Як користуватися своїм корпоративним рахунком в Україні?

Для здійснення розрахунків компанії використовують грошові кошти. Сьогодні бізнес здійснює розрахунки переважно в безготівковій формі за рахунок корпоративних коштів, які розміщуються на банківському (корпоративному) рахунку компанії. Управлінці мають змогу контролювати рух коштів 24/7 за допомогою інтернет-банкінгу або мобільних додатків.

Відкрити банківський рахунок досить просто – наші фахівці можуть допомогти вам в цьому.

Після відкриття банківського рахунку у багатьох клієнтів виникає ряд питань, щодо використання коштів з корпоративного рахунку. Найбільш поширеними є:  

• Як правомірно поповнити банківський рахунок?
• Які виплати можна здійснювати з банківського рахунку?
• Як швидко надійдуть на рахунок кошти клієнта або постачальник отримає мій платіж?
• Чи є обмеження в сумі платежу при здійсненні оплати?
• Чи можу я оплатити онлайн товари / послуги коштами компанії та інше.

У нас були випадки, при відкритті компаній та відповідних рахунків для іноземних клієнтів, коли окрім власне надання послуг з організації процесу, ми готували і детальну інструкцію для користування рахунком. Цей досвід ми викладемо в даній статті.

Проте для наших клієнтів є і простіший шлях – наша компанія надає послуги пейролу, бухгалтерського та кадрового обліку для компаній в Україні. Таким чином, можна спокійно забути про такі технічні деталі і займатися питаннями отримання прибутку в Україні.

Цікаво: Відкриття рахунку в українському банку для іноземця за 1 день

Як розмістити кошти на корпоративному рахунку в Україні?

Кошти розміщені на банківському рахунку компанії є засобом оплати витрат в межах господарської діяльності бізнесу.

Для старту діяльності компанія повинна поповнити власний банківський рахунок. Існують такі способи поповнення банківського рахунку:

1. Поповнення статутного капіталу – власник вносить на банківський рахунок повний або частковий розмір зареєстрованого статутного капіталу.
2. Отримання від покупця передплати / оплати за надані послуги / товар.
3. Отримання поворотної безвідсоткової фінансової допомоги (від власника або іншої фізичної / юридичної особи).

Важливо! Зарахування коштів на розрахунковий рахунок повинно відповідати нормам чинного законодавства (кошти повинні бути легальні) та мати документальне підтвердження.

Після зарахування коштів на банківський рахунок компанія може здійснювати оплату корпоративних витрат. Які саме витрати вважаються корпоративними та як компанія може використовувати кошти, розповімо далі.

Що можна оплачувати коштами з банківського рахунку компанії?

Всі витрати, які пов’язані з господарською діяльністю компанії (витрати без яких компанія не може повноцінно функціонувати), можуть бути оплачені безготівковим перерахуванням з корпоративного рахунку.

Корпоративними витратами вважаються (не обмежуючись):

• виплата заробітної плати працівникам;
• сплата податків;
• оплата оренди та комунальних послуг офісу/складу компанії;
• оплата послуг підрядних компаній;
• оплата юридичних, бухгалтерських, консультаційних, аудиторських та інших послуг;
• придбання товарів, обладнання, канцтоварів та ін.

Примітка: Вичерпний перелік корпоративних витрат залежить від виду діяльності компанії та системи оподаткування на якій вона зареєстрована.

Наші фахівці можуть допомогти вам з формуванням переліку дозволених витрат індивідуально для вашого бізнесу.

Головною умовою використання коштів є : 

• дотримання норм чинного законодавства;
• документальне підтвердження господарської операції.

Тобто, перед здійсненням будь-якої оплати, необхідно провести юридичний та податковий аналіз господарської операції на відповідність правомірності здійснення платежу.

Важливо! Аналіз господарської операції необхідно здійснювати саме до моменту здійснення платежу. В іншому випадку ви ризикуєте нарахуванням штрафних санкцій або збільшенням податкового навантаження.

Приведемо приклад використання корпоративних коштів на кейсі одного з наших клієнтів, який надає аутстафінгові послуги.

Наш клієнт зареєстрував компанію, відкрив банківський рахунок, проте не розумів, які витрати він міг оплачувати корпоративними коштами. Ми розробили для клієнта дорожню карту, яка допомогла йому зрозуміти статті грошових потоків:

1. Розрахунковий рахунок поповнюється за рахунок:

• внесків засновника в статутний капітал;
• оплати послуг по підбору та навчанню персоналу;
• оплати компенсації витрат по заробітній платі та податків з неї працівників переданих в аутстафінг;
• отримання поворотної фінансової допомоги. 

2. Корпоративними витратами клієнта є:

• витрати на оплату заробітної плати працівників;
• витрати на оплату послуг пошуку персоналу;
• витрати на оплату інформаційних, консультаційних та освітніх послуг;
• витрати на оплату бухгалтерських та юридичних послуг;
• витрати на оренду офісу для управлінського персоналу (в т.ч., оплата комунальних послуг, інтернету, телекомунікацій);
• витрати на утримання управлінського персоналу (наприклад, оплата канцтоварів, придбання меблів в офіс);
• сплата податків та інших обов’язкових платежів.

Дана дорожня карта дала можливість клієнту сформувати фінансову модель бізнесу та розробити прогнозування не лише руху грошових коштів, а й доходів та витрат в короткостроковому періоді.

Цікаво: Альтернативні методи розрахунку для бізнесу в Україні

Які способи використання корпоративних коштів з рахунку (методи оплати)?

Існують декілька методів оплат корпоративних витрат, а саме:

• оплата з банківського рахунку;
• оплата витрат ключ-карткою;
• зняття готівки в банківській установі з подальшою оплатою витрат готівкою;
• перерахування коштів на корпоративну картку працівника з подальшою оплатою витрат корпоративною карткою (аналог видачі готівки підзвіт).

Оплата з банківського рахунку 

Найбільш розповсюджений і простий спосіб оплати. 

З банківського рахунку можливо здійснювати будь-які оплати, включаючи: оплату послуг постачальникам, оплату відряджень та заробітної плати, сплату податків тощо.

Приклад 1. Для здійснення оплати постачальнику необхідно:

• отримати у постачальника Рахунок на оплату (в даному документі зазначені реквізити постачальника, які використовуються для подальшої оплати);
• зайти в інтернет-банкінг та здійснити перерахування коштів за зазначеними реквізитами постачальника;
• отримати від постачальника документ, який підтверджує виконання робіт або відвантаження товару.

Приклад 2. Для виплати заробітної плати працівнику необхідно:

• запросити у працівника IBAN його банківської картки (або відкрити йому зарплатну банківську картку, яка буде підв’язана до вашої компанії);
• у встановлений термін зробити перерахування податків та заробітної плати на зазначену працівником картку.

Важливо! На 01.10.2023 року діє банківський фінансовий моніторинг по операціях на суму вище 400 тис.гривень. Тобто, якщо компанія здійснює оплату постачальнику більш ніж на 400 тис. гривень, банк не здійснить перерахування коштів, поки не отримає підтверджувальні документи. Такими документами можуть бути (не обмежуючись): 

• договір;
• видаткова накладна / акт наданих послуг;
• митна декларація та інші.

Оплата витрат керівником за допомогою ключ-картки 

З кожним днем діджитал оплати стають все більш популярними не лише для фізичних осіб, а й для бізнесу. Саме для таких випадків використовується ключ-картка.

Ключ-картка – це банківська картка компанії, яка видається лише власнику банківського рахунку, що має право першого підпису (зазвичай, це директор).

Дана корпоративна карта видається власнику в момент відкриття банківського рахунку. За допомогою даної картки керівник компанії може оплатити витрати компанії онлайн або в будь-якому стаціонарному магазині.

Проте керівнику потрібно пам’ятати, що здійснивши оплату за допомогою ключ-картки, йому потрібно підтвердити документально, а саме:

• оформити авансовий звіт;
• отримати від постачальника підтверджувальний документ про здійснення купівлі (чек, квитанція, товарна накладна, акт наданих послуг, рахунок, інвойс або інший первинний документ). 

Залишок коштів на ключ-картці дорівнює загальному залишку коштів організації, тому для зручності керівник може встановити ліміт на списання коштів з ключ-карти.

Валюта ключ-картки – гривня.

Важливо! Ключ-картка розміщується як в бізнес-кабінеті компанії, так і в загальному переліку особистих карток фізичної особи-керівника (в особистому кабінеті керівника). З практики ми мали випадки, коли керівник випадково оплачував власні потреби корпоративною карткою. Такі дії є порушенням правил використання корпоративних коштів. Проте є шлях усунення даної помилки без отримання штрафних санкцій та податкових донарахувань, а саме:

• повернення коштів керівником на розрахунковий рахунок організації;
• складання “пустого” авансового звіту із зазначенням використання та повернення грошових коштів.

Оплата витрат працівниками за допомогою корпоративної картки 

Корпоративна картка – банківська картка організації, яка видається працівникам компанії. Зазвичай, корпоративні картки відкриваються для працівників, які часто відбувають у відрядження або використовують підзвітні кошти. Корпоративна картка є замінником видачі готівки працівникам.

Аналогічно розрахункам ключ-карткою, працівник повинен відзвітувати за списані з корпоративної картки кошти – скласти авансовий звіт та надати підтверджуючі документи.

Для кожної корпоративної картки відкривається індивідуальний розрахунковий рахунок та присвоюється її власник (працівник).

Примітка: Всі корпоративні картки прив’язуються до певної юридичної особи. Тобто, якщо працівник звільняється – він не може надалі користуватись даною корпоративною карткою.

Для зарахування коштів на корпоративну картку даного типу керівнику (або іншій відповідальній особі за здійснення платіжних операцій) необхідно здійснити перерахування коштів з основного рахунку на рахунок певної корпоративної картки.

Валюта корпоративної картки – гривня, євро, долар.

Важливо! Корпоративні картки в доларах і євро відкриваються юридичними особами лише з метою відрядження працівників за кордон. Розрахунки в іноземній валюті на території України – заборонені.

Зняття готівки в банку з банківського рахунку 

Даний варіант використання коштів найбільш складний, проте деякі компанії його досі використовують.

Отримання готівки використовується для подальшої видачі коштів працівникам компанії під звіт. 

Для отримання готівки в банку необхідно:

• заповнити заяву про бронювання коштів в банку на певну суму і дату;
• відвідати відділення банку для отримання готівки.

Після отримання готівки її потрібно оприбуткувати в касу банку (зробити запис в Касовій книзі) та видати кошти працівникам під звіт.

Отримані готівкові кошти працівники мають право використати лише на господарські цілі компанії (добові при відрядженні, оплата товару / послуг) та відзвітувати по використанню коштів не пізніше ніж 5 робочих днів після їх отримання.

Цікаво: Якими засобами може бути сформований статутний капітал при реєстрації ТОВ?

Як проводять платежі з корпоративного рахунку в Україні?

Кожна банківська установа має власні регламенти приймання та обробки платежів. Цей регламент можна отримати у відділенні банку при відкритті рахунку.

Зазвичай обробка платежів здійснюється за таким графіком:

• приймання платежів по IBAN: понеділок – п’ятниця, 09:00-18:00;
• здійснення платежів по IBAN: понеділок – п’ятниця, 09:00-18:00;
• перерахування заробітної плати працівникам: понеділок – п’ятниця, цілодобово;
• продаж іноземної валюти: понеділок – п’ятниця, 10:00-12:00.

Важливо! Вищезазначені графіки є орієнтовними і залежать від умов тарифу та банківської установи, в якій відкритий рахунок.

Наші фахівці можуть допомогти вам не лише зареєструвати компанію та відкрити банківський рахунок, а й налагодити бухгалтерський облік відповідно до чинного законодавства України. Ми пропонуємо:

• Здійснення аналізу платежів на предмет можливості розрахунку корпоративними коштами;
• Здійснення платежів відповідно до затвердженого графіка;
• Нарахування та виплата заробітної плати працівника;
• Формування та подання податкової та фінансової звітності;
• Надання консультацій в межах бухгалтерського та податкового обліку тощо.

Вартість відкриття рахунку в Україні тут.

Вартість відкриття компанії в Україні тут.

Вартість абонентського супроводу в Україні тут.

Звертайтесь до наших спеціалістів за формуванням персонального пакета послуг, що допоможе досягти саме вашої мети.