Ремонт та перепланування аптеки: чи потрібно повідомляти Держлікслужбу?

Ремонт в аптеці починається з фарби й дизайну, а закінчитися може питаннями до ліцензії. Начебто все просто: площа та сама, адреса не змінюється, стіни стоять. Але саме в цей момент аптечний бізнес часто потрапляє в зону підвищеної уваги органу ліцензування.

Для перевіряючих важливо не те, скільки квадратних метрів має аптека, а як вони використовуються. І під час перевірки, коли до аптеки завітає Державна служба України з лікарських засобів та контролю за наркотиками, запитання “це ж просто ремонт” звучить значно слабше, ніж очікують ліцензіати.

У цій статті розберемо, коли ремонт у діючій аптеці є “справою побутовою”, а коли – юридичним ризиком. Пояснимо, чи потрібно повідомляти орган ліцензування, якщо площа не змінилася, і як зробити оновлення приміщення без загрози для діючої ліцензії на аптеку.

Успішний кейс: Анулювання старої та отримання нової ліцензії на аптеку

Ліцензійні пастки: чому косметичне оновлення аптеки може загрожувати вашій діяльності?

Ризик для ліцензії з’являється не тоді, коли в аптеці шумить перфоратор, а тоді, коли після ремонту приміщення перестає відповідати тому, що “бачив” орган ліцензування. Формально площа може залишитися тією ж, але для перевіряючих важливе зовсім інше – логіка та функціональність простору.

Так, ремонт аптеки стає ліцензійним ризиком, якщо змінюється розташування:

• торговельної зали;
• зони зберігання лікарських засобів;
• холодильного обладнання;
• сейфів;
• службових приміщень.

Навіть перенесення перегородки чи дверного прорізу може означати, що аптека фактично працює не за тими відомостями, які були подані до Держлікслужби під час отримання ліцензії на роздрібну торгівлю лікарськими засобами.

Окрема зона ризику – ситуації, коли під час ремонту тимчасово змінюється порядок зберігання ліків або доступ до них. Для бізнесу це “тимчасово і зручно”, а для перевірки – порушення ліцензійних умов у конкретний момент часу.

І саме тут виникає головна пастка: аптека працює, ліцензія є, ремонт “несуттєвий”, але за документами й фактичним станом приміщення – вже різні реальності. Саме в таких дрібницях ремонт перетворюється з оновлення інтер’єру на потенційну підставу для претензій до ліцензії.

Що вважається переплануванням аптеки і чому площа не є єдиним критерієм

У розумінні ліцензійного законодавства перепланування – це не будівельний термін, а зміна моделі роботи аптеки в межах приміщення. Саме тому питання не зводиться до цифри в техпаспорті. Аптека може мати ті самі квадратні метри, але бути організованою зовсім інакше з точки зору контролю, доступу та безпеки обігу лікарських засобів.

Переплануванням вважається будь-яка зміна, яка впливає на функціональне призначення зон. Якщо приміщення, яке раніше використовувалося як склад, після ремонту стало частиною торговельної зали, або навпаки – це вже не “косметика”. Так само юридично значимими є зміни у способі відокремлення зон:

• встановлення чи демонтаж перегородок;
• поява нових проходів;
• об’єднання або розділення приміщень, навіть без зміни їх площі.

Окрему увагу орган ліцензування приділяє доступу до лікарських засобів. Переміщення холодильного обладнання, сейфів, зон зберігання рецептурних або підконтрольних препаратів може змінити рівень контролю, навіть якщо фізично нічого “не добудовувалося”. Саме ці нюанси цікавлять Держлікслужбу під час перевірок.

Площа в цьому контексті є лише вихідною величиною. Для ліцензії важливо, чи збережені умови провадження діяльності, заявлені під час отримання або оновлення ліцензії: логіка зберігання, контроль доступу, відповідність приміщень їх призначенню. Якщо ці елементи змінюються – перепланування має юридичне значення незалежно від того, що загальна площа залишилася незмінною.

Цікаво: Як підготуватися до перевірки Держлікслужби при отриманні ліцензії аптеки

4 помилки під час ремонту, за які аптеки отримують приписи Держлікслужби

Під час ремонту аптеки помилки зазвичай роблять не з необережності, а з упевненості, що нічого критичного не відбувається. Саме ця логіка й створює найбільші ризики для ліцензії. 

Розглянемо пастки, у які найчастіше потрапляє аптечний бізнес під час ремонту:

1. Вважати ремонт суто технічним питанням і не аналізувати його з ліцензійної точки зору. Перегородку посунули “для зручності”, холодильник переставили “тимчасово”, склад зменшили “на пару метрів” – і аптека вже працює інакше, ніж це було задекларовано.
2. Відсутність фіксації змін. Аптека фактично змінюється, але документально цього “не існує”. Поки перевірки немає, проблема непомітна. Але під час візиту Держлікслужби розбіжність між реальністю та документами стає очевидною, і це вже грає проти вас.
3. Ігнорування правил зберігання ліків “на період робіт”. Ремонт не дає права на “пільгові” умови зберігання лікарських засобів. Тимчасове переміщення препаратів, порушення температурного режиму або доступу до них часто сприймаються як дрібниці, хоча саме вони найчастіше фіксуються в актах перевірок.
4. Реакція постфактум. Аптека починає шукати юридичні рішення вже після того, як отримала зауваження або припис. Виправляти помилки, коли ремонт завершений, а інспектор уже на порозі – це завжди дорожче, складніше і супроводжується величезними стресами для команди.

Важливо: 90% цих проблем можна уникнути ще на етапі планування. Достатньо одного професійного погляду на проєкт ремонту, щоб перетворити його з юридичного ризику на звичайне оновлення інтер’єру.

Алгоритм безпечного оновлення: як зберегти ліцензію на аптеку під час будівельних робіт

Зберегти ліцензію аптеки під час ремонту – це не про паузу в роботі, а про правильну підготовку. Ключовий принцип простий: спочатку – оцінка юридичних ризиків, потім – фарба та плитка. Коли керівник аптеки розуміє, які зміни є критичними і можуть мати ліцензійне значення, ремонт перестає бути загрозою. Дамо декілька рекомендацій.

Погляньте на проєкт очима інспектора

Не дивіться на ремонт як власник чи дизайнер. Станьте на місце інспектора Держлікслужби. Поставте собі ключові питання:

• Де фактично зберігатимуться ліки під час робіт?
• Хто матиме до них доступ, зокрема доступ до сейфів із підконтрольними препаратами?
• Чи не зміниться функціональне призначення зон у новому плані?

Саме відповіді на ці питання визначають, чи потрібні додаткові дії.

Чітко розмежуйте “косметику” та “перепланування”

Важливо вчасно визначити межу. Якщо ви просто фарбуєте стіни – це побутова справа. Якщо ж ви змінюєте конфігурацію торгового залу чи складу – це зміна умов діяльності. Межу перетнуто: краще вчасно підготувати повідомлення до органу ліцензування та оновити відомості, ніж виправдовуватися під час перевірки.

Забудьте про виправдання “це ненадовго”

Для контролюючого органу не існує поняття “тимчасово”. Навіть якщо ремонт поетапний, кожен етап має відповідати ліцензійним вимогам. Тимчасова організація торгівлі та зберігання має бути такою ж бездоганною, як і постійна.

Створіть “юридичний запас”

Коли ремонт супроводжується правовим аналізом, ви отримуєте впевненість. Це дозволяє аптеці:

• не зупиняти роботу;
• не втрачати клієнтів;
• не боятися перевірок.

У результаті оновлення приміщення стає бізнес-рішенням, а не точкою стресу.

Юридичний супровід та аудит аптечних приміщень: захист ліцензії “під ключ”

У питаннях ремонту аптеки найцінніше – спокій і передбачуваність. Наш підхід полягає в тому, щоб зняти всі ризики ще до того, як перший майстер зайде на об'єкт. Ми діємо превентивно: не чекаємо на зауваження від інспектора, а створюємо умови, за яких їх просто не може бути.

Що ви отримуєте, звертаючись до юристів “Правова Допомога”:

• Експертний аналіз проєкту “ДО” початку робіт. Ми вивчимо ваші плани та чітко розмежуємо: де закінчується косметичне оновлення і де починається перепланування, яке потребує юридичного супроводу.
• Чітке роз’яснення без “юридичного шуму”. Ви отримаєте зрозумілу відповідь на головне питання: чи потрібно повідомляти Держлікслужбу у вашому конкретному випадку.
• Повний супровід змін. Якщо повідомлення необхідне – ми підготуємо документи, сформуємо відомості та проведемо процедуру в органі ліцензування “під ключ”, уникаючи будь-яких формальних зачіпок.
• Легалізація вже розпочатих робіт. Якщо ремонт уже триває або ви щойно завершили його і зрозуміли, що є розбіжності – ми підкажемо, як “вирівняти” ситуацію документально без зупинки роботи аптеки.

У підсумку ви отримуєте чіткий алгоритм дій, що дозволяє оновити аптеку, зберегти ліцензію і спокійно працювати далі – без неприємних сюрпризів під час перевірок.

Плануєте ремонт аптеки чи вже розпочали перепланування? Не ризикуйте ліцензією заради нового дизайну. Звертайтеся до нас за професійним аудитом вашого проєкту – залиште електронну заявку або зателефонуйте за вказаним номером телефону.