Что нужно знать об электронных договорах по украинскому законодательству?

Технологии постоянно двигаются вперед, и мы скоро начнем забывать, как подписывать документы на бумаге. Уже сейчас многое можно заключать в электронной форме, человек даже не задумывается, сколько всего подписывает, просто поставив галочку на сайте, или введя комбинацию цифр из СМС. Мы через секунду прощаемся со своей конфиденциальностью, нажав без прочтения кнопку «Согласен» в надоедливом окошке на сайте. Однако в коммерческой сфере по миру все еще циркулирует множество бумажных документов. 

Начнем сразу с кейса: иностранная компания намеревалась приобрести офис в Украине путем покупки корпоративных прав в обществе с ограниченной ответственностью, которое им владело. Договор купли-продажи части был подписан в Германии, посетил на пару дней Кипр (там находился второй подписант) и направился с курьером в Украину. Когда бумажка посетила Киев, она была торжественно подписана последним подписантом, а юристы получили отмашку идти регистрировать корпоративные изменения.

В этой истории подписание длилось более недели, хотя могло состояться через несколько минут в электронной форме. Или не могло? Электронные документы с какими подписями имеют одинаковую юридическую силу с бумажными аналогами? Какие сделки в Украине все еще должны существовать только на бумаге?

Интересно: Бизнес-планирование для иностранного бизнеса в Украине

Юридически значимые электронные подписи в Украине

Украинским законодательством разрешены разные варианты замены бумажным документам, вот основные:

1. Электронная подпись одноразовым идентификатором: когда вы вводите в приложении или на сайте комбинацию цифр, полученную на е-мейл или в SMS. Такой вариант подходит для B2C сферы, предусмотрен Законом Украины "Об электронной коммерции" (также используется в банковском деле);

2. Дия. Подпись и BankID: электронные подписи, доступные для физических лиц;

3. Факсимильное воспроизведение или другой аналог собственноручной подписи, но если между сторонами есть письменное согласие использовать такую подпись (часть 3 статьи 207 Гражданского кодекса Украины);

4. Подписание с использованием электронных доверительных услуг (часть 2 статьи 17 Закона Украины «Об электронных доверительных услугах»), об этом далее подробнее;

5. Другие способы, если они предусмотрены: (а) договором между сторонами (ст. 6 Закона Украины "Об электронных документах и электронном документообороте"), (б) отдельно законодательством, (в) правилами информационных систем (часть 6 статьи 11 Закона Украины "Об электронной коммерции»).

Подписание одноразовым идентификатором практически не применяется в отношениях B2B, Действие. Дия.Подпись и BankID не подойдут для юридических лиц. Есть и другие варианты, например, ввод вами PIN-кода тоже является электронной подписью. Но если мы говорим о коммерческих договорах, остается не так много опций.

Интересно: Юридический аудит: когда нужно?

Подписание договоров в электронной форме, которое является аналогом собственноручной подписи в Украине

В договорах можно встретить положение, что документы сторон с факсимильным воспроизведением подписи (или другим аналогом) имеют юридическую силу для сторон. Но сразу подписать аналогом нельзя, сначала в договоре необходимо зафиксировать образец подписи или описать порядок использования альтернативы. То есть, стороны должны дальше договариваться в такой форме. Аналогично касается обмена е-мейлами: для наших клиентов мы добавляем в договоры специальные положения, чтобы в случае спора суды лучше воспринимали электронную коммуникацию.

Есть случаи, когда стороны обмениваются отсканированными копиями договоров, в тексте которых указано, что они имеют юридическую силу бумажных оригиналов. Такой вариант может стать проблемой, если ваш контрагент не будет выполнять обязательства и будет в дальнейшем отрицать факт надлежащего заключения договора. Отсканированная копия – это даже не электронный документ, это электронная копия бумажного документа, то есть производное от оригинала.

Комментарий от команды: Для наших клиентов мы всегда оцениваем баланс между коммерческой целесообразностью и юридическим формализмом. К примеру, если по договору ваша компания получает предварительную оплату, то последствия дефолта контрагента для вас минимальны. Нецелесообразно в таком случае ждать поступления бумажного документа и тратить драгоценное время простоя бизнеса. В общем, вопрос оформления документооборота следует рассматривать в контексте целесообразности транзакционных издержек.

Какой электронный договор будет иметь юридическую силу бумажного?

Судебная практика в Украине изменчива, но в одном варианте цифрового подписания документов у судов есть консенсус. Закон Украины «Об электронных доверительных услугах» в статье 17 определяет, что если документ на бумаге должен содержать собственноручную подпись, то его электронный аналог должен быть оформлен с использованием квалифицированной электронной доверительной услуги. Речь идет о договорах, подписанных квалифицированной электронной подписью (КЭП), более знакомых по названию его предшественника «ЭЦП».

Это комбинация частного, публичного ключа и сертификата, а проще просто электронный файл на вашем компьютере, флешке или специальном зашифрованном носителе (токене), с помощью которого вы подписываете электронный договор.

Процесс подписания похож на архивирование файлов, но с паролем и фиксацией времени. Изменить подписанный файл невозможно, он содержит текст договора, реквизиты подписчиков и время формирования. В случае необходимости суд или стороны без специальных навыков могут расшифровать файл. Больше никаких почерковедческих экспертиз.

В Украине много EDI сервисов для бизнеса, которые используют КЭП, но документ можно «подписать» и бесплатно, с помощью украинских государственных Интернет-порталов. Мы на постоянной основе консультируем предприятия по правильному электронному оформлению договоров.

Интересно: Структурирование бизнеса в Украине как путь его спасения

Как украинские суды относятся к цифровому прогрессу?

Судебная система по-разному оценивает юридическую значимость электронной коммуникации. Можно найти решение Верховного суда, признающего е-мейлы обычаями делового оборота и нормальной юридически значимой практикой. Есть случаи, когда даже скриншоты из мессенджеров признаются доказательствами. Потому доказать в украинском суде факт определенной коммуникации теоретически возможно. Больший вес электронной коммуникации придают правильные формулировки в договорах.

С другой стороны, остается риск признания судами неприемлемым всего, что не подписано с применением КЭП. Случаи недоверия к электронным документам встречаются реже, но имейте в виду риски, если у вас, например:

• отсканированная копия договора без оригинала;

• договоренности, зафиксированные только в тексте электронной почты;

• коммуникация проходит не на указанные в договоре е-мейлы;

• документы подписаны электронными подписями, не имеющими соответствующего статуса по украинскому законодательству;

• обмен юридически важной информацией происходит в переписке в мессенджерах.

К нюансам доказательности в таких историях могут прилагаться налоговые и таможенные вопросы, анализ перспектив адекватного восприятия государственными органами вашего договора в нетипичной для них форме.

Если Клиенты обращаются к нам с подобными вопросами, мы анализируем кейс и даем практические рекомендации по устранению ситуации.

Во второй части читайте о нюансах получения КЭП иностранцами, нотариальных договорах и перспективах признания Украиной иностранных электронных подписей.

Если вы хотите организовать свою бизнес-деятельность в Украине и планируете сделать это максимально комфортно для вас - обращайтесь к нам. Мы поможем решить даже такие организационные моменты просто и безопасно.

Стоимость консультации для бизнеса здесь.

Все о ведении иностранного бизнеса в Украине здесь.

Все о возможности инвестирования в Украину здесь.