Перевірка стану військового обліку на підприємстві: як підготуватися до перевірки підприємства ТЦК

На тлі війни зміни в законодавстві щодо мобілізації та обліку військовозобов’язаних набули великого значення для кожного бізнесу, який має у штаті таких працівників. Вже третій рік поспіль нормативні акти, пов’язані з мобілізацією, регулярно оновлюються, що створює нові виклики для підприємців. Особливо це стосується нещодавнього призупинення можливості бронювання військовозобов'язаних через “Дія” до 15 листопада 2024 року, а також отримання статусу критично важливого підприємства (виняток — підприємства, які отримують цей статус через міністерство). 

Мета таких нововведень: проведення аудиту підприємств, що отримали статус критично важливого, а також, оскільки до цього аудиту були залучені ТЦК, перевірити дотримання такими підприємствами Правил ведення військового обліку. Тому правильне ведення військового обліку є важливе не тільки для тих підприємств, які забронювали своїх працівників, але і для тих, хто лише планує це зробити. Крім всього, варто зауважити, що підвищення штрафів за порушення або неналежне ведення обліку суттєво збільшило ризики для роботодавців. 

Навіть за наявності детальних інструкцій, керівники постають перед труднощами в організації військового обліку, і чим далі, тим частіше у керівників компаній виникає все більше питань. Одне з найактуальніших — як підготуватися до перевірки ТЦК? Адже будь-яка помилка може призвести до юридичних наслідків і значних фінансових втрат. Основна причина цих проблем — недостатнє розуміння нюансів військового обліку та часті зміни вимог, які не завжди вчасно й зрозуміло доводять до бізнесу. 

У цій статті ми розповімо про те, як правильно вести військовий облік на підприємстві та як підготуватися до перевірок ТЦК. Ви дізнаєтеся, як ваша компанія може мінімізувати ризики та забезпечити належне ведення військового обліку. І якщо вам потрібна не лише корисна інформація, а й практична підтримка в цьому процесі – ми також розповімо, як саме можемо вам допомогти.

Цікаво: Як вести військовий облік на підприємстві у 2024 році

Підготовка підприємства до стану військового обліку на підприємстві: практичні рекомендації 

Аби уникнути проблем під час перевірки ТЦК, роботодавець повинен суворо дотримуватися порядку ведення військового обліку всіх працівників — як основних – тих, хто працює на основі трудового договору – так і сумісників. Отже, що варто зробити, аби вдало пройти перевірку ТЦК на підприємстві. 

1. Підготувати, підписати і зареєструвати списки персонального військового обліку та відомість оперативного обліку (станом на 01.01.2024). 
2. Призначити/перепризначити відповідальну особу за ведення військового обліку, забезпечити своєчасне подання необхідних повідомлень. Повідомлення подають у 7-денний строк з дати видання відповідного наказу про призначення. Строк рахується в календарних днях (не в робочих!), день видання наказу не враховують. Якщо виявлено, що повідомлення не було подано, то подати його слід якомога скоріше – ніякої спеціальної дати чекати не треба. Також на практиці повідомлення за додатком 1 подають і у випадку припинення виконання обов’язків з ведення військового обліку однією особою і покладання таких обов’язків на іншу особу. Тобто, в цьому випадку звільнення чи увільнення працівника не відбувається, але ТЦК слід повідомити про “заміну” відповідальної особи.
3. Визначити потребу у підвищенні кваліфікації відповідальної особи та встановити їй доплату. Хоча Держпраці роз’яснює, що доплата встановлюється лише у випадку, якщо покладаються додаткові обов’язки з ведення військового обліку, не передбачені посадовою інструкцією, ТЦК часто на практиці розглядає це як імперативну норму. Тому доплата за ведення військового обліку встановлюється для відповідальної особи обов’язково. І під час перевірок ТЦК звертає особливу увагу на наявність цієї доплати та контролює її впровадження.
4. Розмістити Правила військового обліку на видному місці - загальнодоступному стенді чи дошці. Тут зазвичай виникають наступні питання. Чи можна не вивішувати Правила, а надавати для ознайомлення роздруковану версію при прийнятті працівника на роботу? Є ризик, що перевіряючі розцінять це як відсутність Правил ВО “на видному місці в загальнодоступних приміщеннях”, що вважатиметься порушенням, за яке можуть бути застосовані санкції.  Чи можна розмістити Правила ВО тільки на корпоративному сайті? Це можливо тільки в тому випадку, якщо всі працівники, які є призовниками, військовозобов’язаними чи резервістами, працюють дистанційно чи надомно. У інших випадках може виникнути ймовірність, що перевіряючі розцінять це як відсутність Правил ВО “на видному місці в загальнодоступних приміщеннях”. 
5. Затвердити графік звіряння  військово-облікових документів з обліковими даними списків персонального військового обліку.
6. Ознайомити під підпис військовозобов'язаних працівників з Правилами.
7. Перевірити наявність копій військово-облікових документів та їхню актуальність. Необхідно отримати від працівників копії військово-облікових документів та зберігати їх в особових справах і документах підприємства. При цьому, військово-облікові документи в паперовій та електронній формах мають однакову юридичну силу. Однак, якщо ВОД оформлений в електронному вигляді (включно з роздрукованою версією), він обов’язково повинен містити QR-код для зчитування.

Цікаво: Отримати статус критично важливого підприємства та забезпечити бронювання працівників: досвід київської IT-компанії

Як часто відбуваються перевірка стану військового обліку на підприємстві? 

Перевірки територіальних центрів комплектування (ТЦК) на підприємствах можуть бути як плановими, так і позаплановими, і їх частота залежить від певних обставин, пов’язаних з військовою ситуацією та обліком військовозобов'язаних працівників. Позапланові перевірки стану військового обліку на підприємстві ініціюються в ситуаціях, коли на підприємстві працюють заброньовані працівники або військовозобов'язані особи, які отримали мобілізаційні розпорядження. Проте Постанова № 1487 не встановлює чіткої періодичності для таких перевірок, що робить їх непередбачуваними. Це підкреслює важливість підтримання порядку у військовому обліку на підприємстві, оскільки неочікувані перевірки можуть, як ми вже говорили вище, призвести до серйозних наслідків. 

Планові перевірки стану військового обліку на підприємстві, в свою чергу, здійснюються відповідно до заздалегідь затверджених графіків, які формуються на основі розпоряджень,  виданих керівниками районних адміністрацій, адміністрацій в м. Києві, а також міськими головами. Загалом періодичність перевірок ТЦК наступна:

1. щороку – якщо підприємство має заброньованих працівників або якщо працівнику видали мобілізаційне розпорядження;
2. один раз на 4 роки – на інших підприємствах.

Розуміння частоти перевірок є лише частиною підготовки підприємств до взаємодії з ТЦК. Важливо також знати, які документи та процеси стануть предметом контролю під час цих перевірок. 

Що саме перевіряє ТЦК на підприємстві? 

Під час перевірки ТЦК можуть вимагати надання низки документів, які підтверджують правильність ведення військового обліку на підприємстві. Серед основних документів, які підлягають перевірці, є: 

• штатний розпис підприємства, а також наказ про його затвердження;
• наказ керівника про призначення відповідальної особи, її посадову інструкцію;
• наказ про необхідність підвищення кваліфікації відповідальної особи;
• підтвердження відправлення обов'язкових повідомлень до ТЦК;
• списки персонального військового обліку;
• копії військово-облікових документів;
• підтвердження ознайомлення працівників з Правилами;
• графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами;
• відомість оперативного обліку;
• журнал обліку результатів перевірок.

Надання цих документів є важливою частиною перевірки, яку здійснює ТЦК на підприємстві. Окрім того, вони також оцінюють обґрунтованість існуючої броні та кількості заброньованих працівників. Цей процес передбачає перевірку наявності відповідних списків посад і спеціальностей, що підлягають бронюванню. Тут головне – належне оформлення документів, пов’язаних із бронюванням, а також ведення звітної документації, що підтверджує виконання всіх вимог щодо бронювання. 

Найпоширеніші порушення, виявлені під час перевірок ведення військового обліку 

Також, з огляду на досвід підприємств, до яких вже приходило ТЦК, можна виокремити найбільш поширені порушення, які були виявлені під час перевірок стану військового обліку на підприємстві:

• недотримання вимог щодо ведення військового обліку;
• прийом на роботу без пред'явлення військово-облікового документа (в електронній або паперовій версії);
• відсутність призначеної відповідальної особи за ведення військового обліку або документів, що підтверджують її призначення;
• неформування списків персонального військового обліку та відсутність журналу обліку результатів перевірок;
• недостатня обізнаність працівників із правилами ведення військового обліку;
• відсутність оповіщення про явку призовників та військовозобов'язаних до ТЦК.

Безперечно, ці порушення мали негативні наслідки для підприємств. Саме тому ми акцентуємо увагу на тому, що надзвичайно важливо оперативно виявляти та усувати існуючі недоліки у військовому обліку, щоб знизити ризики для компанії.

Дії після перевірки ТЦК: журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку 

Результати перевірки ТЦК фіксуються у спеціальному журналі обліку результатів контролю перевірки військового обліку. У ньому відображають рішення керівника щодо усунення виявлених порушень. Після реалізації всіх необхідних заходів, відповідальна особа за ведення військового обліку робить відповідну позначку про виправлення недоліків. Крім того, протягом 30 календарних днів з моменту отримання результатів перевірки необхідно інформувати керівника ТЦК та СП, який проводив аудит, про вжиті заходи.

Допомога юриста у підготовці до перевірок стану військового обліку на підприємстві 

Юридична компанія "Правова Допомога" пропонує кваліфіковані послуги з організації та належного ведення військового обліку на підприємствах, забезпечуючи дотримання законодавчих вимог та уникнення ризиків, пов'язаних з перевірками ТЦК. 

1. Комплексний аналіз стану військового обліку. Ми проводимо детальний аудит поточного стану військового обліку на підприємстві, перевіряючи документи, забезпечуючи відповідність вимогам. Наш підхід дозволяє виявити можливі порушення або недоліки ще до проведення перевірки ТЦК, що сприяє уникненню штрафів.
2. Оформлення та ведення документації. Наша команда бере на себе весь процес підготовки та ведення документів військового обліку. 
3. Підготовка до перевірок ТЦК. Ми допоможемо вам належним чином підготуватися до перевірки. Окрім перевірки документації, ми проведемо моделювання потенційних питань, які можуть виникнути у ТЦК під час перевірки, та допоможемо уникнути поширених помилок.
4. Усунення порушень після перевірки. Якщо під час перевірки були виявлені порушення, ми допоможемо оперативно усунути їх та захистити інтереси вашого підприємства перед контролюючими органами.
5. Постійний супровід і підтримка. Ми постійно стежимо за змінами в законодавстві та надаємо вашому підприємству актуальну інформацію. Це дозволить завжди бути готовими до перевірок та уникати непередбачених проблем.

Таким чином, співпраця з нами позбавить вас від зайвого клопоту, пов’язаного з організацією військового обліку. Ви зможете зосередитися на основній діяльності, а ми подбаємо про те, аби ваш бізнес дотримувався всіх вимог законодавства і був готовий до будь-яких перевірок.

Не відкладайте на потім — зв’яжіться з нами вже сьогодні, щоб забезпечити впевненість у правильності ведення військового обліку на вашому підприємстві!