Що потрібно знати про електронні договори за українським законодавством?

Технології невпинно рухаються вперед, та ми скоро почнемо забувати, як підписувати документи на папері. Вже зараз багато чого можна укладати в електронній формі, людина навіть не замислюється, скільки всього «підписує», просто поставивши галочку на сайті, або ввівши комбінацію цифр з СМС. Ми за секунду прощаємося зі своєю приватністю, натиснувши без прочитання кнопку «Згоден» у набридливому віконці на сайті. Проте в комерційній сфері світом все ще циркулює безліч паперових документів.

Почнемо одразу з кейсу: іноземна компанія мала намір придбати офіс в Україні, шляхом купівлі корпоративних прав в товаристві з обмеженою відповідальністю, яке ним володіло. Договір купівлі-продажу частки був підписаний в Німеччині, завітав на пару днів на Кіпр (там знаходився другий підписант) та попрямував з кур’єром в Україну. Коли папірець завітав до Києва, він був урочисто підписаний останнім підписантом, а юристи отримали відмашку йти реєструвати корпоративні зміни.

В цій історії підписання тривало понад тиждень, хоча могло відбутися за декілька хвилин в електронній формі. Чи не могло? Електронні документи з якими підписами мають однакову юридичну силу з паперовими аналогами? Які правочини в Україні все ще повинні існувати тільки на папері? 

Цікаво: Бізнес-планування для іноземного бізнесу в Україні

Юридично значущі електронні підписи в Україні

Українським законодавством дозволені різні варіанти замін паперовим документам, ось основні:

1. Електронний підпис одноразовим ідентифікатором: коли ви вводите в застосунку чи на сайті комбінацію цифр, отриману на імейл чи в СМС. Такий варіант підходить для B2C сфери, передбачений Законом України «Про електронну комерцію» (також використовується в банківській справі);

2. Дія.Підпис та BankID: електронні підписи, доступні для фізичних осіб;

3. Факсимільне відтворення, чи інший аналог власноручного підпису, але якщо між сторонами є письмова згода використовувати такий підпис (частина 3 статті 207 Цивільного кодексу України);

4. Підписання з використанням електронних довірчих послуг (частина 2 статті 17 Закону України «Про електронні довірчі послуги»), про це далі детальніше;

5. Інші способи, якщо вони передбачені: (а) договором між сторонами (ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»), (б) окремо законодавством, (в) правилами інформаційних систем (частина 6 статті 11 Закону України «Про електронну комерцію»).

Підписання одноразовим ідентифікатором практично не застосовується у B2B відносинах, Дія.Підпис та BankID не підійдуть для юридичних осіб. Є і інші варіанти, наприклад, введення вами PIN-коду теж є електронним підписом. Але якщо ми говоримо про комерційні договори, залишається не так багато опцій. 

Цікаво: Юридичний аудит: коли потрібно?

Підписання договорів в електронній формі, яке є аналогом власноручного підпису в Україні

В договорах можна зустріти положення, що документи сторін із факсимільним відтворенням підпису (або іншим аналогом) мають юридичну силу для сторін. Але одразу підписати аналогом не можна, спершу в договорі необхідно зафіксувати зразок підпису, або описати порядок використання альтернативи. Тобто сторони повинні далі домовлятися в такій формі. Аналогічне стосується обміну імейлами: для наших клієнтів ми додаємо в договори спеціальні положення, щоб у випадку спору суди краще сприймали електронну комунікацію.

Є випадки, коли сторони обмінюються відсканованими копіями договорів, в тексті яких вказано, що вони одразу мають юридичну силу паперових оригіналів. Такий варіант може стати проблемою, якщо ваш контрагент не виконуватиме зобов’язання, і буде в подальшому заперечувати факт належного укладення договору. Відсканована копія – це навіть не електронний документ, це електронна копія паперового документа, тобто щось похідне від оригіналу. 

Коментар від команди: Для наших клієнтів ми завжди оцінюємо баланс між комерційною доцільністю та юридичним формалізмом. Наприклад, якщо за договором ваша компанія отримує попередню оплату, то наслідки дефолту контрагента для вас мінімальні. Недоцільно в такому випадку чекати надходження паперового документа, і витрачати дорогоцінний час простою бізнесу. Загалом, питання оформлення документообігу варто розглядати в контексті доцільності трансакційних витрат. 

Який електронний договір матиме юридичну силу паперового?

Судова практика в Україні мінлива, але щодо одного варіанту цифрового підписання документів у судів є консенсус. Закон України «Про електронні довірчі послуги» в статті 17 визначає, що якщо документ на папері має містити власноручний підпис, то його електронний аналог повинен бути оформлений з використанням кваліфікованої електронної довірчої послуги. Ідеться про договори, підписані кваліфікованим електронним підписом (КЕП), більше знайомим по назві його попередника «ЕЦП».

Це комбінація приватного, публічного ключа та сертифікату, а простіше просто електронний файл на вашому комп’ютері, флешці або спеціальному зашифрованому носії (токені), за допомогою якого ви підписуєте електронний договір. 

Процес підписання схожий на архівування файлів, але з паролем та фіксацією часу. Змінити підписаний файл неможливо, він містить текст договору, реквізити підписантів та час формування. У разі необхідності суд або сторони без спеціальних технічних навичок можуть розшифрувати файл. Більше ніяких почеркознавчих експертиз. 

В Україні є багато EDI сервісів для бізнесу, які використовують КЕП, але документ можна «підписати» і безкоштовно, за допомогою українських державних Інтернет-порталів. Ми на постійній основі консультуємо підприємства стосовно правильного електронного оформлення господарських договорів.

Цікаво: Структурування бізнесу в Україні як шлях його порятунку

Як українські суди ставляться до цифрового прогресу?

Судова система по-різному оцінює юридичну значущість електронної комунікації. Можна знайти рішення Верховного суду, яке визнає імейли звичаями ділового обороту і нормальною юридично значущою практикою. Є випадки, коли навіть скріншоти з месенджерів визнаються за докази. Тому довести в українському суді факт певної комунікації теоретично можливо. Більшої ваги електронній комунікації надають правильні формулювання в договорах.

З іншого боку, залишається ризик визнання судами неприйнятним всього, що не підписано з застосуванням КЕП. Випадки недовіри судів до електронних документів зустрічаються рідше, але майте на увазі ризики, якщо у вас, наприклад:

• відсканована копія договору без оригіналу;

• домовленості, зафіксовані тільки в тексті електронних листів;

• комунікація проходить не на вказані в договорі імейли;

• документи підписані електронними підписами, що не мають відповідного статусу за українським законодавством;

• обмін юридично важливою інформацією відбувається в листуванні в мессенджерах.

До нюансів доказовості в таких історіях можуть додаватися податкові та митні питання, аналіз перспектив адекватного сприйняття державними органами вашого договору в нетиповій для них формі. 

Якщо Клієнти звертаються до нас із подібними питаннями, ми аналізуємо кейс та надаємо практичні рекомендації щодо виправлення ситуації.

В другій частині читайте про нюанси отримання КЕП іноземцями, нотаріальні договори та перспективи визнання Україною іноземних електронних підписів.

Якщо ви бажаєте організувати свою бізнес-діяльність в України, та плануєте зробити це максимально комфортно для вас - звертайтесь до нас. Ми допоможемо вирішити навіть такі організаційні моменти просто та безпечно.

Вартість консультації для бізнесу тут.

Все про ведення іноземного бізнесу в Україні тут.

Все про можливість інвестування в Україну тут.