Розрахунки корпоративними картками в неприбуткових організаціях: що потрібно знати?

Неприбуткові організації, як і звичайний комерційний бізнес, мають право використовувати різноманітні способи оплат.

Найбільш поширеними на сьогодні є такі способи оплат, як: готівка, перерахування коштів на розрахунковий рахунок, оплата онлайн через платіжну систему або за допомогою електронного гаманця.

Розрахунки готівкою та платежі через розрахунковий рахунок для більшості організацій є стандартною операцією, на відміну від оплат онлайн. 

В даній статті ми розповімо про зручну альтернативу готівці та способи здійснення онлайн оплат неприбутковими організаціями, а саме – про корпоративні картки для неприбуткових організацій.

Що таке корпоративна картка благодійного фонду чи громадської організації?

Корпоративна картка – це засіб здійснення грошових операцій. Простими словами – це звичайна банківська картка з коштами організації, на яку вона (картка) зареєстрована.

В чому перевага використання корпоративної картки?

• власник картки має змогу здійснювати оплати в стаціонарних магазинах, проводити оплату NFC-чипом або онлайн, без потреби мати готівку (власну або видану організацією під звіт);
• відсутня необхідність здійснювати касові операції: отримувати готівку в банку, оприбутковувати її в касу організації, видавати кошти підзвітній особі;
• цілодобовий доступ до коштів та можливість здійснити оплати в будь-який час;
• зручний метод контролю витрат оплачених корпоративними картками та контроль залишків невикористаних/невідзвітованих коштів працівниками організації.

Цікаво: Віртуальний банкінг та фінансовий менеджмент громадських організацій

Які розрахунки може здійснювати неприбуткова організація за допомогою корпоративної картки?

Неприбуткова організація має право здійснювати оплату будь-яких господарських потреб, які відповідають статутній меті організації. Тобто, за допомогою корпоративної картки можна оплачувати будь-які товари і послуги в рамках статутної мети, наприклад:

• купівля товару з метою подальшої передачі його в цілях благодійництва;
• оплата представницьких витрат (офіційні прийоми, культурні програми, та ін.);
• витрати на відрядження;
• господарські товари (канцтовари, оргтехніка, меблі, бензин, та ін.);
• тощо.

Важливо! На корпоративні картки заборонено перераховувати заробітну плату та інші обов’язкові соціальні виплати (відпустка, лікарняні, страхування та ін.).

Цікаво: Звітність громадських організацій в Україні: як приймати фінансування?

Типи корпоративних карток для благодійних фондів чи громадських організацій

Існують 2 найбільш поширені типи корпоративних карток: ключ-картка до рахунку та корпоративна картка працівника / волонтера.

Ключ-картка до рахунку – банківська картка організації, яка видається лише власнику банківського рахунку, який має право першого підпису (зазвичай це директор / голова організації / президент фонду).

Дана корпоративна карта видається власнику в момент відкриття банківського рахунку.

Реквізити корпоративної картки ідентичні реквізитам основного банківського рахунку, відповідно і залишок коштів на ключ-картці дорівнює загальному залишку коштів організації.

Валюта ключ-картки – гривня.

Важливо! Керівнику організації потрібно бути обачним при здійсненні будь-яких онлайн платежів. Чому? Ключ-картка розміщується як в бізнес-кабінеті неприбуткової організації, так і в загальному переліку особистих карток фізичної особи-керівника (в особистому кабінеті керівника). З практики ми мали випадки, коли керівник випадково оплачував власні потреби корпоративною карткою. Такі дії є порушенням правил використання корпоративних коштів. Проте є шлях усунення даної помилки без отримання штрафних санкцій та податкових донарахувань, а саме:

• повернення коштів керівником на розрахунковий рахунок організації;
• складання “пустого” авансового звіту із зазначенням використання та повернення грошових коштів.

Корпоративна картка – банківська картка організації, яка видається працівникам або волонтерам організації.

Для кожної корпоративної картки відкривається індивідуальний розрахунковий рахунок та присвоюється її власник (працівник або волонтер).

Примітка: Всі корпоративні картки прив’язуються до певної юридичної особи. Тобто, якщо працівник звільняється – він не може надалі користуватись даною корпоративною карткою.

Для зарахування коштів на корпоративну картку даного типу, керівнику (або іншій відповідальній особі за здійснення платіжних операцій) необхідно здійснити перерахування коштів з основного рахунку на рахунок певної корпоративної картки.

Валюта корпоративної картки – гривня, євро, долар.

Важливо! Корпоративні картки в доларах і євро відкриваються юридичними особами лише з метою відрядження працівників за кордон. Розрахунки в іноземній валюті на території України – заборонені. 

Цікаво: Як отримати міжнародний грант для української громадської організації?

Документальне підтвердження витрат та звітування по використанню коштів з корпоративної картки

Кошти, які використовуються з корпоративної картки прирівнюються до авансу виданого під звіт.

Важливо! Всі операції здійснені корпоративною карткою повинні мати документальне підтвердження.

Суми використаних і документально не підтверджених коштів підлягають оподаткуванню, як додаткове благо. Здійснюється податкове донарахування 18%ПДФО і 1,5% військового збору з подальшим утриманням їх з оплати праці працівника, який не надав документальне підтвердження.

Більш детально про додаткове благо ми розповідали тут.

Задля уникнення податкових донарахувань власники корпоративних карток повинні протягом 5-ти робочих днів з моменту використання коштів відзвітувати перед організацією.

Які документи включає звіт по використанню корпоративних коштів ?

• авансовий звіт (згідно затвердженої Мінфіном форми на дату звітування);
• чеки, квитанції, рахунки на оплату, видаткові накладні, акти отриманих послуг  та інші документи, які підтверджують фактично понесені витрати.

ТОП 5 запитань про розрахунки корпоративними картками

Чи можна здійснювати оплату реклами, відеоконференцій, поштових розсилок за допомогою корпоративної картки (Meta, Zoom, MailChimp і т.д.)?

Так, дані послуги можна оплачувати гривневою корпоративною карткою. При здійсненні платежу оплата буде конвертуватись по банківському курсу.

Чи можу я здійснити оплату ЗЕД контракту корпоративною карткою або ключ-карткою?

Ні, розрахунки по зовнішньоекономічним контрактам здійснюються на підставі платіжного доручення та пакету документів погодженого банком.

Які наслідки використання коштів з корпоративної картки на власні потреби?

Якщо працівник випадково (не цілеспрямовано) витратив кошти з корпоративної картки на власні потреби, він зобов’язаний повернути кошти на рахунок компанії протягом 3-х банківських днів з моменту виявлення ситуації.

Якщо працівник цілеспрямовано витратив корпоративні кошти і відмовляється їх повертати, організація проводить нарахування додаткового блага в розмірі витрачених корпоративних коштів та утримує з суми витрачених коштів 18% ПДФО та 1,5% Військового збору. Утримані податки виплачуються за рахунок заробітної плати працівника.

Якщо на мою корпоративну картку зарахували кошти чи маю я обмеження в термінах їх використання? Наприклад, використати не пізніше 3-го робочого дня?

Ні, обмежень в термінах використання коштів немає. Зарахування коштів на корпоративну картку не є видачею авансу (підзвітних коштів). Кошти можуть використовуватися в будь-який час, коли виникає потреба. Звітування проводять по фактичному використанню коштів з корпоративної картки.

Чи можу я знімати готівку з корпоративної картки?

Так, корпоративні картки передбачають можливість зняття готівки в банкоматі. Проте, у випадку зняття готівки, можливий термін звітування по використаним коштам скорочується до 3-х робочих днів.

Чи маю право отримувати на корпоративну картку платежі від інших осіб, в тому числі оплату за товар/послуги компанії або благодійні внески/ донати?

Ні, отримання на корпоративну картку працівника / волонтера коштів від продажу товарів / послуг (в т.ч. благодійні внески / донати) – заборонено. Корпоративна картка працівника / волонтера поповнюється лише шляхом зарахування коштів з розрахункового рахунку організації.

Проте, якщо ви хочете отримувати донати на картку, ви можете скористатись даними ключ-картки, якою володіє керівник. В такому випадку, кошти зараховуються на розрахунковий рахунок організації.

Як отримати корпоративну картку для БФ чи ГО?

Отримати корпоративну картку досить просто. Головна умова – мати відкритий рахунок неприбуткової організації у банківській установі. Такі рахунки ми допомагаємо відкривати при реєстрації неприбуткових установ.

Корпоративні картки типу “ключ-картка” видаються директору при відкритті банківського рахунку. Проте, якщо ви не отримали корпоративну картку, необхідно всього лише звернутись у відділення банку, в якому відкритий банківський рахунок організації, або здійснити відкриття картки за допомогою інтернет-банкінгу.

Для отримання корпоративних карток працівникам / волонтерам організації необхідно звернутися у відділення банку (в якому відкритий банківський рахунок) та подати заяву про відкриття корпоративних карток. Для оформлення картки знадобиться наступна інформація про працівника / волонтера:

• номер телефону;
• ІПН;
• ПІБ.

Якщо ви бажаєте максимально спростити рух підзвітних коштів в неприбутковій організації – корпоративні картки саме для вас.

Наші фахівці можуть допомогти вам:

• відкрити корпоративні картки в процесі реєстрації або організації роботи БФ чи ГО;
• налагодити процес звітування по використаним корпоративним коштам в організації;
• надати послуги бухгалтерського супроводу та подання звітності в контролюючі органи.

Вартість послуг для благодійних організацій.

Вартість послуг для громадських організацій.

Звертайтесь до нас, якщо плануєте реєстрацію неприбуткової організації та її діяльність в Україні.