Договір та акт, чи як підтвердити отримання благодійної допомоги у документах фонду?

В зв’язку з війною в Україні, багато благодійних фондів і представництв іноземних благодійних організацій активізували свою діяльність на території України. Суб’єктів надання благодійної допомоги є багато, і кожен з них робить свій внесок у нашу Перемогу. 

При цьому законодавство передбачає певний порядок і вимоги щодо отримання та надання благодійної допомоги. Закон України «Про благодійну діяльність та благодійні організації» визначає, що благодійна діяльність є добровільною допомогою, яка здійснюється відповідно до визначених законом цілей та без мети отримання прибутку чи сплати винагороди за отриману допомогу. 

Тобто для надання благодійної допомоги потрібно, щоб така допомога відповідала сфері діяльності, яка визначена в статуті благодійної організації.

Наша компанія надає професійний супровід діяльності благодійних неприбуткових організацій в Україні, які бажають не тільки якісно надавати допомогу, але й бути юридично захищеними від проблем з контролюючими органами. 

Сьогодні ми поговоримо про болючі питання юридичного оформлення надходження благодійних коштів на рахунки благодійного фонду.

Цікаво: Документообіг та організація роботи у благодійному фонді в Україні

Правила роботи з благодійною допомогою в Україні

Благодійною пожертвою визначається безоплатне передання коштів або іншого майна отримувачам для досягнення цілей благодійної діяльності.

Також законодавство визначає 15 сфер благодійної діяльності, які можуть використовуватись благодійними організаціями. Це допомога ЗСУ, освіта, охорона здоров’я, права людини та громадянина тощо.

Отримати благодійну допомогу можуть як фізичні, так і юридичні особи, в тому числі органи державної влади та місцевого самоврядування, а надання благодійної допомоги здійснюється фізичними або юридичними особами приватного права.

В нашій практиці зазвичай благодійна допомога надається фізичним особам, ЗСУ або іншим військовим підрозділам. Крім цього, благодійна допомога може надаватись комунальним і державним підприємствам чи органам державної влади, або місцевого самоврядування.

Наприклад, досить часто благодійна допомога надається комунальним навчальним закладам, на кшталт школам, інтернатам тощо.

Надання або отримання благодійної допомоги має бути оформлене належним чином та задокументоване, про що ми більш детально розкажемо нижче.

Цікаво: Набуття статусу волонтерської організації в Україні

Документи для підтвердження надання благодійної допомоги

Надання та отримання благодійної допомоги рекомендуємо підтверджувати документально, з метою уникнення ризиків перевірок від контролюючих органів та забезпечення механізмів прозорості в роботі благодійної організації.

Базовою конструкцією, яка працює для надання благодійної допомоги є Договір та акт приймання-передачі.

Договір укладається в письмовій формі та повинен містити інформацію про майно, яке передається, та ціль передачі майна. Зазвичай, благодійні організації додатково до договору надають лист-запит отримувача (бенефіціара) благодійної допомоги. 

Досить часто до нас приходять клієнти тоді, коли благодійні організації звертаються до юридичних та фізичних осіб із запитом на отримання допомоги з подальшою її передачею отримувачу. Допомога може надаватись майном або коштами, в тому числі коштами на придбання майна. Важливо ретельно проаналізувати договір та визначити механізми контролю над передачею благодійної допомоги кінцевому отримувачу (бенефіціару).

Акт приймання-передачі благодійної допомоги є документом, який підтверджує передання допомоги від одної сторони до іншої. В Акті рекомендуємо детально вказати, яка допомога надається, опис майна, кількість та вартість майна (якщо можливо встановити) та реквізити сторін.

Тобто, класичний випадок – це Договір, акт та запит на отримання благодійної допомоги.

Договір може бути укладений також в електронній формі. Крім договору варто підтвердити надання благодійної допомоги (можна випискою з банку).

Коли потрібно застосовувати договори й акти при зарахуванні благодійної допомоги?

В більшості випадків договір та акт будуть взаємодоповнюючими документами, які застосовуються під час передачі або отримання благодійної допомоги.

Існує думка, що договір та акт не потрібен для надання благодійної допомоги. Однак, працюючи з благодійними організаціями, з практики ми рекомендуємо документально оформити передачу благодійної допомоги, оскільки в такому випадку, благодійна організація в будь-який момент може підтвердити рух коштів або майна, як перед контролюючими органами, так і перед власними донорами.

Проте часто неможливо укласти договір про надання благодійної допомоги з тих чи інших причин. В таких випадках рекомендуємо підписати хоча б Акт, зробити фото- та відеофіксацію передачі благодійної допомоги. Такі ситуації виникають, наприклад, з передачею благодійної допомоги на користь ЗСУ, чи для великої кількості людей, коли неможливо проконтролювати сам факт передачі.

Одна з наших благодійних організацій зібрала кошти та створила проєкт для передачі продуктів великій кількості людей. При цьому передачу продуктів будуть здійснювати безпосередньо волонтери організації. Ми розуміємо, що підписувати договір з кожним отримувачем продуктів є неможливо в таких обставинах, тому було прийнято рішення створити акт в формі списку, в якому кожен отримувач благодійної допомоги проставить свої контактні дані, ПІБ та підпис про отримання допомоги. Також, організували фото- та відеофіксацію.

Тому, якщо благодійна організація з об’єктивних причин не може укласти договір, потрібно забезпечити укладання хоча б акту та обов'язково зафіксувати передачу благодійної допомоги.

Цікаво: Як вести облік витрат неприбуткових організацій?

Яка відповідальність передбачена за відсутність необхідних документів в благодійному фонді?

• Відповідальність за відсутність документів, які підтверджують операції

Благодійна організація є юридичною особою, а, отже, повинна вести бухгалтерський облік. Відповідно до вимог Податкового кодексу України, юридичні особи повинні вести облік доходів та витрат на підставі первинних документів. Відсутність первинних документів може бути підставою для накладання штрафу в розмірі 1020 гривень.

• Адміністративна відповідальність

Відсутність податкового обліку, порушення керівниками та іншими посадовими особами підприємств, установ, організацій встановленого законом порядку ведення податкового обліку тягне за собою відповідальність в розмірі 85-170 грн та 170-255 грн за повторне порушення протягом року.

• Уникнення кримінальної відповідальності

В березні 2022 року Кримінальний кодекс України був доповнений нормою про незаконне використання з метою отримання прибутку гуманітарної допомоги, благодійних пожертв або безоплатної допомоги. 

В нашій практиці, ми не мали справу і  не працюємо з такими благодійними організаціями, але в будь-якому разі, з метою уникнення проблем із передачею благодійної допомоги, рекомендуємо забезпечити документальне підтвердження вашої діяльності. 

Наразі наша компанія пропонує свої послуги неприбутковим організаціям. Серед наших послуг є як підготовка базового пакета документів для роботи благодійного фонду, так і постійний абонентський супровід команди юриста та бухгалтера, які візьмуть турботу про вірне оформлення подібних операцій на себе.

Вартість послуг для неприбуткових організацій можна дізнатися тут.

Також шукайте за посиланням більше інформації про роботу благодійних організацій в Україні.