Зміна назви іноземного представництва американської компанії

Нещодавно до нас звернувся Клієнт – представництво іноземної компанії, а саме американської. У зв'язку з тим, що дана компанія ще кілька років тому була здебільшого орієнтована на російський ринок, то мала у своїй назві слово “рашн”. Звісно, з 2022 року цій компанії довелося серйозно перелаштувати свою роботу і знайти інші ринки, а також змінити назву. Що сама американська компанія і зробила. Залишилась справа за малим (ну майже малим) – позмінювати назви своїх відокремлених підрозділів у кількох країнах, в тому числі й в Україні. 

Розуміючи складність процесу, ми допомогли Клієнтові в цій справі, надаючи повний спектр юридичних послуг для вирішення задачі. Наша компанія має багаторічний досвід у супроводі міжнародних бізнес-процесів та успішну практику у сфері корпоративного права понад 14 років. Ми знайомі з усіма нюансами реєстрації та зміни найменувань компаній та їх підрозділів, саме тому швидко впоралися з поставленим завданням. У нашій статті ми поділимося з вами цим цікавим кейсом, розкриваючи всі етапи процедури зміни назви підрозділів компанії. Ми розкажемо, як саме ми працюємо та як можемо допомогти вам легко подолати юридичні виклики.

Цікаво: Як подати декларацію на прибуток представництва в Україні?

Ребрендинг компанії: зміна назви підрозділів іноземного представництва

До нас звернулися представники самого відокремленого підрозділу – представництва даної компанії в Києві. Ми поставилися з розумінням до цієї справи й надали допомогу в зміні назви представництва. Але слід зазначити, що для цього треба міняти всі реєстраційні документи, в т.ч. проводити зміни в кількох державних органах, а саме: Міністерстві економіки України, Державній податковій службі і Управлінні державної статистики. А також, звісно, потім потрібно буде повідомити про зміни той банк, у якому відкрито рахунок. Тож наша робота зміни назви підрозділів підприємства складалася з наступних етапів. Про них докладно далі.

Підготовка документів для внесення змін

Наші спеціалісти підготували заяву для внесення змін, а також проект довіреності на керівника представництва та на наших людей. Надали пояснення щодо отримання оновленого документа про реєстрацію іноземної компанії, щоб там була вже актуальна назва; пояснили як правильно завірити всі ці документи. Оскільки іноземна компанія знаходиться в США, то документи потрібно було апостилювати. 

Переклад отриманих документів при зміні назви підрозділів

Після того, як апостильовані документи з США прийшли в Україну, їх потрібно перекласти на українську мову. Переклад має бути пришитим до оригіналів та нотаріально завіреним. Це все робиться, звісно, у бюро перекладів. Але працівникам бюро потрібно чітко пояснити, що саме ми хочемо отримати в кінці: не просто переклади, не переклади, завірені перекладачем чи печаткою бюро, а саме нотаріально завірені переклади, пришиті до оригіналів кожного з документів. Потім із цих документів потрібно зробити нотаріально завірені копії у такій кількості, яка нам знадобиться для подальшої роботи. 

Річ у тому, що деякі з цих документів подаються в мінекономіки в оригіналах, тож собі потрібно залишити нотаріальні копії, які можуть знадобитися в інших установах. Наприклад, заяву в мінекономіки можна віддавати, не зробивши копій, оскільки то лише для Мінекономіки. А от довіреність на керівника представництва – це один з ключових документів, на підставі якого керівник діє впродовж всього часу, на який він призначений керівником. Оскільки оригінал довіреності на нього залишається в Міністерстві економіки, то варто зробити як мінімум чотири нотаріально завірені копії. 

Одна з них точно знадобиться в ДПІ й може там залишитись. Ще одна копія може знадобитись в Управлінні державної статистики, проте ті не мають її собі забрати. Бували прецеденти, що одну з нотаріально завірених копій довіреності на керівника хотів собі банк, хоча по-хорошому банки не повинні вимагати нотаріально завірених копій документів. Одним словом, краще хай буде, ніж потім думати про те, де її взяти. Також можна заздалегідь зробити два оригінали довіреності на керівника та апостилювати. 

Подача в Мінекономіки документів під час ребрендингу підрозділів іноземної компанії

Коли підготовлені документи для зміни назви представництва особи були перекладені, настав час подавати їх в Міністерство економіки. Взагалі, це можна робити через ЦНАП. Але в разі чого, тобто у разі зауважень, немає гарантії, що ці документи не полежать в Мінекономіки місяць, а потім доведеться їх переробляти. Тож ми заздалегідь погодили їх проєкт, а подавати стали не через ЦНАП, а безпосередньо відповідному відділу міністерства, адже та людина на місці може сказати, чи все добре з документами. Загалом, Мінекономіки розглядає ці документи тридцять робочих днів. Тобто календарних майже півтора місяця. Кінцевим результатом є отримання нового свідоцтва про реєстрацію представництва. 

Реєстрація змін назви підрозділів в ДПІ і отримання нових довідок 34-ОПП

Після того, як отримано нове свідоцтво про реєстрацію з мінекономіки, можна подаватися на реєстрацію змін в місцеву ДПІ. До того ж, оскільки з відносно недавніх пір в ДПІ стає на облік і представництво, і іноземна компанія, то потрібно подавати два пакети документів і отримувати довідки 34-ОПП на те й на те. Як вже зазначалось вище, в ДПІ знадобиться нотаріально завірена копія довіреності на керівника, а також звичайні копії документа про реєстрацію іноземної компанії. 

Заяви на внесення змін за формою 1-ОПН може підписати як керівник представництва, так і особа по довіреності (якщо це передбачено в довіреності), що ми й зробили. На щастя, навіть для внесення змін по іноземній компанії дану форму не потрібно підписувати за кордоном і апостилювати. ДПІ розглядає ці документи близько тижня, результатом чого є нові довідки про взяття на облік форми 34-ОПП. 

Цікаво: Що потрібно знати про електронні договори за українським законодавством?

Отримання довідки від управління державної статистики при зміні назви представництва

Це завершальний, але важливий етап, результатом якого є отримання відповідної довідки. Її більшість знають під назвою “довідка зі статистики”. Представництва іноземних компаній не є юридичними особами, і в ЄДР їх побачити неможливо. Тобто державні реєстратори в ЦНАПах і нотаріуси їх не бачать в реєстрі. Бачить лише держстат. Тому довідка зі статистики є одним із ключових реєстраційних документів при зміні назви представництва. 

Для її отримання заповнюється зовсім нехитра заява і долучаються копії вищезазначених документів (крім заяв, які подавалися в мінекономіки й ДПІ). Управління статистики не просить нічого нотаріально завіреного, достатньо сканів. А коли довідка буде готовою, можна замовити її відправлення Укрпоштою або прийти й забрати особисто (якщо довірена особа, то взяти з собою довіреність). Саме так ми і зробили. На цьому процес внесення змін при зміні назви підрозділів іноземної особи в органах реєстрації завершено.  

Якщо вам потрібна допомога з реєстрацією змін про представництво іноземної компанії або зі зміною керівника представництва, звертайтеся до наших співробітників. Ми оформимо все “під ключ”, зробивши проекти документів, пояснивши як їх завірити, та подамо все у відповідні держоргани та установи. За домовленістю з Клієнтом ми можемо взяти на себе також спілкування з банком для внесення змін інформації, яка подавалась при відкритті рахунку.

Не гайте часу та енергії на складні процедури. Довірте цей процес професіоналам. Зв’яжіться з нами вже сьогодні, і ми забезпечимо швидке та безпроблемне вирішення всіх ваших юридичних питань.