Документи для закладу охорони здоров'я: чому це так важливо?

Наші клієнти – це не тільки медичні центри з багаторічним досвідом, а і новачки в царині медичних послуг. З деякими ми співпрацюємо роками, дехто приходить до нас з конкретним запитом на допомогу. Але для всіх наших клієнтів ми дотримуємось найвищих стандартів у наданні наших послуг.

Заклад охорони здоров'я, як і будь-який інший суб'єкт господарювання, зобов'язаний відповідно до норм законодавства України вести документування своєї діяльності.

Так, цю роботу не дуже люблять. Більшість не розуміє значення і значущість всіх тих стосів паперів, що необхідно мати в ЗОЗ, багато наших клієнтів запитують: а якщо ми не будемо вести жодної документації, що нам буде?

Позбавлення ліцензії? “Ми відкриємо нове ТОВ/ФОП і отримаємо нову ліцензію” – чуємо від декого, і так це абсолютно не заборонено і можливо. Проте це – витрати вашого часу та коштів, а також ризик для вашої репутації як медичного закладу.

Наша команда дотична до того, щоб ми жили в правовій державі, і ми дбаємо не тільки про захист ЗОЗ, але лікарів та пацієнтів.

Отже, якщо ви відповідальний власник МЦ і бережете свою ділову репутацію, то ви будете мати всі необхідні документи для діяльності вашого закладу. І найголовніше, саме правильно і вчасно оформлені документи захистять і ваш заклад, і вашого лікаря від безпідставних посягань як з боку пацієнтів, так і з боку різних організацій, у т.ч. контролюючих органів.

Наша компанія розробляє пакети документації для медичних центрів в залежності від їх спеціалізації, схеми роботи, та умовного рівня захисту, який клієнт бажає отримати.

Поговоримо про документацію, яка має бути у будь-якого медичного центру в Україні.

Цікаво: Як захистити медичний центр від скарг пацієнтів під час війни?

Типи документації, яка має бути у медичному центрі

Якщо ви ТОВ або ФОП, і маєте найманих працівників, то всю вашу документацію, яка повинна бути у вас обов'язково, можна розділити на декілька розділів, а саме:

• Управління закладом охорони здоров'я; уставні документи, основні положення, накази тощо;
• Трудові відносини та кадрові питання: накази, посадові інструкції, журнали;
• Організація відносин з пацієнтом та куточок споживача: порядки, правила, положення, акти, стандарти, маршрути;
• Якість медичного обслуговування: положення, журнали, порядки;
• Організація медсестринського процесу: накази, плани, журнали, стандарти;
• Інфекційний контроль: накази, положення;
• Охорона праці: положення, інструкції, журнали, плани;
• Захист від зараження ВІЛ-Інфекцією: накази, договори про співробітництво, НПА з ВІЛ, правила, положення;
• Організація роботи з лікарськими засобами: накази, положення, порядки і журнали, звіти;
• Метрологічне забезпечення: накази, журнали, переліки ЗВТ;
• Медична документація: форми, щоденники, звіти, журнали.

Перелік вражає, і наша команда легко допоможе розробити та затвердити як мінімально необхідний документ для організації роботи закладу, так і повний пакет “під ключ”, адже це не тільки про ділову репутацію – це про безпеку і відповідальність. 

Ще з університетської лави майбутніх лікарів вчать, що документи ви пишете не для пацієнтів, а для прокурора.

Цікаво: Робота приватного медичного бізнесу з НСЗУ та ЕСОЗ

Які мають бути документи у медичному центрі для захисту лікарів?

Всі ми хочемо мати якісь гарантії. 

Пацієнт – гарантію якісної медичної допомоги, власник – гарантію отримання прибутку, лікар – гарантію відсутності претензій як зі сторони керівництва, так і зі сторони пацієнтів. 

Коли лікар приходить на роботу, його повинні офіційно прийняти на роботу відповідним наказом або укладеним договором. Його необхідно ознайомити з Колективним договором, ПВТР, надати для підпису та ознайомлення посадову інструкцію. Лікар повинен пройти вступний і первинний інструктаж з питань охорони праці. Також, потрібно зафіксувати, що лікар ознайомлений з тими клінічними протоколами, з якими працює клініка, і з якими буде працювати лікар.

Проходження вказаних процедур – це про гарантії та захист від незаконного звільнення та претензій щодо відсутності кваліфікації.

Але є ще документи, які убезпечують лікаря від скарг пацієнтів та їх родичів. Давайте коротко  розберемось що може убезпечити лікаря від претензій. Отже:

• лікар повинен вести всю медичну документацію, яка передбачена відповідними наказами МОЗ; 
• лікар зобов'язаний контролювати процес проставлення підпису пацієнтом власноруч на інформованій добровільній згоді, на повідомленні про обробку персональних даних, в карті стаціонарного хворого;
• особливу увагу лікар повинен приділяти заповненню відповідних форм медичної документації, де зазначається зібраний анамнез, наявні хронічні захворювання, перенесенні оперативні втручання тощо.

Які мають бути документи у МЦ, якщо ви плануєте акредитацію закладу?

Що ви можете робити, якщо отримаєте акредитацію:

• переривання вагітності, як медикаментозне, так і хірургічне;
• навчання інтернів;
• клінічні дослідження;
• репродуктивні технології.

Документи, що потрібно подати до заяви про проходження акредитації:

• Копія положення (статуту) МЦ; 
• Копія документа, що підтверджує речові права на нерухоме майно, в якому розташований МЦ;
• Або копія договору оренди або іншого договору, що надає право користування об'єктом;
• Копії документів, що підтверджують право володіння або користування обладнанням;
• Затверджена структура МЦ;
• Звіт про медичні кадри;
• Результати аналізу діяльності закладу щодо якості медичної допомоги та/або фармацевтичної діяльності та критерії її оцінки.

Наказом МОЗ №142 затверджені стандарти акредитації закладів охорони здоров'я, які визначають конкретний перелік документів, що має бути в МЦ для проходження процедури акредитації. Стандарт містить 25 розділів, які повинні бути.

Чим ЗОЗ загрожує відсутність тих чи інших документів?

Для того, щоб отримати ліцензію, ви вже мусите мати мінімальний пакет документів, таких як: 

• уставні документи;
• накази про створення МЦ;
• накази на працевлаштування керівництва;
• МТБ;
• перелік лікарів, по заявленим вами спеціальностям, для яких потрібно оформити накази про прийняття, посадові інструкції, провести з ними відповідні інструктажі з охорони праці.

Штрафи за порушення у сфері трудового законодавства варіюються від 68,00 грн. до 201 000,00. Тобто один не оформлений належним чином працівник – це 67 000,00 грн. і це також про документацію.

За порушення у сфері охорони праці штраф для юридичної особи чи ФОП складає до 5% середньої заробітної плати за минулий звітний рік.

Порушення у сфері захисту персональних даних може призвести до позапланових перевірок, накладення адмінштрафів та можливості втрати ліцензії.

Недотримання ліцензійних вимог на наркотичні засоби та прекурсори може закінчитись не тільки штрафами, втратою ліцензії, але і реальними кримінальними справами і вироками.

Недотримання ліцензійних вимог може мати наслідком позапланові перевірки та втрату ліцензії.

Якщо ви прийняли рішення отримати акредитаційний сертифікат, то тут без стосів документів вам не обійтись, адже акредитаційні комісії, дуже ретельно перевіряють саме наявність всіх документів з переліку, що встановлений наказом МОЗ №142.

Ведення медичної документації на належному рівні, інформування пацієнта про процедури та маніпуляції, отримання від пацієнта на все це згоди, може зберегти вам як кошти, так і репутацію.

Цікаво: Посадова інструкція медичного директора в Україні

А як на практиці?

В нашій практиці були випадки звернення пацієнтів, які отримали неякісні медичні послуги за юридичною допомогою, і справи закінчувались на сторону пацієнтів, адже медичний заклад не вів належної документації, не реагував на письмові  скарги пацієнтів. І результатом були не тільки сплата досить суттєвих сум компенсації, але і позапланові перевірки з відповідними наслідками.

Ведення лікарем медичної документації убезпечує лікаря від претензій, а ведення документації медичним центром – від претензій зі сторони як пацієнтів, так і працівників. 

Нещодавно до нашого клієнта звернулись пацієнти зі скаргою на неналежно отримані медичні послуги, для відшкодування чималих збитків. Але в процесі з'ясування всіх обставин, за наявності заздалегідь створених форм ведення документації, пацієнти змушені були відкликати скаргу. В цьому випадку виявилося, що саме недотримання приписів лікаря призвели до певних негативних наслідків для пацієнта.

Підписані необхідні документи убезпечують ЗОЗ і від витоку конфіденційної інформації, і від втрати клієнтської бази.

В практиці наших спеціалістів колись був наступний випадок: адвокат, який супроводжував маленьку стоматологію, і при цьому отримував там послуги з стоматологічних послуг, отримав дзвінок від іншої стоматології, яка запропонувала їй послуги, знаючи всі нюанси стану здоров'я адвоката. На питання, а як ви отримали таку інформацію, вона отримала відповідь, що до них прийшов лікар зі своєю базою клієнтів, яка у нього була у власному стоматологічному кабінеті. 

Закінчилось це не дуже приємно для лікаря, адже ним на попередньому місці роботи були укладені відповідні договори про нерозголошення конфіденційної інформації, в яку якраз і входила клієнтська база. Лікар був змушений заплатити досить суттєвий штраф, що був передбачений цим договором.

Наша компанія надає всебічний супровід для медичних закладів в Україні, в тому числі і розробку пакетів документів як на старті, так і в процесі роботи закладу. Серед наших послуг:

• планування та реєстрація медичних центрів в Україні;
• отримання ліцензій та інших дозволів для старту медичної діяльності;
• розробка технічної документації для медичних закладів;
• розробка шаблонів договорів з пацієнтами, контрагентами;
• розробка форм, необхідних для роботи медичного закладу;
• проведення тренінгів з персоналом, в тому числі як себе вести з незадоволеним пацієнтом, надання алгоритму дій;
• допомога з організацією роботи медичного центру у воєнний період;
• зберігання документів медичного центру у адвоката тощо.

Вартість послуг можна дізнатися тут.

Якщо ви хочете подбати про захист вашого закладу – звертайтесь до нас!