Індексація заробітної плати ІТ компаній в Україні

Заробітна плата - грошова компенсація співробітнику за виконану роботу, з якою ви як роботодавець, перебуваєте у трудових взаєминах. Заробітна плата може включати оклад, надбавки, премії та безліч інших додаткових виплат.

Роботодавець зобов'язаний своєчасно та повною мірою проводити виплати пов'язані з оплатою праці, а також контролювати відповідність заробітної плати поточному рівню купівельної спроможності.

Що це означає?

З підвищенням індексу споживчих цін (далі ІСЦ) роботодавець зобов'язаний проводити індексацію заробітної плати.

Індексація зарплати – соціальна гарантія роботодавця перед найманими співробітниками, яка виражається у коригуванні (збільшенні) заробітної плати у зв'язку з підвищенням цін.

У цій статті ми поговоримо про індексацію заробітної плати з ІТ-сфери, а саме про застосування її для традиційної ІТ-компанії з власним штатом співробітників та резидентами Дія Сіті.

Цікаво: Оподаткування резидента Дія Сіті: які податки сплачуватимуть ІТ компанії в Україні?

Чим резиденти Дія Сіті відрізняються від нерезидентів Дія Сіті?

1. Резиденти працюють за новим правовим режимом (розробленим під їхню діяльність).
2. Цей правовий режим має певні спрощені механізми ведення бізнесу, які дозволяють залучати більше ресурсів безпосередньо на розвиток бізнесу.
3. Щоб стати резидентом Дія Сіті, необхідно відповідати критеріям щодо кваліфікаційних доходів, розміру оплати праці співробітників та гіг-фахівців, а також кількості офіційно оформлених найманих працівників.

Іншими словами, якщо ви не резидент Дія Сіті – оплата праці ваших співробітників враховується та оподатковується за загальноприйнятими правилами. А якщо ви стали резидентом Дія Сіті – ви маєте певні привілеї, у тому числі щодо обліку оплат праці.

Що ж є приводом для проведення індексації? Індексація заробітної плати проводиться у разі, коли розмір індексу споживчої спроможності перевищив 103%.

Наприклад, співробітник має право отримати компенсацію у зв'язку із зростанням інфляції у розмірі:

• 223,29 грн якщо індекс інфляції становив 9%;

або

• 74,43 грн якщо індекс інфляції становив 3%.

Здавалося б, сума компенсації є незначною, але законодавство дає право співробітнику отримати цю компенсацію, а роботодавця зобов'язує провести це нарахування.

На відміну з інших сфер діяльності, оплата праці ІТ-сфери завжди відповідає розміру ринкових цін, інколи ж навіть перевищує їх. Але навіть відповідність рівня заробітної плати ринковій ціні не дає можливості роботодавцю не застосовувати індексацію.

Чи потрібно резидентам Дія Сіті проводити індексацію зарплати?

Чинне законодавство (щодо індексації заробітної плати) трактує, що приведення до платіжної спроможності винагород, компенсаційних та інших виплат працівникам та гіг-фахівцям проводиться резидентами Дія Сіті на підставі вимог до резидентів, а саме:

• середньомісячна винагорода працівників та гіг-фахівців у розмірі не менше 1200,00 євро;
• періодичні перегляди розмірів винагороди, відповідно до умов трудових та гіг-договорів.

Виходячи з вищезгаданого, резиденти Дія Сіті звільнені від обов'язку проводити індексацію заробітної плати.

Це і є однією з переваг резидентства Дія Сіті. Більше про переваги резидентства та вартість послуг для його оформлення тут.

Далі розповімо про безпосередній процес індексації для компаній, які не є резидентами Дія Сіті.

Цікаво: ФОП vs Гіг-контракти в ІТ. Що вибрати?

Які доходи підлягають індексації у ІТ компаніях?

Індексації підлягають усі доходи фізичних осіб, які не мають характеру разової виплати. До таких доходів відносять:

• оклад;
• регулярні премії та надбавки;
• регулярні гарантійні та компенсаційні виплати.

Важливо! Розмір індексації розраховується не від розміру доходу співробітника, а від розміру прожиткового мінімуму на дату індексації. У 2022 році цей розмір складає: з 01.01.2022 року – 2481 грн, з 01.07.2022 року – 2600 грн, з 01.12.2022 року – 2684 грн.

Які прибутки не підлягають індексації?

• лікарняні;
• відрядження;
• відпустки;
• разові виплати;
• доходи фіз. осіб від здачі у найм, ведення підприємницької діяльності.

Які дані використовуються для розрахунку індексації?

Базовими параметрами розрахунку індексації є:

• базовий місяць - місяць у якому востаннє змінювався оклад;
• індекс споживчих цін – % підвищення цін;
• прожитковий мінімум на дату індексації (ПМ);
• поріг індексації – 103% (на 2022 рік);
• кумулятивний індекс споживчих цін (ІСЦк) - послідовно перемножені індекси до моменту перевищення їх порога індексації.

Розрахунок індексації проводиться за такою формулою:

Індексація = ПМ * (ІСЦк%-100%) / 100%

Важливо! Перевищення індексу вважається послідовно з останнього підвищення окладу співробітника.

Покажемо, як визначити перевищення на прикладі заробітної плати працівника, якому було встановлено оклад у січні 2022 року (базовий період).

ІПС за січень 2022р. = 101,3% (базовий період, у зв'язку з цим у розрахунок приймає його із знаком 100%)

ІПС за лютий 2022р. = 101,6%

ІПС за березень 2022р. = 104,5%

ІПС за квітень 2022р. = 103,1%

Розрахунок перевищення за лютий 2022 р. = (100 * 101,6) / 100 = 101,6%

Результат: у лютому перевищення відсутнє – індексація не потрібна.

Розрахунок перевищення за березень 2022 р. = (100 * 101,6 * 104,5) / 100 = 106,2%

Результат: у березні індекс інфляції перевищив норму 103% – потрібна індексація заробітної.

Щойно ми пройшли лише перший із 5-ти етапів проведення розрахунків для індексації.

Після цього розрахунку, у Вас одразу виникає питання «Чи є винятки для когось? Мої співробітники отримують зарплату вищу за ринкову. Навіщо мені займатись ще й індексацією? Адже це такий складний механізм».

Так, дійсно, цей процес трудомісткий, і на "виході" процедури співробітник отримує не таку вже й велику компенсацію (за попередніми статистиками вона варіюється від 10,00 до 500,00 грн).

На жаль, поточне законодавство зобов'язує усі суб'єкти господарської діяльності (незалежно від форми власності) проводити індексацію. А воєнний стан чи карантин не передбачають зупинення цього процесу.

Цікаво: Як встановити ціну на свій продукт?

Ризики та штрафи за нехтування індексацією заробітної плати в Україні

Оскільки індексація є соціальною гарантією, ненарахування її прирівнюється до ненарахування заробітної плати (відповідно і до невиплати).

Штраф за ненарахування індексації складає розмір 2-х мінімальних зарплат (на дату виявленого порушення) за кожного працівника. Розмір мінімальної заробітної плати з 01.10.2022 року становить 6700 грн., відповідно з 01.10.2022 року розмір штрафу складе 13 400 грн/співробітника.

Якщо штат компанії налічує хоча б 10 співробітників, то розмір штрафу – 134 000 грн і більше.

Щоправда, існують ситуації, коли індексація припиняється (що і є якоюсь «лазівкою» для уникнення щомісячної індексації). Зараз детальніше поговоримо про зупинення індексації.

Коли можна призупинити індексацію заробітної плати?

Зупинення індексації починається у місяці збільшення окладу.

Важливо! Розмір підвищеного окладу має бути вищим від передбачуваної суми індексації.

Наприклад, 4.01.2022 співробітнику встановили оклад 10 000 грн., а 1.05.2022 року підвищили оклад на 3 000 грн.

Згідно з попереднім прикладом розрахунку перевищення індексу інфляції, ми бачимо, що індексація має проводитись у травні 2022 року і її розмір становитиме 153,82 грн (Прожитковий мінімум*ІСЦ = 2481*6,2%). Враховуючи, що 1 травня було підвищено оклад та його розмір перевищує 153,82 грн, цього місяця індексація не проводиться.

Примітка: Якби оклад співробітника підвищили на 100 грн, виникла б необхідність провести індексацію на різницю, а саме - 53,82 грн. Ця ситуація виникає досить рідко, але ми хочемо уточнити інформацію, щоб вам були зрозумілі такі нюанси.

Цікаво: Відрядження працівників. Як автоматизувати оформлення відрядження

Як же зрозуміти коли "вчасно" підвищувати оклади, і який їх розмір має бути?

Найчастіше підвищення окладів (з метою запобігання індексації) проводиться на підставі статистики темпів інфляції. Орієнтовно раз на пів року. Але у зв'язку з поточним військовим становищем темп зростання інфляції збільшився. Наприклад, індекс споживчих цін за 2020 рік становив 110%, а за 6 місяців 2022 року – 119%.

Але навіть при використанні такого механізму слід не забувати про доцільність кожної господарської операції:

• при проходженні перевірки досить дивно виглядатиме, якщо ваша компанія щомісячно підвищуватиме оклади на 300-500 грн;
• ваша компанія повинна мати документальне підтвердження потреби підвищити оклад;
• трудомісткість на складання документації про підвищення окладів у рази більша за трудомісткість на проведення індексації.

Найкращим способом зрозуміти чи "вигідно" для компанії те чи інше рішення - провести аналіз облікової діяльності, і отримати консультацію безпосередньо по вашій компанії.

Наша компанія надає цілий комплекс послуг для ІТ компаній та інших підприємств в Україні, серед яких:

• аудит облікових процесів компанії та рекомендацій щодо усунення виявлених порушень;
• трабл-шутинг - вирішення конкретної проблеми, яка постає перед компанією, за допомогою команди бухгалтерів та юристів;
• допомога з отриманням резидентства Дія Сіті та розрахунок вигідності такого переходу;
• бухгалтерське та юридичне обслуговування компанії в Україні (ведення кадрових питань, облікових процесів тощо).

Якщо ви хочете переконатися, що облікові процеси у вашій компанії організовані правильно, оподаткування оптимізовано, і ви хочете знайти вигідні для себе фінансові рішення – звертайтесь до нас.

Вартість отримання резидентства Дія Сіті тут.

Все про облікові процеси та їх організацію в Україні тут.