Які документи потрібні для акредитації представництва неурядової організації в Україні?

Акредитація (або державна реєстрація) представництва іноземної неурядової організації (далі - Представництво) є досить складним та тривалим процесом, оскільки підготовка документів та їх подача для акредитації потребують уважності та знання процедури.

Нагадаємо, що представництво іноземної неурядової організації не має статусу юридичної особи в Україні. Це значить, що представництво діє за, та від імені материнської організації, в межах повноважень, які визначені положенням (статутом) Представництва (за його наявності) та/або довіреності голови Представництва. 

Реєстрація Представництва - одна із послуг, що надається нашою компанією. Сьогодні ми поговоримо про такий важливий етап процедури, як збір потрібних для акредитації документів. Що це за документи, які правила їх підготовки - читайте далі в тексті.

Цікаво: Етапи акредитації іноземної неурядової організації в Україні

Які документи потрібні для акредитації представництва іноземної неурядової організації?

Перелік документів для реєстрації Представництва зазначений в ст.22 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань.

Зокрема для акредитації Представництва знадобиться:

1. Заява про державну реєстрацію (акредитацію) представництва встановленої форми.

Заяву підписує керівник або інша особа по довіреності від материнської організації. 

Якщо заява та пакет документів направляються для реєстрації поштою, підпис керівника засвідчується нотаріально.

2. Копія документа, наприклад, свідоцтво, виписка або інший аналогічний документ, що виданий уповноваженим органом  іноземної держави та підтверджує реєстрацію іноземної неурядової організації.

В кожній країні є свій варіант такого документа. Наприклад, в Угорщині та Польщі це буде витяг з судового реєстру, в деяких кантонах Швейцарії - витяг з корпоративного реєстру.

В будь-якому разі, вищевказаний документ повинен містити відомості про найменування материнської організації, її місцезнаходження, ідентифікаційний код та керівника чи органи управління. Зазвичай реєстри додатково містять інформацію про вид діяльності, звітність тощо.

3. Копія установчих документів іноземної неурядової організації – статут, положення і т.д.

Важливо! Установчі документи повинні передбачати право відповідного органу управління материнської організації на створення Представництва.

Якщо по статуту рішення створення відокремленого підрозділу приймають учасники організації, а не рада директорів (або інший колегіальний орган), саме протокол/рішення зборів учасників потрібен для проведення акредитації.

4. Рішення уповноваженого органу іноземної неурядової організації про утворення відокремленого підрозділу іноземної неурядової організації, представництва, філії іноземної благодійної організації та призначення його керівника.

При цьому потрібно дотримуватись декількох правил:

• Рішення має бути видане в межах повноважень;
• Найменування Представництва повинно відповідати найменуванню материнської організації;
• Рішення повинно визначати керівника представництва;
• Рішення не може бути видане пізніше за довіреність на керівника.

5. Установчий документ (статут, положення) відокремленого підрозділу, представництва, філії (якщо наявність установчого документа (статуту, положення) передбачена рішенням про утворення відокремленого підрозділу, представництва, філії).

Цей документ не є обов’язковим і на практиці фактично не використовується. 

6. Довіреність на ім’я керівника Представництва.

Довіреність повинна містити максимально широкий пакет повноважень для керівника. 

7.   Квитанція про сплату адміністративного збору.

Станом на 01 січня 2023 року адміністративний збір складає 752 грн.

Однак, Мін'юст може звільнити від сплати адмін.збору при реєстрації Представництва організації, предметом діяльності якої є надання допомоги Збройним Силам, іншим військовим формуванням, правоохоронним (спеціальним) органам, органам цивільного захисту, добровольчим формуванням територіальних громад, іншим особам, які забезпечують національну безпеку і оборону, відсіч і стримування збройної агресії іноземної держави, а також особам, які постраждали чи можуть постраждати від такої збройної агресії.

8. Структура власності за формою та змістом, визначеними відповідно до законодавства. 

Структура власності повинна включати в себе схематичне зображення зв'язків між організацією, її засновниками та особами, які прямо або опосередковано здійснюють вплив на організацію. Структуру власності ми підготуємо на основі даних та документів, що надаються клієнтом. 

9. Витяг, виписка чи інший документ з торговельного, банківського, судового реєстру, що підтверджує реєстрацію юридичної особи-нерезидента в країні її місцезнаходження.

10. Нотаріально засвідчена копія документа, що посвідчує особу, яка є кінцевим бенефіціарним власником юридичної особи.

11. Довіреність на юристів нашої компанії.

Зауважимо, що документи 2-6 та 9-11 з вищезазначеного списку повинні бути завірені нотаріально, апостильовані або легалізовані з перекладом на українську мову.

Документи 8-11 під час дії воєнного стану можуть не вимагатись Мін'юстом відповідно до Постанови КМУ №209.Однак під час планування акредитації радимо перевірити чи не вносились зміни до вищевказаної Постанови.

Цікаво: Основні правила акредитації неурядової іноземної організації в Україні

Основні вимоги до оформлюваних документів представництва неурядової організації

Вимоги до форми документів.

Всі документи від материнської організації повинні бути завірені нотаріально, легалізовані або апостильовані з перекладом на українську мову, із засвідченням вірності перекладу або нотаріальним завіренням підпису перекладача.

Переклад документів на українську мову з нотаріальним завіренням підпису перекладача ми підготуємо в Україні. Однак легалізувати документи або апостилювати потрібно в країні місцезнаходження материнської організації.

Найпростіше – апостилювати документи. Зазвичай апостилювання займає не більше 7 робочих днів (залежно від країни). Проте апостиль поширюється тільки на країни, які приєднались до Гаазької конвенції 1961 року.

Вимоги до змісту документів.

Всі документи, які створюються материнською організацією, повинні містити інформацію, яка необхідна для акредитації Представництва. Наприклад, Рішення про створення Представництва повинне містити інформацію про назву, керівника та бути оформлено відповідно до чинного законодавства в межах повноважень.

Довіреність на керівника Представництва повинна передбачати всі необхідні повноваження для діяльності на території України. Довіреність має максимально широко надавати повноваження керівнику Представництва.

Наявність будь-яких невідповідностей в документах від материнської організації може бути підставою для відмови в акредитації Представництва.

В нашій практиці довелось працювати з відмовою в реєстрації у зв’язку з різним перекладом назви материнської організації в Рішенні та в установчих документах. Невідповідність виникла через роботу над документами різних перекладачів, і така невідповідність була суто технічна (стандарти перекладу дозволяли обидва варіанти), однак клієнт отримав відмову, а після виправлення невідповідності, представництво було кредитоване.

Тобто документи за формою та змістом повинні відповідати вимогам законодавства України. Саме для цього юристи залучаються до акредитації на старті роботи.

Наші юристи рекомендують:

• Під час перекладу документів материнської організації зробити декілька нотаріальних копій для банку та податкової.
• Перевірити документи від материнської організації до їх підписання та виправити невідповідності, якщо вони існують. Зауважте, що правова система та вимоги до документів можуть відрізнятись в Україні та в інших країнах.
• Якщо в країні резидентства материнської організації не виникає проблем з формою документів, краще підготувати документи у форматі, до якого звик український Мін'юст.
• Якщо ви сумніваєтесь в правильності документів, ви можете проконсультуватись з Мін'юстом. Наша команда це робить в процесі підготовки документів.
• Перед акредитацією перевірте законодавство. Будь-яка зміна вимоги до документа, строків і т.д. можуть призвести до відмови. Тому краще все перевірити заздалегідь.

Якщо ви бажаєте знайти надійного помічника для акредитації організації в Україні - звертайтесь до нас. 

В першу чергу ми розглянемо ваші цілі діяльності в Україні та порадимо оптимальну форму старту діяльності - не у всіх випадках це буде акредитація. 

Якщо ж ви плануєте саме акредитацію - ми супроводимо весь процес в Україні.

Вартість наших послуг можна дізнатися тут.