Розрахунки готівкою в неприбуткових організаціях: як прийняти готівку на баланс організації?

Однією з форм надходжень коштів в неприбуткові організації є готівка. Часто засновники неприбуткових організацій помилково вважають готівкові розрахунки простішими за отримання фінансування на розрахунковий рахунок.

В даній статті ми розкажемо про нюанси обліку готівки та основні обмеження, з якими може зіткнутися неприбутківець при роботі з готівкою.

Якщо ви бажаєте зрозуміти не як це зробити, а хто може організувати для вас подібну роботу без проблем - звертайтесь до наших спеціалістів.

Цікаво: Як відкрити рахунок для благодійного фонду в Україні?

З чого неприбутковій організації почати організацію роботи з готівкою?

Правила поводження з готівкою визначаються касовою дисципліною організації, яка регулюється нормативами та положеннями Національного банку України.

Примітка. Переважна частина правил касової дисципліни однакові як для комерційної організації, так і для неприбутківців. Про відмінності ми розповімо нижче.

Для отримання готівкових коштів неприбуткова організація повинна:

1. Розробити Положення про касову дисципліну та Порядок роботи (отримання/видача) з готівковими коштами.

2. Облаштувати місце роботи касира (закрите приміщення з сейфом).

3. Призначити касира або відповідальну особу за касову дисципліну (дану функцію може виконувати керівник організації або інша уповноважена особа).

4. Підписати договір повної матеріальної відповідальності з касиром.

5. Визначити ліміт залишку готівки в касі.

Цікаво: Договір та акт, чи як підтвердити отримання благодійної допомоги у документах фонду?

Як правильно оприбуткувати готівку якщо це надходження до благодійної чи громадської організації?

Неприбуткова організація може отримувати готівкові кошти у вигляді:

• членських внесків;
• благодійної допомоги;
• пожертвувань;
• надходження від продажу товарів або послуг.

Важливо! Всі можливі джерела надходження коштів повинні бути зафіксовані в Статуті організації.

Оприбуткування готівки в касу здійснюється на підставі Прибуткового касового ордера, в якому зазначається наступна інформація:

• реєстраційні дані неприбуткової організації;
• хто передає готівку неприбутковій організації (ПІБ);
• підстава (наприклад, благодійна допомога або пожертвування);
• сума отриманої готівки.

Важливо! Оприбуткування готівки та оформлення Прибуткового ордеру здійснюється в момент отримання готівки від благодійника. Відповідальність за формування касових документів покладена на касира, а у разі його відсутності в штаті - на директора або голову фонду.

Примітка. Якщо ви плануєте використати готівкову благодійну допомогу на статутні витрати в день її отримання, в першу чергу потрібно оприбуткувати кошти за допомогою оформлення Прибуткового ордеру. В момент використання коштів - оформляється Видатковий ордер, який підтверджує передачу коштів підзвітній особі.

Як ми раніше зазначали, організація повинна визначити ліміт залишку готівки в касі. Це сума готівкових коштів, більше якої організація не має права тримати в касі.

Сума понад ліміт, не пізніше ранку наступного дня повинна бути передана в банк для зарахування на розрахунковий рахунок організації.

Як визначається ліміт каси?

1. Для новостворених організацій ліміт каси визначається емпіричним методом.

2. Для організацій, діючих більше 3-х місяців, ліміт визначається на підставі середньоденного надходження коштів за останні 3 місяці.

Виняток: Релігійним організаціям, які не здійснюють виробничої або іншого виду підприємницької діяльності, ліміт каси та строки здавання готівки не встановлюються.

Передача готівки в банк фіксується Видатковим касовим ордером. Інформація про Прибуткові і Видаткові касові ордери вноситься до касової книги організації.

Цікаво: Бухгалтерська та інша звітність благодійних фондів в Україні

Коли можна не здавати готівку в банк?

Готівку в банк можна не здавати:

• в дні виплати заробітної плати (якщо заробітна плата виплачується готівкою);
• якщо готівкові кошти плануються використовуватись для компенсації витрат на відрядження або інших підзвітних сум.

Важливо! Готівкові кошти, які організація отримує в скриньки пожертвувань підлягають оприбуткуванню в касу по аналогії зі звичайною готівкою. Відмінність - в Прибутковому касовому ордері вноситься інформація (ПІБ) не фізичної особи, а найменування і місцезнаходження скриньки пожертвування.

Цікаво: Набуття статусу волонтерської організації в Україні

Чи потрібно застосовувати РРО для відображення надходження готівки в касу неприбутківця?

Ні, якщо ви оприбутковуєте вступні, членські, благодійні внески або пожертвування.

Виняток: У випадку, якщо ви здійснюєте продаж товарів/послуг (з метою подальшого використання прибутку для досягнення статутних цілей), то виникає обов’язок застосування РРО.

Готівкові обмеження

При здійсненні готівкових розрахунків діють сумові обмеження. Протягом дня неприбуткова організація може прийняти (одним або кількома платіжними документами) суму не більше:

• 50 тис.грн - від фізичної особи;
• 10 тис.грн - від юридичної особи або ФОП.

Примітка: кількість фізичних або юридичних осіб, від яких можна отримати благодійну допомогу у вигляді готівки не обмежується.

Виняток: Денне обмеження сумових розрахунків не розповсюджується на надходження у вигляді добровільних пожертвувань та благодійної допомоги.

Як обліковувати надходження готівки у валюті?

Відповідно до чинного законодавства, розрахунковою валютою на території України є гривня. Приймання внесків, пожертвувань та іншої допомоги у вигляді валютної готівки на території України - заборонено.

Як же вийти з даної ситуації, щоб не втратити фінансування від благодійника, який хоче зробити внесок у вигляді валютної готівки?  

В залежності від ситуації, наші фахівці можуть запропонувати наступні шляхи:

1) Благодійник - резидент України

• попросити благодійника зробити обмін валюти і внести в касу гривневий еквівалент коштів.

2) Благодійник - нерезидент України

• оприбуткувати кошти в касу на підставі прибуткового ордера;
• скласти акт про оприбуткування до каси коштів у разі внесення коштів юридичною особою-резидентом на власний рахунок;
• передати валюту в банківську установу для зарахування коштів через розподільчий рахунок.

Важливо! Українським законодавством передбачено штрафи за порушення касової дисципліни:

• Порушення строків здачі готівки в банк - від 289 грн до 1496 грн.
• Перевищення суми граничних розрахунків готівкою - перше порушення від 1700 до 3400 грн.;  повторне порушення  від 8500 до 17000 грн.
• Порушення порядку ведення готівкових розрахунків - перше порушення від 1700 до 3400 грн.;  повторне порушення  від 8500 до 17000 грн.

Ну і звісно, ведення невірного обліку та питання з боку контролюючих органів щодо порядку отримання чи використання коштів можуть стати причиною втрати статусу неприбутковості.

Складні питання роботи з готівкою, ведення обліку, отримання різних типів допомоги та розпорядження коштами організації можна намагатися вирішити самостійно, з урахуванням всіх ризиків, а можна доручити спеціалістам з досвідом та не хвилюватися про це.

Наша компанія не тільки допомагає створити неприбуткові організації з різними структурами, але є надає юридичні та бухгалтерські послуги для їх подальшої активності в Україні. Серед наших послуг:

• консультування щодо будь-яких питань ведення благодійної чи громадської діяльності в Україні;
• бухгалтерський, кадровий супровід для неприбуткових організацій;
• відкриття та обслуговування рахунків для неприбуткових організацій;
• розробка базових пакетів документів, що потрібні для благодійних та громадських організацій в роботі;
• подання звітності по роботі організації;
• допомога з організацією роботи з персоналом та волонтерами, включаючи іноземних волонтерів тощо.

Вартість наших послуг можна дізнатися тут.

Не ризикуйте, звертайтесь до нас! Отримайте можливість зосередитись на своїй діяльності, а не на юридичних питаннях.