Як іноземцям отримати архівну довідку в Україні?

Для іноземців, які бажають отримати українське громадянство, архівна довідка може стати важливим інструментом. Здебільшого це зумовлено підготовкою іноземцями документів для отримання громадянства за територіальним походженням. Зокрема, вона необхідна для підтвердження факту народження на території України.

Важливі дані про народження чи смерть, одруження чи розлучення містять реєстри актів цивільного стану. Однак іноді інформація в реєстрі органів РАЦС може бути відсутньою. Це пов'язано з тим, що актові записи в органах РАЦС зберігаються 75 років, а після цього передаються в архів того регіону, в якому було видане свідоцтво. 

Отже, для отримання інформації щодо народження (одруження, смерті) конкретної особи, потрібно звернутися до будь-якого органу РАЦС. Проте, якщо від дати складання актового запису пройшло більше 75 років, то варто звернутися до державного архіву відповідної області.

Цікаво: Як підтвердити факт родинних відносин, якщо документи не збереглися, або в документах існують розбіжності

Виклики та складнощі у відновленні архівних документів про цивільний стан в Україні

З 2008 року в Україні запроваджено ведення єдиного електронного Реєстру записів актів цивільного стану, а всі актові записи, які були до цього часу, починаючи 1950-х років, вручну заносили в цей Реєстр. Звичайно, що при перенесенні з паперових носіїв записів, які різними почерками було зроблено від руки, допущено чимало помилок, у т.ч. описок. 

Ще однією бідою став переклад цих записів на українську мову. Тільки уявіть – безліч прізвищ, імен, по батькові, назв населених пунктів. І їх досить часто кожен спеціаліст перекладав на свій розсуд. Приблизно та ж сама ситуація була при видачі паспортів у 1995 -2016 роках, коли зі свідоцтв про народження та одруження, виданих російською мовою, паспортисти перекладали дані на українську і вносили в паспортні документи. І досі в Україні є сім'ї, де прізвища можуть писатись по-різному (наприклад, Бєлов-Белов-Білов). 

Звичайно це призвело до безлічі помилок, усунути які можна тільки після перевірки паперового джерела – книги записів актів цивільного стану. Саме з них робиться виписка у вигляді архівної довідки, і саме ця довідка є підставою для усунення розбіжностей. А іноді, якщо актовий запис народження чи шлюбу зроблено до 1950-х років, тільки така довідка являється єдиним документом, який підтвердить наявність актового запису.

Тому найчастіше, коли звертаються за витребуванням свідоцтва про народження дідуся чи бабусі – потрібно розуміти, що можливо зробити тільки архівну довідку. 

Отримання архівної довідки в Україні – це процес, який вимагає певного часу та зусиль. Ось загальний порядок, якого слід дотримуватися:

1. Знайдіть інформацію про архівну установу, де містяться дані, які ви шукаєте.
2. Подайте запит на отримання архівної довідки. 
3. Сплатить збір за видачу довідки (хоча деякі архівні установи досі роблять це безкоштовно).
4. Очікуйте на розгляд та видачу архівної довідки.

Проте важливо розуміти, що відповідь на запит може бути як позитивна, так і негативна. Так відбувається, оскільки багато актових записів не збереглось, саме тому є вірогідність того, що архівні установи можуть не знайти потрібний документ.

Цікаво: Отримання громадянства України за територіальним походженням у 2023 році

Як подати запит на отримання архівної довідки в Україні

Подати запит до архіву можна трьома найпоширенішими способами – звичайною поштою, електронною поштою або ж безпосередньо в архіві (особисто або за довіреністю).

Для успішного отримання архівної довідки слід дотримуватися певних вимог:

• Вкажіть ПІБ, дату народження, місце проживання заявника та особи, інформація про яку запитується.
• Зазначте мету запиту.
• Переконайтеся, що ви вказали свої контактні дані, зокрема телефон та електронну пошту, для того, щоб архів міг зв'язатися з вами щодо запиту.
• Підпишіть запит із зазначенням дати.

Також для успішної обробки запиту, архів запросить наступну документацію: копію паспорта особи, про яку надійшов запит, детальну інформацію щодо цієї особи, копію паспорта особи, яка подає запит, і всі підтверджувальні документи, що стосуються родинних зв'язків.

Термін надання відповіді на запит не повинен перевищувати 30 днів з моменту його реєстрації в архіві. У загальному, швидкість та результативність пошуку значно залежать від того, наскільки повно та точно вказана інформація у поданому запиті.

Отримання архівної довідки в Україні може бути складним і часом затратним процесом, особливо для іноземців, які не знаходяться в Україні. Наша юридична компанія готова взяти на себе всі необхідні кроки, включаючи:

• написання коректного запиту відповідно до вимог архіву;
• моніторинг стану вашого запиту та зв'язок з архівною установою;
• отримання та надсилання вам отриманої архівної інформації.

Успішний кейс з отриманням довідки з архіву 

Нещодавно до нас звернувся іноземець, який мав намір подати документи на отримання громадянства України за територіальним походженням у зв'язку з народженням на території України його матері, уродженки Вінницької області.  Для підтвердження факту народження матері на території України йому необхідно було отримати архівну довідку про її народження. 

Після того, як наш Клієнт надав нам всі необхідні дані про себе та свою матір, наші юристи встановили архів, який містив цю інформацію. Ми написали офіційний запит до відповідного архіву, в якому зазначили всі дані та мету запиту. Наступним кроком було моніторити стан справи, тримаючи постійний зв'язок з архівною установою.

Після завершення обробки запиту архівом, наша компанія отримала архівну довідку про народження матері Клієнта на території України. Юристи перевірили документи на відповідність інформації, наданій клієнтом, та переконалися в їх правдивості. Після чого ми надіслали архівну довідку Клієнту. 

Тепер іноземець має всю необхідну документацію для подачі позову до суду щодо встановлення юридичного факту – народження матері на території України – для отримання громадянства України за територіальним походженням.

Ця справа є лише одним прикладом того, як наша юридична компанія надає комплексну підтримку іноземцям, які мають намір стати громадянами України. Все зроблено швидко, з мінімальним залученням Клієнта та без необхідності його приїзду в Україну. 

Наші досвідчені юристи виконують всі необхідні дії, щоб зробити процес отримання громадянства більш досяжним та зручним для вас.

Дізнатись більше про послугу з отримання громадянства України можна тут