Кадровый учет и работа с сотрудниками в иностранном представительстве

Представительство субъектов хозяйствования – не юридическое лицо, и самостоятельную хозяйственную деятельность не осуществляет. Во всех случаях оно действует от имени и по поручению иностранного субъекта хозяйствования. Однако помимо основной деятельности есть еще ряд обязательных. 

Не каждое представительство, осуществляющее свою деятельность, готово к ведению комплексного бухобслуживания, ведь это не о бизнесе, а о рутине. Особенно если работники - иностранцы или их подавляющее большинство. Здесь необходимо изучение украинского налогового законодательства и ознакомление с так называемой местной "бюрократией".

Чтобы облегчить процессы, минимизировать расходы на бухгалтерию, избежать штрафов и своевременно проконсультироваться по ряду важных вопросов, существуют компании как наша, которые готовы выполнять данную работу опытно, профессионально и с гарантиями, предоставив ряд преимуществ:

  • не нужно обустраивать еще одно или несколько рабочих мест для бухгалтера/бухгалтеров в вашем офисе, учтем, что это экономически нецелесообразно;

  • личный клиент-менеджер, работающий в рабочее время постоянно на связи;

  • комплексные и быстрые решения ваших запросов, ответы на важные вопросы, что условно не позволяет чувствовать "дистанционность" бухгалтера;

  • профессионализм и результативность;

  • нет нужды в найме, адаптации к корпоративному устройству, контролю.

Компания, предоставляющая услуги по бухобслуживанию, несет ответственность за своевременность, верность ведения документации и финансовые подсчеты. Это означает, что счета и налоги можно оплатить в оговоренный срок и на время забыть о бухгалтерии. Результат работы достигается легким способом – сообщение от вашего клиент-менеджера и подтверждение в виде документации.

Интересно: Как трудоустроить сотрудников в иностранное представительство?

Из чего состоит кадровый учет в иностранном представительстве в Украине?

Кадровый и бухгалтерский учет в иностранном представительстве состоит из следующих операций и процессов:

  • ведение учета работников по специальности и должности – от приема на работу до продвижения по карьере;

  • начисление заработной платы сотрудникам иностранцам и гражданам Украины;

  • подача отчетов по заработной плате;

  • составление финансовой отчетности;

  • подготовка платежных поручений в банк;

  • начисление больничных;

  • ведение учета отпускных;

  • оформление штатных расписаний;

  • подготовка приказов о принятии, увольнении, переводе на другую должность;

  • внутренний, налоговый, денежный аудит;

  • консультационная помощь и анализ представительства.

Как правило, ведение кадрового учета в Украине для учреждений или представительств включает:

  • Ведение личных карт персонала и личных дел;

Личная карточка заводится на каждого работника, даже для работающих по совместительству или привлеченных для временной работы. В карточках указывается общая информация: контактные данные, ФИО, данные о квалификации, проживании, семейном положении и составе семьи и т.д.

Дополнительно, в процессе сотрудничества, в карточку вносятся данные о "пройденном пути" сотрудника в представительстве - увольнение, принятие на работу. Все данные заполняем на основании приказа о принятии работника на работу и/или приказа о переводе.

Важно! Работник знакомится и ставит подпись.

Указываем все виды отпусков, предоставляемых работнику при его работе с указанием дат.

Ведем военный учет, если работник военнообязанный или является призывником.

Также ведем раздел о профессиональном образовании, которое оплачивает работодатель.

  • Ведение книг/журналов учета приказов по личному составу;

Все кадровые приказы должны регистрироваться, и не важно, речь идет о принятии работника на работу или о его отпуске.

Вносятся сведения о дате, номере приказа, содержании локального акта. Соответственно, обеспечивается оптимизация и возможность контроля.

  • Ведение учета остатков отпусков персонала;

Для этого создают так называемый резерв отпусков – это сумма, запланированная на год, для оплаты как ежегодных, так и дополнительных отпусков, с учетом требований законодательства.

Такой резерв нужно создать раз в год. Если не все работники используют свое право на отпуск и у вас на балансе создается избыток, он попадает в доход по результатам годовой инвентаризации.

  • Ведение трудовых книжек и книги учета движения трудовых книжек;

На первой странице книги содержатся сведения о работнике. Обязательно должна иметься персональная подпись лица.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении и т.п., вносятся после выдачи приказа (распоряжения), в течение недели, а при увольнении - в день увольнения, и должны соответствовать тексту приказа.

Не так давно введено положение, что работодатели не обязаны хранить у себя трудовые книжки недавно принятых работников, а работникам, предоставлявшим свои трудовые книжки, их возвращают под подпись после внесения информации в Государственный реестр общеобязательного государственного социального страхования.

Интересно: Какие налоги платит иностранное представительство?

Кадровый учет в рамках абонентского обслуживания иностранного представительства

Кадровый учет, работа с сотрудниками по части оформления их на работу или увольнение - это лишь часть работы по учету, которая будет вестись на иностранном представительстве.

При работе с нашими Клиентами мы предлагаем комплексное юридическое сопровождение деятельности иностранного представительства. Такая схема работы включает работу команды юриста и бухгалтера, которые вместе гарантируют безопасность вашей деятельности в Украине.

Наша работа заключается в:

  • Ведении бухгалтерского учета и работа со счетами представительства.

  • Помощи юриста в работе бухгалтера.

  • Помощи в решении кадровых вопросов, включая разработку договоров найма необходимых для работы представительства специалистов, договоров о неразглашении и т.д.

  • Гарантии законности ведения учетных систем консульства.

  • Помощи с прохождением проверок налогового органа и защита ваших интересов во всех государственных органах.

Также мы помогаем, при необходимости, с оформлением сотрудника на работу (украинца или иностранца со служебной карточкой), это будет происходить в три этапа:

  • Оформление распоряжения о приеме на работу;

  • Оформление трудового договора с работником (в двух экземплярах каждой из сторон);

  • Сообщения органов ГФС о приеме работника на работу.

Подробно о том, чем отличается прием на работу иностранного лица или гражданина Украины – здесь.

Плюсы сотрудничества с нами:

  • оптимизируются юридическое и бухгалтерское обслуживание, обеспечивая комплексность – сокращение времени на согласование, получение корректных ответов, рекомендаций по решениям, ответственность на одной компании;

  • оплата за результат, а не процессы;

  • надежную защиту от юридических и налоговых рисков или дополнительных расходов.

Стоимость юридического обслуживания и кадрового учета иностранных представительств в Украине можно узнать здесь.

Не нашли ответ на свой вопрос?

Все о работе иностранных предприятий в Украине здесь.

Дата публикации: 18/03/2022

Об авторе

Имя: Захарчишин Ольга

Должность: Младший юрист

Образование: Институт управления и права Национального юридического университета имени Ярослава Мудрого

Знание языков: Украинский, Русский, Английский

Электронная почта: [email protected]

Присоединилась к команде весной 2021 в статусе помощника юриста. Выполняет делегированные задачи в подготовке необходимой документации для внесения изменений в учредительные документы, осуществления регистрационных действий; заполнения документов для получения лицензий, разрешений; получения необходимой информации сопровождения нотариальных действий с Клиентами и др.
Написать автору

Мы готовы Вам помочь!

Свяжитесь с нами по почте [email protected], по номеру телефона +38 044 499 47 99 или заполнив форму:

Другие наши авторы

Максим Постыка
Руководитель отдела Клиент-менеджеров
София Корлюк
Младший юрист
Захарчишин Ольга
Младший юрист
Болестев Антон
Помощник юриста