Апостиль чи консульська легалізація: що поставити на документах?

Юридична дія за кордоном – хай то відкриття бізнесу, купівля нерухомості, реєстрація шлюбу, отримання посвідки на проживання або дозволу на роботу – починається з одного простого, але важливого питання: чи визнають ваші документи в іншій країні?

Навіть якщо у вас на руках оригінал свідоцтва, диплом чи довіреність, без належного міжнародного засвідчення такі документи не мають юридичної сили за межами країни видачі. Помилка на цьому етапі майже завжди закінчується однаково: відмова в банку, міграційній службі або у нотаріуса, втрачений час та додаткові витрати.

Найпоширеніше запитання, з яким до нас звертаються клієнти: “Мені потрібен апостиль чи консульська легалізація?” Тож у цій статті ми розберемо актуальні правила 2026 року, щоб ви могли чітко визначити: що саме потрібно у вашому випадку.

Цікаво: Правила в’їзду в Україну для іноземців у 2026 році: як уникнути відмов і пройти кордон без ризиків

Чим відрізняється апостиль від консульської легалізації та що обрати?

Вибір процедури залежить не від вашого громадянства, а від двох факторів:

1. Яка країна видала документ?
2. Для якої країни він потрібен, тобто де ви будете його використовувати?

Важливо: Навіть між “апостильними” країнами існують винятки — усе залежить від мети використання документа.

Реформа 2026 року: електронний реєстр апостилів та наказ № 3177/5

З 1 лютого 2026 року в Україні діє новий порядок проставлення апостиля, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 20 листопада 2025 року № 3177/5. Одночасно втратили чинність:

•  порядок апостилювання 2015 року;
•  окремі правила щодо подання зразків підписів і печаток.

Фактично процедура була повністю оновлена. Що змінилося принципово?

1. Апостиль проставляється виключно через Електронний реєстр апостилів, що пришвидшує процедуру апостилювання (до 3-х днів), адже всі зразки підписів та печаток тепер будуть в єдиній електронній базі.
2. Усі етапи – від подачі заяви до видачі результату – фіксуються в цифровому реєстрі.
3. Цифрова перевірка справжності.
4. Кожен апостиль має номер або QR-код, що дозволяє іноземним органам, банкам і нотаріусам перевіряти його онлайн.
5. Єдині строки розгляду.
6. Апостиль або мотивована відмова надаються до 3 робочих днів з дня, наступного після реєстрації заяви в реєстрі.

Хто вносить дані до Електронного реєстру апостилів?

Новий порядок чітко розмежовує відповідальність:

1. Міністерство юстиції України – посадові особи Мін’юсту.
2. Територіальні органи Мін’юсту – нотаріуси, працівники РАЦС, державні реєстратори.
3. Державна архівна служба України – архівні установи.
4. Суди України – судді.

До реєстру вносяться:

•  зразки підписів;
•  відбитки печаток і штампів;
•  дані сертифікатів відкритих ключів.

Важливо: Якщо підпис або печатка відсутні в реєстрі – апостиль не проставлять, навіть якщо документ формально справжній.

Цікаво: Заборона на в’їзд в Україну для іноземців: ризики та як їх уникнути з допомогою юриста

Як проходить процедура апостилювання документів

Апостиль завжди проставляється в країні видачі документа. Для українських документів – це Україна. Документи, на які апостиль не ставиться:

• документи дипломатичних установ в України за кордоном;
• митні та комерційні документи;
• оригінали паспортів, військових квитків, трудових книжок тощо (можлива лише нотаріальна копія).

Апостиль проставляється на самому документі або на окремому аркуші, що скріплюється з документом.

Як проходить процедура консульської легалізації

Консульська легалізація застосовується до документів, якщо вони складені  на території держав, з якими Україна не має двосторонніх або багатосторонніх договорів, що містять положення про визнання документів без додаткового засвідчення та держав, які не приєднались до Гаазької Конвенції.

Консульська легалізація може бути проведена:

1. На території держави, яка видала документ.
2. На території держави, де потрібно подати цей документ.
3. На території третьої держави, де фактично перебуває особа.

В Україні консульська легалізація офіційних документів, які виходять від офіційних органів іноземних держав, здійснюється Департаментом консульської служби МЗС України, закордонними дипломатичними установами.

Це складна та тривала процедура, яка може займати від кількох тижнів до кількох місяців. Саме тому консульська легалізація майже завжди потребує професійного супроводу.

Крім того, слід мати на увазі, що оригінали та копії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, документів про реєстрацію транспортних засобів, водійські посвідчення, посвідчення особи, посвідки, нормативно-правові акти та роз’яснення не підлягають легалізації.

Підводні камені: де найчастіше виникають проблеми

• Старі документи (СРСР, старі бланки) – апостиль не проставляється, потрібен дублікат нового зразка. Наприклад, якщо особа народилась у 1978 році й відповідно свідоцтво про народження видане СРСР, то для отримання документа з апостилем потрібно спочатку отримати дублікат свідоцтва про народження і відразу на ньому проставити апостиль.
• Розбіжності в іменах – одна літера в перекладі може зірвати відкриття рахунку або подачу документів для посвідки на постійне проживання. Необхідно спочатку перевірити відповідність всіх записів в документі, а тільки після цього віддавати на легалізацію.
• Строк дії документів. В документі може зазначатись термін його дії, тому потрібно спочатку перевірити його дійсність, наприклад у деяких країнах у довідці про несудимість зазначається один місяць.
• Подвійний апостиль. Для ряду країн (Італія, Іспанія, Франція, Швейцарія та ін.) може застосовуватись схема: 

1. Апостиль на оригінал (на підпис та печатку особи та органу, які видали документ).
2. Офіційний переклад.
3. Нотаріальне засвідчення перекладу.
4. Другий апостиль на переклад (на підпис та печатку нотаріуса, який завіряє документ).

Нотаріуси додатково перевіряють дані перекладачів через довідково-інформаційний реєстр перекладачів.

Цікаво: Як іноземцю переїхати жити в Україну: легалізація перебування

Юридична легалізація документів: професійний супровід та гарантія результату

Ми знаємо, як це – коли ваші плани на переїзд, розвиток бізнесу чи купівлю нерухомості зупиняються через один відсутній штамп або технічну помилку в перекладі. Ви можете тижнями самостійно розбиратися в тонкощах Гаазької конвенції, стояти в чергах до міністерств і все одно отримати відмову в іноземному банку через “неправильний” формат легалізації.

Юридична рутина не має ставати перешкодою на шляху до ваших цілей. Саме тому наша команда перетворює хаотичний бюрократичний процес на прогнозований результат, забезпечуючи юридичну силу ваших документів у будь-якій юрисдикції.

Ми супроводжуємо клієнтів:

• Для легалізації перебування – дозволи на працевлаштування, посвідка на тимчасове/постійне проживання.
• Для бізнесу – реєстрація компаній, відкриття рахунків, довіреності.
• Для сімейних питань – шлюби з іноземцями, документи на дітей.
• Для майна та податків – відчуження нерухомості, отримання РНОКПП за довіреністю.

Ми самі визначаємо, яка процедура потрібна саме у вашому випадку, готуємо документи, робимо правильний переклад і доводимо справу до кінцевого результату.

Якщо ви не впевнені, апостиль чи консульська легалізація вам потрібні – напишіть нам. Ми перевіримо ваш кейс і допоможемо пройти процедуру з першого разу, без відмов і зайвих витрат.