Автоматизація розрахунку заробітної плати

Коли йдеться про посаду «бухгалтера із заробітної плати», багато хто представляє таку картину: бухгалтер 1 раз на місяць відкриває таблицю (облікову систему), і згідно зі списком із сумами заробітної плати проводить виплати коштів на картки співробітникам. Насправді це далеко не так.

В блок заробітної плати включаються (не обмежуючись):

• облік вакансій;
• облік робочого часу працівників (явки, неявки, відпустки, лікарняні тощо);
• розрахунок авансу та заробітної плати;
• облік податків із заробітної плати;
• облік граничних розмірів нарахувань із заробітної плати (мінімальні та максимальні розміри);
• облік відпусток та резервів за ними;
• облік лікарняних;
• облік декретних;
• облік перепрацювань;
• складання та подання звітності до контролюючих органів.

Кількість завдань з обліку заробітної плати включає чималий обсяг роботи, особливо якщо йдеться про штат співробітників компанії від 30 осіб.

Більшість компаній, починаючи автоматизацію, насамперед намагаються провести її в блоці “Заробітна плата”.

Основна мета, яку хочуть досягти власники в даній автоматизації:

• доступність інформації про розміри виплат оплати праці максимально вузькому колу довірених осіб;
• уникнення / скорочення помилок при нарахуванні та виплаті заробітної плати;
• швидкість одержання фінансової інформації (у частині заробітної плати);
• оптимізація бухгалтерів (скорочення трудовитрат, в середньому, по процесу від 1 робочого дня до 30 хвилин).

Важливо! Автоматизація – досить дорогий проєкт. Ви повинні розуміти його переваги та доцільність для вашого бізнесу. Виходячи з нашого досвіду, ми рекомендуємо замислитись про автоматизацію, якщо ви потрапляєте під такі критерії:

• штат компанії понад 30 співробітників;
• у штаті є сумісники;
• колективний договір передбачає ненормований робочий графік, перепрацювання, відрядження;
• здійснення оплати за KPI;
• у практику роботи компанії входять щорічні та додаткові відпустки співробітників, відрядження співробітників.

Докладніше про автоматизацію розповімо на прикладі одного з наших кейсів.

Цікаво: Врахування витрат на розробку нового продукту в Україні

Як ми допомагаємо автоматизувати роботу бухгалтера?

До нас звернувся власник компанії з виробництва одягу. Штат компанії налічує 75 співробітників, включаючи директора, бухгалтера та співробітника відділу кадрів.

Запит клієнта полягав у тому, що йому була потрібна допомога у вирішенні проблеми з нарахуванням зарплати, а саме:

• відсутність автоматизації обліку (всі розрахунки проводяться у Excel);
• не налагоджені комунікації між учасниками процесу (співробітник відділу кадрів – директор – бухгалтер);
• відсутність безпеки інформації (інформація про компанію зберігається на комп'ютерах працівників);
• високі трудовитрати обслуговування процесу – кожен із співробітників працює на Full time (кадровик і бухгалтер обслуговують лише цей процес);
• розбіжності між інформацією кожного з учасників процесу (один із учасників вніс зміну до документа, але не попередив про зміну колег).

Примітка. Підприємство має облікову систему, але розрахунок заробітної плати у ній не ведеться у зв'язку з тим, що дані про оплату праці довіряються лише директору.

Взаємодія працівників, задіяних у процесі обліку заробітної плати:

1. Співробітник відділу кадрів складає Табеля обліку робочого часу (та інші кадрові документи) у Word (документи зберігає у папку на власному комп'ютері).

2. На підставі Табелів обліку робочого часу директор проводить розрахунок авансу та заробітної плати в Excel (документи зберігає до папки на Google-диск).

3. Бухгалтер переносить в облікову систему дані про нараховану заробітну плату та розраховує податки по ній. У разі виникнення відпустки лікарняного проводить розрахунки в Excel і вносить інформацію до облікової системи.

Учасники процесу постійно чекають один від одного на інформацію, яка іноді втрачається.

Ознайомившись із проблемою клієнта, ми запропонували таке рішення:

• описати процес заробітної плати;
• визначити відповідальних осіб процесу та закріпити строки виконання робіт;
• налаштувати блок кадрового та зарплатного обліку в існуючій обліковій системі (оскільки компанія вже має облікову систему і веде в ній облік).

Розкажемо більш детально про кожен етап роботи над цим завданням.

Цікаво: Відрядження працівників. Як автоматизувати оформлення відрядження

Етапи роботи над автоматизацією виплат заробітної плати

Етап 1. Інтерв'ю з учасниками процесу

На даному етапі ми провели інтерв'ю з кожним учасником процесу щодо виконання ними операцій, пов'язаних з обліком зарплати:

• побачили практичне виконання завдань (де і як співробітник вносить та зберігає дані);
• почули складнощі, з якими стикається співробітник;
• зафіксували побажання та ідеї покращення роботи (дані пропозиції не завжди бувають у співробітників).

Етап 2. Опис процесу обліку заробітної плати

На даному етапі ми визначили відповідальні процеси та завдання, які стоять перед ними:

• керівники відділів – щоденне табелювання своїх підлеглих, кадрові переміщення співробітників відділу (прийом, звільнення тощо);
• співробітник відділу кадрів - відповідальний за кадрові документи (своєчасне формування друкованої форми документа, підписання та збереження);
• директор - нарахування авансу та заробітної плати, відрядження, інших виплат.
• бухгалтер – перевірка правильності нарахування заробітної плати та податків за нею, нарахування виплат за лікарняними/відпустками, виплата заробітної плати та інших платежів, пов'язаних з оплатою праці.

Для кожного з процесів визначили регламент та терміни виконання завдання.

Етап 3. Ознайомлення з обліковою системою

Ми ознайомилися з обліковою системою компанії та виявили такі недопрацювання:

• облікова база 2 роки не оновлювалася до чинної конфігурації (не враховано зміни законодавства);
• обмежена кількість користувачів системи (в обліковій системі може працювати лише 2 співробітники);
• відсутній блок кадрового обліку;
• не налагоджено роботу за заявками (заявка на виплату заробітної плати та інші);
• недійсні друковані форми бухгалтерських документів;
• відсутні інтеграції з клієнт-банком.

Етап 4. Формування пропозицій щодо доопрацювання облікової системи

За результатами аудиту облікової системи було розроблено план доопрацювань, а саме:

• налаштування прав доступу індивідуально під кожну посаду користувача;
• розробка заявок на формування кадрових документів;
• розробка заявок на формування виплати з праці;
• актуалізація/створення друкованих форм документів;
• розробка механізму автоматичного нарахування відпускних та лікарняних;
• налагодження взаємозв'язку кадрових та бухгалтерських документів (прийом на роботу - табель обліку робочого часу - розрахунок заробітної плати - виплата заробітної плати - розрахункова відомість; заява на відпустку - наказ на відпустку - нарахування відпускних - виплата відпускних - табель обліку робочого часу та інші ситуації);
• автоматичне формування розрахунково-платіжної відомості на виплату заробітної плати;
• автоматичне завантаження розрахунково-платіжної відомості у клієнт-банк;
• автоматичне розсилання розрахункових відомостей співробітників керівнику підрозділу.

Етап 5. Розробка

Всі описані у 4-му етапі пропозиції було затверджено керівництвом. Під кожну пропозицію було розроблено технічні завдання, на підставі яких бізнес-аналітик та програміст виконували технічну роботу налаштування облікової системи.

Етап 6. Використання

За результатом виконання доопрацювань та їх тестування:

• описані посадові обов'язки кожного співробітника, який бере участь у процесі;
• проведено навчання роботи працівників в обліковій системі.

Цікаво: Як працює автоматизація та роботизація бухгалтерського обліку для компанії?

Результат автоматизації виплат заробітної плати на підприємстві

Автоматизація процесу обліку заробітної плати дозволила:

• оперативно отримувати інформацію про витрати на оплату праці (не допускаючи касових розривів);
• визначити відповідальних учасників процесу та закріпити за ними етапи процесу;
• зафіксувати регламент та терміни виконання завдань;
• налагодити комунікацію між працівниками;
• зробити процес прозорим та гнучким до змін;
• встановлено правило роботи - "не зберігати інформацію на комп'ютерах та флешках" (всі дані відображаються тільки в обліковій системі з метою безпеки інформації).

Всі етапи автоматизації цього процесу проводилися протягом 40 календарних днів. Для автоматизації було залучено: бухгалтер-експерт, бізнес-аналітик та юрист з нашого боку, а також програміст, який працює у штаті нашого клієнта.

Якщо ви також хочете оптимізувати організаційні процеси та витрати у вашій компанії, і роздумуєте, чи це можливо за допомогою автоматизації - звертайтеся до нас.

Вартість автоматизації облікових процесів тут.

Ми знайдемо варіант, що підійде саме вам!