Як влаштувати працівників на роботу в іноземне представництво?

Відкриваючи іноземне представництво в Україні, потрібно подбати не лише про його правильну реєстрацію, а і про те, щоб забезпечити представництво потрібним вам персоналом.

До нас часто звертаються Клієнти — представники іноземних компаній, які бажають розширити свій бізнес і на територію України. Крім інших робочих питань, їх цікавить як правильно найняти працівників в іноземне представництво.

Зрозуміло, таке питання виникає насамперед внаслідок необхідності розібратися в правилах законного ведення бізнесу в іншій країні з незнайомим законодавством. А по-друге, представництво є особливою формою підприємств в Україні, зі своїми правилами ведення діяльності, а отже, і правила розв’язання кадрових питань можуть відрізнятися.

Також окремим нюансом є те, що в іноземне представництво підприємець може захотіти перевести свій довірений персонал з-за кордону або найняти частину персоналу в Україні. Процедура працевлаштування цих категорій осіб відрізнятиметься.

Ми розповімо сьогодні про те, як найняти співробітника на роботу до іноземного представництва в Україні в обох варіантах. Якщо ж Ви не хочете розбиратися в теорії, а волієте, щоб найманням персоналу в Україні займалися професіонали з потрібними навичками — звертайтеся до наших фахівців.

Цікаво: Терміни та вартість реєстрації іноземного представництва в Україні

Як працевлаштувати іноземця в іноземному представництві в Україні?

Поговоримо для початку про працевлаштування в представництво іноземних осіб, адже багато компаній вважають за краще мати в Україні свій довірений персонал, хоча б у частині топменеджерського складу. Іноді це продиктовано необхідністю, якщо, наприклад, сфера діяльності компанії є специфічною, і знайти потрібний персонал в Україні буде важко.

Іноземець в Україні може працювати на підставі спеціального дозволу на працю. Винятки становлять рідкісні види діяльності, наприклад, волонтери чи представники релігійних організацій.

Щоправда, представництво як форма підприємства дещо відрізняється від українських компаній у цьому плані. Щоб працевлаштувати в представництво іноземного працівника, йому потрібно буде оформити спеціальну службову картку співробітника представництва.

Маючи таку картку, ваш співробітник зможе приїхати до України та працювати в представництві на законних підставах.

Важливо! Наявність службової картки або Дозвіл на працю в Україні не означає, що іноземний громадянин може перебувати в Україні. Йому так само доведеться виїхати після закінчення дозволеного терміну перебування (стандартно це 90 днів). Якщо вам необхідно забезпечити довгострокове перебування іноземного працівника в Україні, йому потрібно буде оформити посвідку на проживання. Це можна зробити на підставі наявності службової картки.

Щодо отримання Службових карток, процедура їхнього отримання триватиме приблизно 3 тижні. Документи, які потрібно буде подати:

• копію свідоцтва про реєстрацію представництва;

• список іноземних працівників;

• дві фотографії кожного співробітника.

Практика показує, що Мінекономрозвитку допускає одночасну видачу карток для не більше ніж трьох співробітників іноземців. Якщо ви хочете залучити до роботи більшу кількість іноземних співробітників, необхідно або правильно організувати запити до Міністерства, або перейти до розгляду реєстрації української компанії замість представництва. Докладно тут.

Після отримання службових карток, іноземна особа може бути працевлаштована до представництва за стандартною процедурою. Про неї ми розповімо в наступному блоці.

Цікаво: Як оформити посвідку на проживання для працівників іноземного представництва?

Як працевлаштувати працівника в представництві в Україні?

Оформлення співробітника на роботу (українця або іноземця зі службовою карткою) відбуватиметься в три етапи:

1. Оформлення розпорядження прийому працювати;

2. Оформлення трудового договору з працівником (у двох примірниках для кожної зі сторін);

3. Повідомлення органів ДФС про прийом працівника працювати.

Підписання трудового договору — обов’язкове. Як це зробити ви можете дізнатися тут.

Під час прийому на роботу співробітник має передати вам такі документи:

• паспорт чи інший документ для посвідчення особи;

• ІПН (для іноземного працівника він виходить на стадії оформлення службової картки);

• трудова книжка, якщо працівник працюватиме у вас за основним місцем роботи.

Повідомлення податкової про прийом працівника можна подати онлайн — для цього знадобиться попереднє оформлення ЕЦП.

Важливо, щоб збігалися дати початку роботи в повідомленні, трудовому договорі та наказі про прийом на роботу.

Зрозуміло, працевлаштування працівників — це лише перший крок в організації системи кадрового обліку, яка постійно потребує уваги. Необхідно вчасно виплачувати працівникам заробітну плату, відраховуючи водночас необхідні податки, оформляти лікарняні, відпустки та звільнення.

Якщо ви не бажаєте займатися цим самостійно, наша компанія запропонує вам загальне юридичне обслуговування діяльності іноземного представництва. До нього включено:

1. Податковий облік — подання звітностей щодо податків представництва;

2. Payroll — кадровий облік підприємства. Ми беремо на себе оперування кабінетом клієнта, платимо заробітню плату, податки за клієнта, розв’язуємо питання з відпустками, преміальними, витратами на страхування, відрядження, лікарняні тощо.

3. Accounting — спілкуємося з представниками банку щодо оплат, що надійшли. Оформляємо вхід коштів із материнської компанії тощо.

4. Legalservising — обслуговування, яке потребує саме юридичних знань та навичок — розроблення договорів, наказів, внутрішньої документації, усе що потрібно для ведення бухгалтерії.

Вартість обслуговування представництва залежатиме від обсягу послуг за певний час. Дізнатися вартість можна тут, або в наших фахівців.

Ми також можемо допомогти із самою реєстрацією іноземного представництва в Україні. Вартість послуг можна дізнатися тут.

Ви бажаєте відкрити представництво в Україні? Звертайтеся до нас! Ми не лише допоможемо зі стартом діяльності, а й повністю візьмемо на себе організацію та ведення процесів забезпечення діяльності підприємства.

Не знайшли відповіді на своє запитання?

Усе про роботу представництв іноземних компаній в Україні тут.

Замовити оформлення службових карток можна тут.