Супровід планової перевірки військового обліку на підприємстві ТЦК

Кількість перевірок підприємств територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки різко зросла. Особливу увагу приділяють компаніям, які отримали статус критично важливих та мають заброньованих працівників. Перевіряють правильність ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів. Для роботодавців це серйозний виклик: законодавство у цій сфері неодноразово змінювалося, вимоги до документів і строків подання повідомлень – жорсткіші.

Так, до нас звернувся Клієнт – середнє виробниче підприємство, у якому працює понад 60 осіб, з яких майже 20 – заброньовані. Компанія отримала повідомлення від ТЦК про проведення планової перевірки стану військового обліку. Облік на підприємстві формально вівся: відповідальна особа наче і була, але робота в цьому напрямку не налагоджена. Аудит документів в компанії проводився понад рік тому, ще до набрання чинності змін, затверджених Постановою КМУ №1487 від 30.12.2022.

Керівництво прагнуло переконатися, що вся документація відповідає вимогам, усунути ризики та забезпечити професійний супровід у день перевірки. Тож у цьому кейсі розповімо, як провели аудит військового обліку, підготували підприємство до перевірки та організували дистанційний юридичний супровід, завдяки чому перевірка пройшла “без сюрпризів”.

Цікаво: Правила ведення військового обліку на підприємстві

Ризики для підприємства при плановій перевірці військового обліку

Отже, після отримання повідомлення про перевірку керівництво підприємства вирішило залучити нас, щоб:

• упевнитися, що вся документація відповідає чинним вимогам;
• усунути ризики штрафів та приписів;
• отримати професійний супровід у день перевірки, щоб комунікація з представниками ТЦК відбувалася коректно та без конфліктів.

Основна проблема Клієнта полягала у відсутності впевненості, що всі документи оформлені правильно. Зокрема, були питання щодо:

• актуальності списків персонального військового обліку;
• коректності складання наказу про призначення відповідальної особи та її посадової інструкції;
• ведення журналів обліку, фіксації ознайомлення працівників із Правилами військового обліку;
• подання до ТЦК інформації щодо призначення, звільнення та актуалізації облікових даних персоналу.

Керівництво усвідомлювало, що навіть незначні недоліки у документах можуть бути розцінені перевіряючими як порушення, а штрафи за невиконання вимог військового обліку можуть сягати десятків тисяч гривень.

Підготовка до перевірки: аудит військового обліку

Після отримання запиту від Клієнта, наші юристи розпочали роботу з повного аудиту військового обліку на підприємстві. Ми провели ґрунтовну перевірку кадрової документації та структури підприємства: перевірили наявність наказів, списків, журналів, посадових інструкцій і звітності до ТЦК. Було виявлено недоліки:

1. Ще у 2023 році було оформлено наказ про покладання обов’язків ведення військового обліку, однак він не включав доплати для відповідальної особи відповідно до п. 10 Порядку.
2. Посадова інструкція відповідальної особи не включала конкретних обов’язків щодо ведення обліку, підготовки звітів і звіряння з ТЦК.
3. До 1 січня 2025 року списки персонального обліку та відомість оперативного обліку залишалися без підписів, що є порушенням обов’язкових вимог.
4. Не вівся журнал ознайомлення працівників із Правилами військового обліку, а на інформаційному стенді демонструвалися старі правила.
5. Відповідного графіка звіряння облікових даних із військово-обліковими документами працівників на підприємстві не було.
6. До ТЦК не було надіслано повідомлень про призначення відповідальної особи та зміни в облікових даних деяких працівників не були подані у встановлені строки.

Підготовка документів до перевірки ТЦК: як ми усунули недоліки:

Одразу після виявлення недоліків розпочалася робота з їх комплексного усунення. На цьому етапі ми підготували та оновили повний пакет документів, необхідний для проходження перевірки:

• розробили новий наказ про призначення відповідальної особи з визначенням доплати, строків виконання обов’язків та наведено посилання на чинне законодавство;
• оновили посадову інструкцію з чітким описом функцій ведення військового обліку;
• актуалізували списки персонального військового обліку та відомість оперативного обліку;
• підготували й подали повідомлення то ТЦК за формами додатків 1 і 4 про призначення відповідальної особи та кадрові;
• створили журнал ознайомлення працівників із Правилами військового обліку, а також розмістили оновлені правила на інформаційному стенді;
• було розроблено графік звіряння облікових даних та журнал результатів перевірки стану військового обліку.

Окрім того, юрист організував персональний інструктаж для відповідальної особи, детально роз’яснивши послідовність дій під час перевірки, типові питання від контролюючих органів та правила взаємодії з ТЦК. Завдяки комплексній підготовці підприємство повністю відповідало вимогам законодавства вже за декілька днів до перевірки.

Цікаво: Прийом на роботу військовозобов'язаних: військовий облік при прийнятті на роботу

Дистанційний юридичний супровід перевірки військового обліку

Оскільки перевірка проводилася у місті, де наш офіс фізично не розташований, ми організували дистанційний юридичний супровід перевірки ведення військового обліку на підприємстві у режимі реального часу. Так наш юрист зміг бути “онлайн-присутнім” і повністю контролювати процес, не перебуваючи фізично на підприємстві.

Ми заздалегідь узгодили з Клієнтом покроковий сценарій дій на день перевірки та підготували відповідальну особу до спілкування з представниками ТЦК. У день перевірки юрист компанії перебував на постійному зв’язку з Клієнтом, надаючи оперативні консультації та допомагаючи реагувати на запити перевіряючих.

Наш юрист координував відповіді представників підприємства на запитання перевіряючих, допомагав грамотно посилатися на положення Порядку №1487, щоб уникнути суперечок чи двозначних тлумачень. Такий формат дистанційного супроводу показав себе ефективним:

• підприємство діяло впевнено, злагоджено і в межах правового поля;
• комунікація з ТЦК була професійною та конструктивною;
• перевірка відбулася без жодних конфліктних ситуацій чи затримок.

Результат перевірки військового обліку

За підсумками перевірки ТЦК не виявило жодного порушення у веденні військового обліку. Всі документи відповідали вимогам, а оновлені списки та накази оформлено за актуальними формами.

Контролери відзначили, що облік ведеться системно, документи впорядковані, а відповідальна особа добре орієнтується у процедурі. Особливо позитивну оцінку отримала чіткість і повнота звітності, включно з доказами подання повідомлень до ТЦК та своєчасним підписанням списків обліку. Завдяки нашому супроводу Клієнт:

• уникнув штрафів та приписів;
• підтвердив належний рівень військового обліку перед контролюючими органами;
• отримав покрокові рекомендації на майбутнє, як підтримувати систему обліку в актуальному стані без ризику для компанії.

Перевірка завершилася позитивним актом без зауважень, що дозволило підприємству продовжити роботу у звичному режимі без жодних адміністративних наслідків.

Також може бути цікаво: Яким підприємствам можна забронювати працівників?

Комплексний юридичний супровід військового обліку

Перевірки ТЦК сьогодні стали регулярним елементом контролю за роботодавцями, і відсутність одного з документів чи несвоєчасне повідомлення може обернутися штрафами, які перевищують витрати на професійний супровід у декілька разів.

Наша юридична компанія має практичний досвід супроводу перевірок різної складності, включно з тими, що проводяться у віддалених регіонах. Ми допомагаємо клієнтам не лише пройти перевірку без зауважень, а й комплексно впорядкувати внутрішні процеси, пов’язані з військовим обліком та кадровим документообігом.

Ми пропонуємо:

• повний аудит військового обліку та виявлення ризиків ще до перевірки;
• підготовку та оформлення всіх необхідних документів;
• юридичний супровід перевірки, з надійною допомогою у комунікації з ТЦК та юридичними роз’ясненнями під час процесу;
• навчання відповідальних осіб алгоритму дій під час перевірки та вмінню впевнено діяти у правовому полі.

Завдяки комплексному підходу наші клієнти отримують не тільки якісний юридичний супровід, а й спокій та впевненість у правильності ведення бізнесу.

Зв’яжіться з нами – і ми підготуємо вашу компанію до перевірки максимально швидко та без стресу.