вести журнал обліку результатів перевірки військового обліку

При веденні журналу обліку результатів перевірок стану військового обліку важливо дотримуватися чітких структури й реквізитів, щоб документ був валідним під час візиту ТЦК і відповідав вимогам Порядку КМУ № 1487.

Основні вимоги до журналу

Орієнтуючись на приклад із практики, а також на законодавчі вимоги і рекомендації, у журнал перевірок військового обліку варто включити такі колонки:

Корисно! Керівники та відповідальні особи можуть журнал обліку результатів перевірок стану військового обліку скачати як зразок прямо з нашого сайту.

Що перевіряє ТЦК під час візиту: чек-лист для підприємства

Щоб підготуватися до перевірки ТЦК та вести журнал належним чином, корисно мати внутрішній чек-лист, який допоможе структурувати документи й дії. Нижче – за якими питаннями ТЦК та СП мають право здійснювати перевірку підприємства щодо належного ведення персонального військового обліку на підприємстві:

• Чи є наказ про ведення військового обліку?
• Чи призначена відповідальна особа за облік?
• Чи призначена доплата за виконання додаткових обов'язків особою?

• Чи оновлені списки персонального військового обліку (додаток 5)?
• Чи підписані списки керівництвом та відповідальним працівником?
• Чи відповідають дані списків фактичним військово-обліковим документам працівників

• Чи ведеться журнал обліку перевірок?
• Чи є підтвердження подання повідомлень до ТЦК про прийняття, звільнення або зміну облікових даних (додатки 1, 4 до Порядку № 1487)?
• Чи є графік звіряння облікових даних і чи виконуються періодичні звіряння.
  

• Чи усунені зауваження з попередніх актів перевірки?
• Чи зафіксовані ці заходи в журналі (графа “усунення недоліків”)?
• Чи надіслано до ТЦК підтвердження здійснення заходів (накази, документи)?

Важливо! Якщо ваша компанія має заброньованих працівників, то військомат буде вас перевіряти щороку і має право навіть на позапланову перевірку. 

Також цікаво: Як не втратити статус критично важливого підприємства

Комплексний юридичний супровід військового обліку

Наша юридична компанія супроводжує військовий облік “під ключ”, беручи на себе всі складні етапи та гарантуючи спокій бізнесу під час перевірок. Ми допомагаємо:

• провести повний аудит військового обліку з виявленням прогалин;
• розробити або оновити всі пакети документів, включно з журналами та наказами;
• провести інструктаж та навчання відповідальної особи;
• комунікувати з ТЦК до, під час та після перевірки;
• супровід під час перевірки – очно або дистанційно, включно з контролем того, який документ підтверджує право провести перевірку військового обліку;
• усунути виявлені недоліки після перевірки та підготувати всі підтверджувальні документи для ТЦК;
• підготувати підприємство до планових і позапланових візитів.

Ми гарантуємо, що весь процес ведення військового обліку буде прозорим, системним та відповідатиме вимогам законодавства, а перевірка військового обліку пройде передбачувано.

Зв’яжіться з нами сьогодні, щоб отримати професійну консультацію та комплексний супровід вашого підприємства до та під час перевірок військового обліку.