Кадровий облік та робота зі співробітниками в іноземному представництві

Представництво суб'єктів господарювання - не юридична особа, і самостійну господарську діяльність не здійснює. У всіх випадках воно діє від імені і за дорученням іноземного суб'єкта господарювання. Проте крім основної діяльності, є ще ряд обов'язкових. 

Не кожне представництво, що здійснює свою діяльність, готове до ведення комплексного бухобслуговування, адже це не про бізнес, а про рутину. Особливо, якщо працівники - іноземці чи їх переважна більшість. Тут необхідне вивчення українського податкового законодавства та й ознайомлення з так званою місцевою “бюрократією”. 

Щоб полегшити процеси, мінімізувати витрати на бухгалтерію, уникнути штрафів та вчасно проконсультуватись з ряду важливих запитань, існують компанії, як наша, що готові виконувати дану роботу досвідчено, професійно та з гарантіями, надавши ряд переваг:

  • не потрібно облаштовувати ще одне чи декілька робочих місць для бухгалтера/бухгалтерів у вашому офісі, врахуємо, що зазвичай це економічно недоцільно;

  • особистий клієнт-менеджер, що у робочий час постійно на зв'язку; 

  • комплексні та швидкі вирішення ваших запитів, відповіді на важливі запитання, що умовно не дає можливості відчувати “дистанційність” бухгалтера;

  • професійність та результативність;

  • немає потреби в наймі, адаптації до корпоративного устрою, контролю.

Компанія, що надає послуги з бухобслуговування, несе відповідальність за своєчасність, вірність ведення документації та фінансових підрахунків. Це означає, що рахунки та податки можна оплатити в обумовлений строк і на деякий час забути про бухгалтерію. Результат роботи отримується у легкий спосіб - повідомлення від вашого клієнт-менеджера та підтвердження у вигляді документації. 

Цікаво: Як працевлаштувати співробітників до іноземного представництва?

З чого складається кадровий облік в іноземному представництві в Україні?

Кадровий та бухгалтерський облік в іноземному представництві складається з наступних операцій та процесів:

  • ведення обліку працівників за фахом і посадою - від прийому на роботу до просування по кар'єрі;

  • нарахування заробітної плати співробітникам іноземцям та громадянам України;

  • подання звітів по заробітній платі;

  • складання фінансової звітності;

  • підготовка платіжних доручень в банк;

  • нарахування лікарняних;

  • ведення обліку відпускних;

  • оформлення штатних розкладів;

  • підготовка наказів про прийняття, звільнення, переведення на іншу посаду;

  • внутрішній, податковий, фінансовий аудит;

  • консультаційна допомога та аналіз діяльності представництва.

Як правило, ведення кадрового обліку в Україні для установ чи представництв включає:

  • Ведення особистих карток персоналу та особистих справ;

Особова картка заводиться на кожного працівника, навіть для тих, що працюють за сумісництвом чи залучені для тимчасової роботи. В картках зазначається загальна інформація: контактні дані, ПІБ, дані про кваліфікацію,  проживання, сімейний стан та склад сім'ї тощо. 

Додатково, в процесі співпраці, до картки вносяться дані про “шлях” співробітника в представництві - звільнення, прийняття на роботу. Всі дані заповнюємо на підставі наказу про прийняття працівника на роботу та/або наказу про переведення. 

Важливо! Працівник ознайомлюється і ставить підпис.

Вказуємо всі види відпусток, які надаються працівнику під час його роботи із зазначенням дат.

Ведемо військовий облік, якщо працівник є військовозобов'язаним або призовником.

Також ведемо розділ про професійну освіту, яку оплачує роботодавець.

  • Ведення книг / журналів обліку наказів з особового складу;

Усі кадрові накази мають реєструватися, і не важливо, мова йде про прийняття працівника на роботу, чи про його відпустку.

Вносяться відомості про дату, номер наказу, зміст локального акта. Відповідно, забезпечується оптимізація та можливість проведення контролю.

  • Ведення обліку залишків відпусток персоналу;

Для цього створюють так званий резерв відпусток - це сума, запланована на рік, для оплати як щорічних, так і додаткових відпусток, з урахуванням вимог законодавства.

Такий резерв потрібно створити один раз на рік. Якщо не всі працівники використають своє право на відпусток, і у вас на балансі створюється надлишок, він потрапляє до доходу за наслідками річної інвентаризації.

  • Ведення трудових книжок та книги обліку руху трудових книжок;

На першій сторінці книжки містяться відомості про працівника. Обов'язково має бути наявним персональний підпис особи. 

Всі записи про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення тощо, вносяться після видачі наказу (розпорядження), протягом тижня, а при звільненні - в день звільнення, і повинні відповідати тексту наказу.

Не так давно введено положення, що роботодавці не зобов'язані зберігати в себе трудові книжки новоприйнятих працівників, а працівникам, що надавали свої трудові книжки, їх повертають під підпис, після внесення інформації до Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. 

Цікаво: Які податки сплачує іноземне представництво?

Кадровий облік в рамках абонентського обслуговування іноземного представництва

Кадровий облік, робота із співробітниками в частині оформлення їх на роботу чи звільнення - це лише частина роботи з обліку, що буде вестися на іноземному представництві.

При роботі з нашими Клієнтами, ми пропонуємо комплексний юридичний супровід діяльності іноземного представництва. Така схема роботи включає працю команди юриста та бухгалтера, які разом гарантують безпеку вашої діяльності в Україні.

Наша робота заключається у:

  • Веденні бухгалтерського обліку та робота з рахунками представництва.

  • Допомозі юриста в роботі бухгалтера.

  • Допомозі у розв’язанні кадрових питань, включно з розробкою договорів наймання необхідних для роботи представництва фахівців, договорів про нерозголошення тощо.

  • Гарантії законності ведення облікових систем представництва.

  • Допомозі з проходженням перевірок податкового органу та захист ваших інтересів у всіх державних органах.

Також ми допомагаємо, за необхідності, із оформленням співробітника на роботу (українця або іноземця зі службовою карткою), це відбуватиметься в три етапи:

  • Оформлення розпорядження прийому працювати;

  • Оформлення трудового договору з працівником (у двох примірниках для кожної зі сторін);

  • Повідомлення органів ДФС про прийом працівника працювати.

Детально про те, чим відрізняється прийом на роботу іноземної особи чи громадянина України - тут.

Плюси співпраці з нами:

  • оптимізуються юридичне та бухгалтерське обслуговування, забезпечуючи комплексність - скорочення часу на узгодження, отримання коректних відповідей, рекомендацій щодо рішень, відповідальність на одній компанії;

  • оплата за результат, а не процеси;

  • надійний захист від юридичних та податкових ризиків чи додаткових витрат. 

Вартість юридичного обслуговування та кадрового обліку іноземних представництв в Україні можна дізнатися тут.

Не знайшли відповідь на своє питання?

Все про роботу іноземних підприємств в Україні тут.

Дата публікації: 18/03/2022

Про автора

Ім'я: Захарчишин Ольга

Посада: Молодший юрист

Освіта: Інститут управління і права Національного юридичного університету імені Ярослава Мудрого

Знання мов: Українська, Російська, Англійська

Електронна пошта: [email protected]

Написати автору

Ми готові Вам допомогти!

Зв'яжіться з нами через пошту [email protected], за номером телефону +38 044 499 47 99 чи через форму:

Наші інші автори

Максим Постика
Керівник відділу Клієнт-менеджерів
Софія Корлюк
Молодший юрист
Захарчишин Ольга
Молодший юрист
Болестєв Антон
Молодший юрист