Специалиста по организации охранных мероприятий временно нет: нужно ли приостанавливать лицензию?

Временное отсутствие специалиста по организации мероприятий охраны — довольно распространенная ситуация для компаний, имеющих лицензию на охранную деятельность. Увольнение работника, длительный больничный, мобилизация или затянувшийся поиск нового кандидата часто воспринимаются бизнесом как обычные кадровые вопросы. Однако в сфере лицензированной охранной деятельности такое отсутствие имеет юридическое значение и может создавать риски для компании.

Лицензионные условия определяют эту должность как фундаментальное требование для законного существования охранной фирмы. Отсутствие такого специалиста — основание для аннулирования лицензии. Поэтому разберемся, как действовать, чтобы не потерять право на работу, и почему “переждать неделю-другую” без официального оформления замены — худшая стратегия.

Какую роль выполняет специалист по организации мероприятий охраны?

Специалист по организации мероприятий охраны отвечает за обеспечение надлежащей организации охранной деятельности субъекта хозяйствования. К его функциям обычно относятся: контроль за работой охранников, разработка и внедрение мер безопасности, координация охранных процессов, взаимодействие с правоохранительными органами, а также контроль за соблюдением лицензионных условий в сфере охранной деятельности.

Этот специалист выступает ключевой фигурой, обеспечивающей деятельность охранной фирмы в правовом поле. Чтобы занимать данную позицию, специалист должен иметь соответствующий опыт или образование, соответствующее хотя бы одному из этих пунктов:

• наличие высшего образования и как минимум трехлетнего опыта прохождения службы на офицерских должностях в оперативных или следственных подразделениях органов внутренних дел, полиции охраны, Службы безопасности Украины, бывшей милиции охраны, а также в Вооруженных Силах Украины или других военных формированиях, созданных в соответствии с законодательством. К такому опыту также относится служба на должностях среднего, старшего или высшего начальствующего состава правоохранительных органов либо работа в руководстве ведомственной военизированной охраны;
• наличие диплома о высшем образовании и не менее трех лет работы на руководящих должностях в сфере охранной деятельности, в частности на должности директора, его заместителя, руководителя филиала или другого структурного подразделения. Также требованиям соответствует лицо, имеющее как минимум трехлетний опыт работы на должностях, связанных с организацией и обеспечением охранных мероприятий;
• наличие высшего юридического образования и как минимум трехлетнего практического стажа работы по юридическому направлению у субъекта, осуществляющего охранную деятельность.

Интересно: Налогообложение охранной деятельности: переход на общую систему 2026

Специалист по организации мероприятий охраны временно отсутствует: что делать?

В случае временного отсутствия специалиста по организации мероприятий охраны компания должна выбрать один из двух правомерных и безопасных вариантов действий:

1. Временное возложение функций специалиста

Субъект охранной деятельности имеет право временно поручить выполнение функций специалиста по охране другому работнику, при условии соблюдения всех требований Лицензионных условий. В частности, такое лицо должно:

• соответствовать всем описанным выше требованиям специалиста по охране, а также соответствовать требованиям самого персонала охраны, описанным в п. 17 Лицензионных условий;
• не иметь медицинских ограничений для выполнения соответствующих обязанностей;
• состоять с компанией в надлежащим образом оформленных трудовых отношениях.

Следует учитывать, что временное исполнение обязанностей должно быть оформлено соответствующим приказом руководителя предприятия. Юридическую силу имеет не фактическое выполнение функций по устному согласию, а именно надлежащим образом оформленное распоряжение.

2. Временное приостановление действия лицензии

В случаях, когда в компании нет работника, соответствующего требованиям и способного легально выполнять функции специалиста по организации мероприятий охраны, но компания и не ведет деятельность, наиболее безопасным решением является приостановление действия лицензии на охранную деятельность. Указанный алгоритм действий является полностью правомерным, поэтому исключает любые риски привлечения к ответственности или начисления финансовых штрафов. Более того, он:

• подтверждает добросовестную позицию лицензиата;
• минимизирует риск привлечения к ответственности;
• дает возможность урегулировать кадровый вопрос без давления и спешки.

Попытка “переждать” без специалиста обычно обходится бизнесу значительно дороже, чем своевременное и осознанное приостановление лицензии по инициативе компании.

Может ли охранная компания продолжать работу без этого специалиста?

Согласно пункту 14 Лицензионных условий, в случаях, когда специалист временно отсутствует, компания обязана возложить его обязанности на работника, который подходит под критерии образования и квалификации специалиста, а также соответствует требованиям персонала охраны, среди которых:

• иметь полную гражданскую дееспособность;
• быть гражданином Украины;
• достигнуть 18-летнего возраста;
• пройти необходимое управленческое обучение или профессиональную подготовку для выполнения охранных функций;
• состоять в надлежащим образом оформленных трудовых отношениях с субъектом охранной деятельности;
•  иметь подтверждающие документы о том, что лицо не состоит на учете в медицинских учреждениях из-за психических заболеваний, алкогольной или наркотической зависимости, не имеет непогашенной или неснятой судимости за умышленные уголовные правонарушения, не лишено судом права выполнять соответствующие обязанности, по состоянию здоровья пригодно к работе в охранной сфере и зарегистрировано по месту жительства в соответствии с требованиями законодательства Украины.

Проще говоря: отсутствие в штате ответственного за мероприятия безопасности фактически парализует законную деятельность фирмы.

Факторы риска: что может привести к остановке или потере лицензии на охрану

Обычно угроза для лицензии становится реальной именно в рамках плановых или внеплановых проверок со стороны регулятора. В этот момент контролеры оценивают, как на самом деле охранная компания выполняет установленные лицензионные требования. Критические нюансы всплывают на поверхность, если во время аудита выяснится, что:

• в компании отсутствует специалист по организации мероприятий охраны либо он формально оформлен, но фактически не выполняет свои обязанности;
• охранники не имеют необходимых документов, подтверждения подготовки или медицинских справок;
• работники работают без официального трудоустройства;
• документы относительно персонала оформлены ненадлежащим образом или содержат недостоверные сведения;
• субъект хозяйствования не может подтвердить соответствие работников требованиям законодательства;
• выясняется, что бизнес достаточно долго функционировал без профильного специалиста, на которого по закону возложены функции координации и контроля охранной деятельности.

Все выявленные несоответствия инспекторы вносят непосредственно в акт проверки. На основании этого документа МВД либо предоставляет шанс исправить ошибки через официальное предписание, либо запускает процесс полного лишения компании права на охранную деятельность.

Следует учитывать, что на период действия военного положения плановые и внеплановые проверки прекращаются, однако внеплановые могут проводиться в определенных случаях:

• во исполнение судебного решения;
• на основании официального заявления самого предпринимателя, который выступает инициатором проведения проверки своей деятельности;
• с целью мониторинга исправления недостатков, зафиксированных во время прошлых визитов и закрепленных в распорядительных документах или предписаниях органа надзора;
• по специальному распоряжению главы Правительства в случае выявления массовых нарушений или обстоятельств, создающих существенные риски для прав людей, нацбезопасности или экологического состояния;
• в ситуациях, когда появляются реальные угрозы для жизни и благополучия граждан, целостности окружающей среды или стабильности государства;
• для гарантирования надлежащего соблюдения Украиной взятых на себя обязательств в рамках международных соглашений;
• в связи с авариями, пожарами, несчастными случаями со смертельными последствиями или профессиональными заболеваниями, связанными с деятельностью субъекта хозяйствования;
• при наличии официально подтвержденной информации о рисках для жизни, здоровья людей, окружающей среды или государственной безопасности, связанных с лицензированной деятельностью;
• основываясь на распоряжении профильных министерств или ведомств, отвечающих за формирование государственной политики в конкретной отрасли.

Алгоритм безопасной замены специалиста по охране: чеклист для руководителя

Чтобы избежать штрафов и претензий со стороны органа лицензирования — МВД, целесообразно действовать по четкому алгоритму.

1. Проверить соответствие кандидата квалификационным требованиям, запросив у него комплект подтверждающих документов.
2. Надлежащим образом оформить трудовые отношения.
3. Подготовить и подать уведомление о внесении изменений.
4. Сохранить описание почтового вложения, которым вы уведомили МВД об изменениях.

Также интересно: Как быстро получить разрешение на оружие для охранной фирмы?

Как правильно оформить кадровые изменения в охранной компании?

Согласно п. 7 Лицензионных условий в случае возникновения изменений в сведениях, поданных в орган лицензирования, лицензиат обязан в течение одного месяца со дня, следующего за датой таких изменений, уведомить об этом орган лицензирования в письменной или электронной форме и предоставить копии документов, подтверждающих соответствующие изменения.

Напомним, что для получения лицензии на осуществление охранной деятельности лицензиат должен подать копии следующих документов:

• документов, подтверждающих соответствие квалификационным требованиям, предусмотренным пунктом 14 Лицензионных условий;
• документов о прохождении предварительных, периодических и внеочередных психиатрических осмотров, в том числе на предмет употребления психоактивных веществ (форма № 100-2/о);
• медицинского документа об отсутствии ограничений по состоянию здоровья для выполнения функциональных обязанностей;
• паспорта гражданина Украины;
• документа о регистрации в Государственном реестре физических лиц – налогоплательщиков. Если лицо отказалось от получения регистрационного номера по религиозным убеждениям, подается копия паспорта с соответствующей отметкой;
• трудового договора, выписки из трудовой книжки (при наличии), заверенной субъектом хозяйствования, либо сведений о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц;
• документов, содержащих информацию о прохождении службы в военном резерве или пребывании в оперативном резерве территориального центра комплектования и социальной поддержки, если такое требование распространяется на лицо. Это может быть распечатанная копия электронного военно-учетного документа (Э-ВОД) с отображением уникального QR-кода для проверки (через приложение ”Резерв+” или портал “Дія”), военный билет, контракт, справка ТЦК и СП либо другой военно-учетный документ с приложением копии соответствующего документа.

Поэтому, если в компании меняется специалист по охране, она должна подать все эти копии документов вместе с уведомлением об изменениях в МВД.

Практика типичных нарушений в сфере охранной деятельности

Одним из самых распространенных нарушений в сфере охранной деятельности является именно отсутствие надлежащим образом оформленного специалиста по организации мероприятий охраны. Часто компании продолжают работать после увольнения такого специалиста, не назначая нового работника и не уведомляя МВД об изменениях. Во время проверок это расценивается как несоблюдение Лицензионных условий.

Отдельно орган лицензирования обращает внимание на ситуации, когда:

• документы об образовании, стаже или прохождении медицинских осмотров отсутствуют;
• обязанности специалиста возложены на лицо, не соответствующее квалификационным требованиям;
• изменения относительно персонала не были поданы в МВД в течение 30 дней со дня их наступления.

Последствием таких нарушений могут быть предписания об их устранении, проведение дополнительных проверок, а в отдельных случаях – аннулирование лицензии на осуществление охранной деятельности.

Юридическое сопровождение для охранных компаний: почему важно реагировать вовремя

В сфере охранной деятельности кадровые изменения редко остаются “внутренним делом компании”. Увольнение или временное отсутствие специалиста по организации мероприятий охраны напрямую влияют на соответствие лицензионным условиям, а следовательно — и на безопасность всего бизнеса.

Мы сопровождаем охранные компании в вопросах лицензирования и кадровых изменений и хорошо понимаем, как именно МВД оценивает такие ситуации. Для нас важно не просто “закрыть бумажный вопрос”, а построить для компании безопасную модель работы без риска для лицензии.

Наше сопровождение поможет вам:

• проверить соответствие работников требованиям Лицензионных условий;
• правильно оформить кадровые документы и трудовые отношения;
• подготовить уведомление об изменениях в МВД;
• минимизировать риск штрафов и претензий во время проверок;
• сопроводить процедуру приостановления или возобновления действия лицензии;
• подготовить компанию к прохождению проверок и устранению возможных нарушений.

Особенно важно действовать быстро в случаях увольнения специалиста, мобилизации, длительного больничного или конфликтного прекращения трудовых отношений. Именно тогда бизнес чаще всего ошибочно пытается “временно поработать как есть”, не учитывая юридических последствий.

Обратитесь к нам уже сейчас, чтобы своевременно оценить риски, правильно оформить кадровые изменения и сохранить лицензию без лишнего стресса для бизнеса. Чем раньше решаются такие вопросы юридически правильно, тем меньше шансов, что кадровая проблема перерастет в проблему для всей деятельности компании.