Фахівця з організації заходів охорони тимчасово немає: чи треба призупиняти ліцензію?

Тимчасова відсутність фахівця з організації заходів охорони – доволі поширена ситуація для компаній, які мають ліцензію на охоронну діяльність. Звільнення працівника, тривалий лікарняний, мобілізація або затягнутий пошук нового кандидата часто сприймаються бізнесом як звичайні кадрові питання. Однак у сфері ліцензованої охоронної діяльності така відсутність має юридичне значення та може створювати ризики для компанії.

Ліцензійні умови визначають цю посаду як фундаментальну вимогу для законного існування охоронної фірми. Відсутність такого фахівця – підстава для анулювання ліцензії. Тож розберемося, як діяти, щоб не втратити право на роботу, та чому “перечекати тиждень-другий” без офіційного оформлення заміни – найгірша стратегія.

Яку роль виконує фахівець з організації заходів охорони?

Фахівець з організації заходів охорони відповідає за забезпечення належної організації охоронної діяльності суб’єкта господарювання. До його функцій зазвичай належать: контроль за роботою охоронників, розробка та впровадження заходів безпеки, координація охоронних процесів, взаємодія з правоохоронними органами, а також контроль за дотриманням ліцензійних умов у сфері охоронної діяльності. 

Цей спеціаліст виступає ключовою фігурою, що забезпечує діяльність охоронної фірми у правовому полі. Щоб обійняти дану позицію, фахівець повинен мати відповідний досвід або освіту, що відповідає хоча б одному з цих пунктів:

• наявність вищої освіти та щонайменше трирічного досвіду проходження служби на офіцерських посадах в оперативних або слідчих підрозділах органів внутрішніх справ, поліції охорони, Служби безпеки України, колишньої міліції охорони, а також у Збройних Силах України чи інших військових формуваннях, створених відповідно до законодавства. До такого досвіду також належить служба на посадах середнього, старшого або вищого начальницького складу правоохоронних органів чи робота у керівництві відомчої воєнізованої охорони;
• наявність диплома про вищу освіту та не менше трьох років роботи на керівних посадах у сфері охоронної діяльності, зокрема на посаді директора, його заступника, керівника філії або іншого структурного підрозділу. Також вимогам відповідає особа, яка має щонайменше трирічний досвід роботи на посадах, пов’язаних з організацією та забезпеченням охоронних заходів;
• наявність вищої юридичної освіти та щонайменше трирічного практичного стажу роботи за юридичним напрямом у суб’єкта, який здійснює охоронну діяльність.

Цікаво: Оподаткування охоронної діяльності: перехід на загальну систему 2026 

Спеціаліст з організації заходів охорони тимчасово відсутній: що робити?

У разі тимчасової відсутності фахівця з організації заходів охорони компанія повинна обрати один із двох правомірних і безпечних варіантів дій:

Суб’єкт охоронної діяльності має право тимчасово доручити виконання функцій фахівця з охорони іншому працівнику, за умови дотримання всіх вимог Ліцензійних умов. Зокрема, така особа повинна:

• відповідати всім описаним вище вимогам фахівця з охорони, а також відповідати вимогам самого персоналу охорони, що описані в п. 17 Ліцензійних умов;
• не мати медичних обмежень для виконання відповідних обов’язків;
• перебувати з компанією у належно оформлених трудових відносинах.

Варто враховувати, що тимчасове виконання обов’язків має бути оформлене відповідним наказом керівника підприємства. Юридичну силу має не фактичне виконання функцій за усною згодою, а саме належним чином оформлене розпорядження. 

2. Тимчасове призупинення дії ліцензії

У випадках, коли в компанії немає працівника, який відповідає вимогам та може легально виконувати функції фахівця з організації заходів охорони, але компанія і не веде діяльності, найбільш безпечним рішенням є призупинення дії ліцензії на охоронну діяльність. Зазначений алгоритм дій є повністю правомірним, тому він виключає будь-які ризики притягнення до відповідальності або нарахування фінансових штрафів. Більше того, він:

• підтверджує добросовісну позицію ліцензіата;
• мінімізує ризик притягнення до відповідальності;
• дає можливість врегулювати кадрове питання без тиску та поспіху.

Спроба “перечекати” без фахівця зазвичай обходиться бізнесу значно дорожче, ніж своєчасне та свідоме призупинення ліцензії за ініціативою компанії.

Чи може охоронна компанія продовжувати роботу без цього фахівця?

Відповідно до пункту 14 Ліцензійних умов, у випадках, коли фахівець тимчасово відсутній, компанія зобов’язана покласти його обов’язки на працівника, який підходить під критерії освіти та кваліфікації фахівця, а також відповідає вимогам персоналу охорони, серед яких:

• мати повну цивільну дієздатність;
• бути громадянином України;
• досягти 18-річного віку;
• пройти необхідне управлінське навчання або професійну підготовку для виконання охоронних функцій;
• перебувати у належним чином оформлених трудових відносинах із суб’єктом охоронної діяльності;
• мати підтверджуючі документи про те, що особа не перебуває на обліку у медичних закладах через психічні захворювання, алкогольну чи наркотичну залежність, не має непогашеної або незнятої судимості за умисні кримінальні правопорушення, не позбавлена судом права виконувати відповідні обов’язки, за станом здоров’я придатна до роботи в охоронній сфері та зареєстрована за місцем проживання відповідно до вимог законодавства України.

Простіше кажучи: відсутність у штаті відповідального за безпекові заходи фактично паралізує законну діяльність фірми.

Чинники ризику: що може призвести до зупинення або втрати ліцензії на охорону

Зазвичай загроза для ліцензії стає реальною саме в межах планових або позапланових перевірок з боку регулятора. У цей момент контролери оцінюють, як насправді охоронна компанія виконує встановлені ліцензійні вимоги. Критичні нюанси випливають на поверхню, якщо під час аудиту з'ясується, що:

• у компанії відсутній фахівець з організації заходів охорони або він формально оформлений, але фактично не виконує свої обов’язки;
• охоронники не мають необхідних документів, підтвердження підготовки чи медичних довідок;
• працівники працюють без офіційного працевлаштування;
• документи щодо персоналу оформлені неналежним чином або містять недостовірні відомості;
• суб’єкт господарювання не може підтвердити відповідність працівників вимогам законодавства;
• з’ясовується, що бізнес досить довго функціонував без профільного спеціаліста, на якого за законом покладено функції з координації та контролю охоронної діяльності.

Усі виявлені невідповідності інспектори вносять безпосередньо до акта перевірки. На підставі цього документа МВС або надає шанс виправити помилки через офіційний припис, або запускає процес повного позбавлення компанії права на охоронну діяльність.

Слід врахувати, що на період дії воєнного стану планові та позапланові перевірки припиняються, проте позапланові можуть проводитися у визначених випадках:

• на виконання судового рішення;
• на підставі офіційної заяви самого підприємця, який виступає ініціатором проведення перевірки своєї діяльності;
• з метою моніторингу виправлення недоліків, що були зафіксовані під час минулих візитів і закріплені в розпорядчих документах чи приписах органу нагляду;
• за спеціальним розпорядженням очільника Уряду в разі виявлення масових порушень або обставин, що створюють суттєві ризики для прав людей, нацбезпеки чи екологічного стану;
• у ситуаціях, коли з’являються реальні загрози для життя та добробуту громадян, цілісності довкілля або стабільності держави;
• аби гарантувати належне дотримання Україною взятих на себе зобов’язань у межах міжнародних угод;
• у зв’язку з аваріями, пожежами, нещасними випадками зі смертельними наслідками чи професійними захворюваннями, пов’язаними з діяльністю суб’єкта господарювання;
• за наявності офіційно підтвердженої інформації про ризики для життя, здоров’я людей, довкілля або державної безпеки, що пов’язані з ліцензованою діяльністю;
• спираючись на розпорядження профільних міністерств чи відомств, які відповідають за формування державної політики у конкретній галузі.

Алгоритм безпечної заміни фахівця з охорони: чеклист для керівника

Щоб уникнути штрафів і претензій з боку органу ліцензування — МВС, доцільно діяти за чітким алгоритмом.

1. Перевірити відповідність кандидата кваліфікаційним вимогам, запросивши у нього комплект підтверджуючих документів.
2. Належним чином оформити трудові відносини.
3. Підготувати та подати повідомлення про внесення змін.
4. Зберегти опис поштового вкладення, яким ви повідомили МВС про зміни.

Також цікаво: Як швидко отримати дозвіл на зброю для охоронної фірми? 

Як правильно оформити кадрові зміни в охоронній компанії?

Відповідно до п. 7 Ліцензійних умов у разі виникнення змін у відомостях, поданих до органу ліцензування, ліцензіат зобов’язаний протягом одного місяця з дня, наступного за датою таких змін, повідомити про це орган ліцензування у письмовій або електронній формі та надати копії документів, що підтверджують відповідні зміни. 

Згадаємо, що для отримання ліцензії на провадження охоронної діяльності ліцензіат має подати копії таких документів:

• документів, що підтверджують відповідність кваліфікаційним вимогам, передбаченим пунктом 14 Ліцензійних умов;
• документів про проходження попереднього, періодичного та позачергового психіатричних оглядів, у тому числі на предмет вживання психоактивних речовин (форма № 100-2/о);
• медичного документа про відсутність обмежень за станом здоров’я для виконання функціональних обов’язків;
• паспорта громадянина України;
• документа про реєстрацію в Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків. Якщо особа відмовилася від отримання реєстраційного номера з релігійних переконань, подається копія паспорта з відповідною відміткою;
• трудового договору, витягу з трудової книжки (за наявності), засвідченого суб’єктом господарювання, або відомостей про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб;
• документів, що містять інформацію про проходження служби у військовому резерві або перебування в оперативному резерві територіального центру комплектування та соціальної підтримки, якщо така вимога поширюється на особу. Це може бути роздрукована копія електронного військово-облікового документа (Е-ВОД) з відображенням унікального QR-коду для перевірки (через додаток ”Резерв+” або портал “Дія”), військовий квиток, контракт, довідка ТЦК та СП чи інший військово-обліковий документ із доданням копії відповідного документа.

Тому, якщо у компанії змінюється фахівець з охорони, вона має подати усі ці копії документів разом із повідомленням про зміни до МВС.

Практика типових порушень у сфері охоронної діяльності

Одним із найпоширеніших порушень у сфері охоронної діяльності є саме відсутність належно оформленого фахівця з організації заходів охорони. Часто компанії продовжують працювати після звільнення такого спеціаліста, не призначаючи нового працівника та не повідомляючи МВС про зміни. Під час перевірок це розцінюється як недотримання Ліцензійних умов.

Окремо орган ліцензування звертає увагу на ситуації, коли:

• документи про освіту, стаж або проходження медичних оглядів відсутні;
• обов’язки фахівця покладені на особу, яка не відповідає кваліфікаційним вимогам;
• зміни щодо персоналу не були подані до МВС протягом 30 днів з дня їх настання.

Наслідком таких порушень можуть бути приписи про їх усунення, проведення додаткових перевірок, а в окремих випадках – анулювання ліцензії на провадження охоронної діяльності.

Юридичний супровід для охоронних компаній: чому важливо реагувати вчасно

У сфері охоронної діяльності кадрові зміни рідко залишаються “внутрішньою справою компанії”. Звільнення або тимчасова відсутність фахівця з організації заходів охорони напряму впливають на відповідність ліцензійним умовам, а отже — і на безпеку всього бізнесу.

Ми супроводжуємо охоронні компанії у питаннях ліцензування та кадрових змін і добре розуміємо, як саме МВС оцінює такі ситуації. Для нас важливо не просто “закрити паперове питання”, а побудувати для компанії безпечну модель роботи без ризику для ліцензії.

Наш супровід допоможе вам:

• перевірити відповідність працівників вимогам Ліцензійних умов;
• правильно оформити кадрові документи та трудові відносини;
• підготувати повідомлення про зміни до МВС;
• мінімізувати ризик штрафів та претензій під час перевірок;
• супроводити процедуру призупинення або поновлення дії ліцензії;
• підготувати компанію до проходження перевірок та усунення можливих порушень.

Особливо важливо діяти швидко у випадках звільнення фахівця, мобілізації, тривалого лікарняного або конфліктного припинення трудових відносин. Саме тоді бізнес найчастіше помилково намагається “тимчасово попрацювати як є”, не враховуючи юридичних наслідків.

Зверніться до нас уже зараз, щоб вчасно оцінити ризики, правильно оформити кадрові зміни та зберегти ліцензію без зайвого стресу для бізнесу. Чим раніше вирішуються такі питання юридично правильно, тим менше шансів, що кадрова проблема переросте у проблему для всієї діяльності компанії.