Как пользоваться своим корпоративным счетом в Украине?

Для осуществления расчетов компании используют денежные средства. Сегодня бизнес производит расчеты преимущественно в безналичной форме за счет корпоративных средств, размещаемых на банковском (корпоративном) счете компании. Управленцы могут контролировать движение средств 24/7 с помощью интернет-банкинга или мобильных приложений.

Открыть банковский счет достаточно просто – наши специалисты могут помочь вам в этом.

После открытия банковского счета у многих клиентов возникает ряд вопросов, касающихся использования средств с корпоративного счета. Наиболее распространенными являются:

• Как правомерно пополнить банковский счет?
• Какие выплаты можно производить с банковского счета?
• Как быстро поступят на счет денежные средства клиента или поставщик получит мой платеж?
• Есть ли ограничения в сумме платежа при оплате?
• Могу ли я оплатить онлайн товары/услуги средствами компании и прочее.

У нас были случаи при открытии компаний и соответствующих счетов для иностранных клиентов, когда кроме собственно предоставления услуг по организации процесса, мы готовили и подробную инструкцию по пользованию счетом. Этот опыт мы изложим в данной статье.

Однако для наших клиентов есть и более простой путь – наша компания предоставляет услуги пейрола, бухгалтерского и кадрового учета для компаний в Украине. Таким образом, можно спокойно забыть о таких технических деталях и заниматься вопросами получения прибыли в Украине.

Интересно: Открытие счета в украинском банке для иностранца за 1 день

Как разместить деньги на корпоративном счете в Украине?

Средства размещенные на банковском счету компании являются средством оплаты расходов в пределах хозяйственной деятельности бизнеса.

Для старта деятельности компания должна пополнить свой банковский счет. Существуют следующие способы пополнения банковского счета:

1.       Пополнение уставного капитала – собственник вносит на банковский счет полный или частичный размер зарегистрированного уставного капитала.

2.       Получение от покупателя подписки/оплаты за предоставленные услуги/товар.

3.       Получение возвратной беспроцентной финансовой помощи (от собственника или другого физического/юридического лица).

Важно! Зачисление средств на расчетный счет должно соответствовать нормам действующего законодательства (средства должны быть легальные) и иметь документальное подтверждение.

После зачисления средств на банковский счет компания может производить оплату корпоративных расходов. Какие именно расходы считаются корпоративными и как компания может использовать средства, расскажем дальше.

Что можно оплачивать денежными средствами с банковского счета компании?

Все расходы, связанные с хозяйственной деятельностью компании (издержки без которых компания не может полноценно функционировать), могут быть оплачены безналичным перечислением с корпоративного счета.

Корпоративными расходами считаются (не ограничиваясь):

• выплата заработной платы работникам;
• уплата налогов;
• оплата аренды и коммунальных услуг офиса/склада компании;
• оплата услуг подрядных компаний;
• оплата юридических, бухгалтерских, консультационных, аудиторских и других услуг;
• приобретение товаров, оборудования, канцтоваров и т.д.

Примечание: Исчерпывающий список корпоративных расходов зависит от вида деятельности компании и системы налогообложения, на которой она зарегистрирована.

Наши специалисты могут помочь вам с формированием перечня разрешенных расходов именно для вашего бизнеса.

Главным условием использования средств является:

• соблюдение норм действующего законодательства;
• документальное подтверждение хозяйственной операции.

То есть, перед осуществлением любой оплаты необходимо провести юридический и налоговый анализ хозяйственной операции на соответствие правомерности осуществления платежа.

Важно! Анализ хозяйственной операции необходимо производить именно до момента осуществления платежа. В противном случае вы рискуете начислением штрафных санкций или увеличением налоговой нагрузки.

Приведем пример использования корпоративных средств на кейсе одного из наших клиентов, оказывающего аутстаффинговые услуги.

Наш клиент зарегистрировал компанию, открыл банковский счет, но не понимал, какие расходы он мог оплачивать корпоративными средствами. Мы разработали для клиента дорожную карту, которая помогла ему понять статьи денежных потоков:

1. Расчетный счет пополняется за счет:

• вкладов учредителя в уставный капитал;
• оплаты услуг по подбору и обучению персонала;
• оплаты компенсации расходов по заработной плате и налогов с нее работников переданных в аутстаффинг;
• получение возвратной финансовой помощи.

2. Корпоративные расходы клиента:

• расходы по оплате заработной платы работников;
• расходы по оплате услуг поиска персонала;
• расходы по оплате информационных, консультационных и образовательных услуг;
• расходы по оплате бухгалтерских и юридических услуг;
• расходы по аренде офиса для управленческого персонала (в т.ч., оплата коммунальных услуг, интернета, телекоммуникаций);
• расходы по содержанию управленческого персонала (например, оплата канцтоваров, приобретение мебели в офис);
• уплата налогов и других обязательных платежей.

Данная дорожная карта предоставила клиенту возможность сформировать финансовую модель бизнеса и разработать прогнозирование не только движения денежных средств, но и доходов и расходов в краткосрочном периоде.

Интересно: Альтернативные методы расчета для бизнеса в Украине

Какие способы использования корпоративных средств со счета (методы оплаты)?

Существуют несколько методов оплаты корпоративных затрат, а именно:

• оплата с банковского счета;
• оплата расходов ключ-картой;
• снятие наличных денег в банковском учреждении с последующей оплатой расходов наличными;
• перечисление средств на корпоративную карту работника с последующей оплатой расходов корпоративной картой (аналог выдачи наличных подотчет).

Оплата с банковского счета

Наиболее распространенный и простой способ оплаты.

С банковского счета можно производить любые оплаты, включая: оплату услуг поставщикам, оплату командировок и заработной платы, уплату налогов и т.д.

Пример 1. Для оплаты поставщику необходимо:

• получить у поставщика Счет на оплату (в данном документе указаны реквизиты поставщика, используемые для последующей оплаты);
• зайти в интернет-банкинг и перечислить средства по указанным реквизитам поставщика;
• получить от поставщика документ, подтверждающий выполнение работ или отгрузку товара.

Пример 2. Для выплаты заработной платы работнику необходимо:

• запросить у работника IBAN его банковской карты (или открыть ему зарплатную банковскую карту, которая будет подвязана к вашей компании);
• в установленный срок произвести перечисление налогов и заработной платы на указанную работником карточку.

Важно! На 01.10.2023 г. действует банковский финансовый мониторинг по операциям на сумму выше 400 тыс. гривен. То есть, если компания производит оплату поставщику более чем на 400 тыс. гривен, банк не произведет перечисление средств, пока не получит подтверждающие документы. Такими документами могут быть (не ограничиваясь):

• договор;
• расходная накладная/акт оказанных услуг;
• таможенная декларация и другие.

Оплата расходов руководителем с помощью ключ-карты

С каждым днем диджитал оплаты становятся все более популярными не только для физических лиц, но и для бизнеса. Именно для таких случаев используется ключ-карта.

Ключ-карта – это банковская карта компании, которая выдается только владельцу банковского счета, имеющего право первой подписи (обычно это директор).

Данная корпоративная карта выдается владельцу в момент открытия банковского счета. Посредством данной карты руководитель компании может оплатить расходы компании онлайн или в любом стационарном магазине.

Однако руководителю нужно помнить, что произведя оплату с помощью ключ-карты, ему нужно подтвердить документально, а именно:

• оформить авансовый отчет;
• получить от поставщика подтверждающий документ об совершении покупки (чек, квитанция, товарная накладная, акт оказанных услуг, счет, инвойс или другой первичный документ).

Остаток средств на ключ-карте равен общему остатку средств организации, поэтому для удобства руководитель может установить лимит на списание средств с ключ-карты.

Валюта ключ-карты – гривна.

Важно! Ключ-карта размещается как в бизнес-кабинете компании, так и в общем перечне личных карт физического лица-руководителя (в личном кабинете руководителя). Из практики у нас были случаи, когда руководитель случайно оплачивал собственные потребности корпоративной картой. Такие действия являются нарушением правил использования корпоративных средств. Однако есть путь устранения данной ошибки без получения штрафных санкций и налоговых доначислений, а именно:

• возврат средств руководителем на расчетный счет организации;
• составление "пустого" авансового отчета с указанием использования и возврата денежных средств.

Оплата расходов работниками с помощью корпоративной карты.

Корпоративная карта – банковская карта организации, которая выдается работникам компании. Обычно корпоративные карточки открываются для работников, часто уезжающих в командировку или использующих подотчетные средства. Корпоративная карточка является заменителем выдачи наличных работникам.

Аналогично расчетам ключ-картой, работник должен отчитаться за списанные с корпоративной карты средства – составить авансовый отчет и предоставить подтверждающие документы.

Для каждой корпоративной карты открывается индивидуальный расчетный счет и присваивается ее владелец (работник).

Примечание: Все корпоративные карты привязываются к определенному юридическому лицу. То есть, если работник увольняется – он не может в дальнейшем пользоваться данной корпоративной картой.

Для зачисления средств на корпоративную карту данного типа руководителю (или другому ответственному лицу за осуществление платежных операций) необходимо осуществить перечисление средств с основного счета на счет определенной корпоративной карты.

Валюта корпоративной карты – гривна, евро, доллар.

Важно! Корпоративные карты в долларах и евро открываются юридическими лицами только с целью командировки работников за границу. Расчеты в иностранной валюте на территории Украины – запрещены.

Снятие наличных денег в банке с банковского счета

Данный вариант использования средств наиболее сложен, однако некоторые компании его до сих пор используют.

Получение наличных средств используется для последующей выдачи средств работникам компании под отчет.

Для получения наличных денег в банке необходимо:

• заполнить заявление о бронировании средств в банке на определенную сумму и дату;
• посетить отделение банка для обналичивания.

После обналичивания ее нужно оприходовать в кассу банка (сделать запись в Кассовой книге) и выдать средства работникам под отчет.

Полученные наличные денежные средства работники вправе использовать только на хозяйственные цели компании (суточные при командировке, оплата товара/услуг) и отчитаться по использованию средств не позднее 5-и рабочих дней после их получения.

Интересно: Какими средствами может быть сформирован уставный капитал при регистрации ООО?

Как производят платежи с корпоративного счета в Украине?

Каждое банковское учреждение имеет свои регламенты приема и обработки платежей. Этот регламент можно получить в отделении банка при открытии счета.

Обычно обработка платежей осуществляется по следующему графику:

• прием платежей по IBAN: понедельник – пятница, 09:00-18:00;
• осуществление платежей по IBAN: понедельник – пятница, 09:00-18:00;
• перечисление заработной платы работникам: понедельник – пятница, круглосуточно;
• продажа иностранной валюты: понедельник – пятница, 10:00-12:00.

Важно! Вышеуказанные графики являются ориентировочными и зависят от условий тарифа и банковского учреждения, в котором открыт счет.

Наши специалисты могут помочь вам не только зарегистрировать компанию и открыть банковский счет, но и наладить бухгалтерский учет в соответствии с действующим законодательством Украины. Мы предлагаем:

• Осуществление анализа платежей на предмет возможности расчета корпоративными средствами;
• Осуществление платежей в соответствии с утвержденным графиком;
• Начисление и выплата заработной платы работника;
• Формирование и подача налоговой и финансовой отчетности;
• Предоставление консультаций в рамках бухгалтерского и налогового учета.

Стоимость открытия счета здесь.

Стоимость открытия компании здесь.

Стоимость абонентского сопровождения здесь.

Обращайтесь к нашим специалистам за формированием персонального пакета услуг, что поможет добиться именно вашей цели.