Особливості завірення документів іноземного партнера

Згідно ліцензійних умов, які регулюють діяльність з посередництва у працевлаштуванні за кордоном, для отримання відповідної ліцензії потрібно подати до органу ліцензування, серед інших, документи про іноземного партнера. Що це за документи, ми розглянемо в цьому матеріалі.

Підпункт 2 пункту 4 вищезазначених ліцумов: копія документа про реєстрацію іноземного суб’єкта господарювання у його країні. Таким документом, як правило, є витяг із торгового, судового чи іншого реєстру, у якому ведеться облік суб’єктів господарювання відповідної країни. У багатьох країнах практикується проста роздруківка з інтернету. Проте для цілей отримання ліцензії такий документ не підійде. Він повинен бути завірений органом, який його видав. У деяких країнах, наприклад, в Польщі, витяг із судового реєстру може видати нотаріус та завірити його своєю печаткою. Бажано, щоб документ про реєстрацію іноземного партнера містив повну інформацію про нього: місцезнаходження, ім’я керівника, види господарської діяльності. Після початку роботи ми надаємо нашим клієнтам детальну інструкцію зі сканами реєстраційних документів країн, з якими вже працювали. Тож нашому клієнту залишається просто знайти відповідну країну у списку. Якщо його країни немає, він бачить багато прикладів, що значно спрощує отримання реєстраційного документу.

Підпункт 3 пункту 4 ліцензійних умов: копія дозволу (ліцензії) на працевлаштування іноземних громадян. Йдеться про дозвіл працевлаштовувати іноземних громадян до себе на роботу, виданий кінцевому роботодавцю (іноземному партнеру) урядом його держави. Копія даного документу подається лише у випадках, коли законодавством країни працевлаштування наявність такого дозволу є обов’язковою. У багатьох країнах для прийняття іноземців на роботу не потрібно отримувати жодних дозволів. Тому про цей момент слід поцікавитись у свого контрагента перед початком співпраці.

Підпункт 4 пункту 4 ліцензійних умов: документ (його копія або витяг з нього) іноземного суб’єкта господарювання про види його діяльності. Такий документ не подається, якщо у документі про реєстрацію є інформація про види діяльності.

Підпункт 5 пункту 4 ліцензійних умов: копія дозволу (ліцензії) на посередницьку діяльність із працевлаштування іноземних громадян, виданого посередникові, якщо наявність такого документу передбачена законодавством країни працевлаштування. Копія даного документу подається лише у випадку, якщо український посередник (ліцензіат) збирається працювати з таким самим іноземним посередником, яким є сам. Якщо працевлаштування українських громадян планується безпосередньо до кінцевого роботодавця, даний документ не подається.

Порядок завірення всіх вищеперерахованих документів залежить від країни, де зареєстрований іноземний партнер та кінцевий роботодавець (якщо це не одна і та ж особа). Документи переважної більшості країн завіряються шляхом проставлення апостилю. Що таке апостиль і як він виглядає. Апостилюються документи країн-учасниць Гаазької конвенції від 1961 року. З моменту її підписання до неї ледь не щороку приєднуються все нові країни.

Крім того, Україна має договори з рядом країн про відмову від легалізації документів. Зокрема, це країни пострадянського простору, а також Польща, Чехія, Угорщина. Документи цих країн навіть не потребують проставлення апостилю. Достатньо печатки органу, який видав ці документи, або нотаріального завірення.

Ну а з країнами, з якими Україна не має договорів про взаємне визнання документів і які не приєдналися до Гаагської конвенції, документообіг регулюється Віденською конвенцією «Про консульські зносини» 1963 року. Дана конвенція встановлює порядок легалізації документів. Легалізація – це досить складна і багатоетапна процедура підтвердження дійсності документів.

Таким чином, надаючи іноземному партнеру запит на отримання від нього документів, зазначених у підпунктах 2-5 ліцензійних умов, слід враховувати особливості взаємовідносин України з країною реєстрації іноземного партнера і просити його не лише надати ці документи, а й належним чином їх завірити у своїй країні.

Ліцензійними умовами також передбачена подача документів, перелік яких наведений нижче.

Підпункт 6 пункту 4 ліцензійних умов: інформація, завірена іноземним роботодавцем, про перелік суден, якими він володіє та/або екіпажами яких керує. Подається лише у випадку працевлаштування на судна. Така інформація може бути подана у вигляді довідки, викладеної одночасно двома мовами – в дві колонки (наявність українського варіанту – обов’язково). У разі подачі даної інформації у вигляді двомовного документу його не потрібно буде перекладати на українську мову. Даний документ також не підлягає нотаріальному завіренню, апостилюванню, легалізації.

Підпункт 7 пункту 4 ліцензійних умов: копія колективного договору, договорів із професійними об’єднаннями (профспілками) або довідка про відсутність таких договорів. У переважній більшості випадків кінцевий роботодавець не має ні колективного договору, ні договорів із профспілковими організаціями. Тому подається довідка про відсутність таких договорів. Як і документ, зазначений в підпункті 6, вона може бути викладена двома мовами і завірена лише самим іноземним суб’єктом господарювання.

Підпункт 8 пункту 4 ліцензійних умов: копія зовнішньоекономічного договору з іноземним партнером та проект трудового договору, завіреного іноземним роботодавцем. При складанні цих документів слід враховувати, що зовнішньоекономічний договір (договір між здобувачем ліцензії і іноземним партнером) повинен відповідати критеріям зовнішньоекономічного контракту. А проект трудового договору має відповідати передусім українському законодавству. Зокрема – Закону України «Про зовнішню трудову міграцію». В проекті трудового договору повинні бути розкриті умови праці, порядок та розмір оплати, надання соціальної допомоги та страхування, порядок репатріації тощо. Саме  тому проекти трудових договорів, які надають іноземні роботодавці, в більшості випадків не підходять для цілей отримання ліцензії. І зовнішньоекономічний договір, і проект трудового договору, можуть бути викладені двома мовами (в дві колонки), не підлягають перекладу, нотаріальному завіренню, апостилюванню і легалізації. Достатньо підписів відповідних сторін (проект трудового договору підписує лише роботодавець).

Сподіваємось, ця стаття додала ясності щодо документів, які необхідно зібрати для отримання ліцензії на посередництво у працевлаштуванні. Але слід пам'ятати, що для цього потрібно забезпечити не тільки повний комплект необхідних документів, але і правильно викласти їх зміст.

Якщо цей матеріал був вам корисний, просимо поставити оцінку нашій компанії за посиланням.