Як успішно пройти комплаєнс у банках ЄС для відкриття рахунку юридичній особі?

Все більше бізнес в Україні стикається з необхідністю відкриття банківських рахунків в фінансових установах Європейського Союзу (надалі - “ЄС”). На прийняття рішення щодо необхідності відкриття рахунку в банку ЄС впливають різні чинники: 

• необхідність виходу на ринок ЄС; 
• надійність європейської банківської системи; 
• швидкість проведення платежів на території ЄС. 

Проте, чи легко відкрити рахунок в банківській установі ЄС та як успішно пройти процедуру комплаєнсу? Давайте розберемось з цими питаннями в даній статті.

Цікаво: Посилення сабстенс вимог у Європейському Союзі у 2022 році

Специфіка роботи європейських банків при відкритті рахунків для іноземних юридичних та фізичних осіб

Першим етапом в відкритті рахунку в банку ЄС є подання необхідного пакету документів для проведення комплаєнсу структури бізнесу, легальності отриманих грошей, які будуть зберігатися на рахунку та доброчесності власників та бенефіціарів бізнесу. 

Відкриття рахунку в банку ЄС може знадобитися українській юридичній особі, наприклад, в наступних випадках:

1. Юридична особа займається IT бізнесом пов'язаним з продажем своїх продуктів на таких маркетплейсах як: AppStore, Google Market, Steam. Відкриття рахунку в банку ЄС буде вагомим доказом надійності вашої компанії та легальності вашого бізнесу, адже маркетплейси знають, що комплаєнси європейських банків вже перевірили ваш бізнес та компанію згідно жорстких вимог європейського законодавства;
2. Юридична особа займається експортом-імпортом продукції, чи послуг, іншими словами, зовнішньоекономічною діяльністю. В такому випадку відкриття рахунку в європейському банку пришвидшить проходження платежів за рахунок системи європейських банківських переказів SEPA. Крім того, не є секретом, що закордонні партнери ставляться з осторогою до української банківської системи та контрагентів з України загалом в зв'язку з війною в Україні та реноме України, як країни з високим рівнем корупції. Тому відкриття рахунку в європейському банку значно збільшить ваші шанси на укладання контракту з європейськими контрагентами, оскільки ви будете викликати більше довіри, ніж інші компанії, які не мають рахунків в закордонних банках. 

Український бізнес звик, що відкриття рахунку в українському банку - це формальна процедура. Тому, коли уповноважені особи компанії самостійно подають необхідний пакет документів та отримують в більшості випадків негативну відповідь від європейського банку в питанні відкриття рахунку, вони неприємно дивуються. 

Чому ж так стається?  

Банки, отримавши пакет документів, в більшості випадків вважають, що документів недостатньо для повної впевненості відділу комплаєнсу в тому, що власники бізнесу та сам бізнес повністю “чисті”. 

Специфіка європейських банків в тому, що часто вони не вимагають додаткових документів від претендентів на відкриття рахунку, а просто відмовляють в такому відкритті без пояснення причин. Такі дії європейських банків є похідними від дуже жорсткого європейського законодавства щодо вимог проведення процедури комплаєнсу.  

Неможливо побудувати якусь єдину успішну стратегію відкриття банківських рахунків в банках ЄС для широкого загалу українських компаній. Кожен випадок є унікальним, і потребує скрупульозного вивчення. 

Наприклад, якщо українська компанія тільки планує вести певний вид бізнесу, або досвід ведення певного бізнесу, який декларується європейському банку, як основний, є невеликим, то для підтвердження експертності компанії для ведення такого бізнесу необхідно подати додаткові документи, включно з підтвердженням роботи на певній посаді та відповідної освіти працівників певного рівня керівного складу. 

Без підтвердження експертності компанії або керівників в веденні задекларованого бізнесу, скоріш за все, вам відмовлять в відкритті рахунку в банку ЄС. 

Наведемо приклад процесу відкриття рахунку для української компанії в європейському банку.

Перш за все банк надсилає банківські форми для заповнення. Головне, на що потрібно звернути увагу, це так звана форма KYC (Know your Client). Саме невірно заповнена дана форма та додатки до неї є найчастішою причиною відмови в відкритті рахунку в Європейському банку. Заповнення даної форми можна розділити на два етапи: 

Етап перший: Заповнення інформації щодо власників компанії та структури володіння компанією.

В даному блоці необхідно заповнити інформацію щодо засновників, директорів та бенефіціарів компанії. До необхідного пакета документів входять: 

• копії внутрішнього та закордонного паспортів громадян України (перекладені на англійську мову); 
• копія податкового номеру; 
• підтвердження адреси проживання (таким підтвердженням можуть слугувати: квитанції за комунальні платежі, які приходять на ваше ім'я, копія договору оренди житлового приміщення, копії за оплату послуг зв’язку); 
• копії документів про освіту (диплом ВУЗа); 
• підтвердження досвіду роботи (копія податкових звітів, як ФОП, копія трудової книжки з перекладом на англійську мову); 
• лист-рекомендація з місця роботи чи від вашого адвоката в Україні (в Європі дуже довіряють адвокатам та приймають від них рекомендовані листи щодо їх клієнтів). 

Етап другий: Заповнення інформації щодо сфери бізнесу компанії та досвіду роботи компанії в заявленій сфері.

В даному блоці необхідно надати підтвердження, що компанія дійсно працює в заявленому напрямку бізнесу. Необхідно надати в банк: 

• контракти з контрагентами, де ви вже виконували роботи з заявленого напряму бізнесу та підтвердження виконання таких робіт (підписані сторонами акти виконаних робіт); 
• лист-рекомендація з українського банку, де у вас відкритий рахунок з інформацією щодо доброчесності вашої компанії (англійською мовою); 
• податкові звіти (перекладені на англійську мову);
• виписка з українського банку щодо залишків на рахунках.

В кожному окремому випадку відкриття рахунку в банку ЄС будуть свої нюанси. Проте для успішного відкриття банківського рахунку необхідно, щоб директор, власники та бенефіціари компанії мали кристально чисту репутацію, директор повинен мати освіту і досвід роботи в сфері заявленого бізнесу. Для більшої ймовірності відкриття банківського рахунку засновники та бенефіціари компанії також повинні мати освіту та досвід роботи в заявленому напрямку бізнесу. Сама компанія повинна вже мати досвід роботи в заявленому напрямку бізнесу, сплачувати податки в Україні та мати прибуток в своєму бізнесі.

Цікаво: Релокейт ІТ компанії з України у 2022 році

Що будуть перевіряти банки при відкритті рахунків українським юридичним особам?

Крім вказаних вище документів та інформації банки також можуть запитувати підтвердження адреси проживання директора компанії та її власників, включно з бенефіціаром. 

Банкам ЄС недостатньо лише реєстрації особи за певною адресою, або наявність договору оренди житла. Обов'язково необхідно надати додаткові документи резидентності: оплати комунальних платежів, мобільного зв’язку та інше. 

Проте достатність доказів може підтвердити лише досвідчений юрист, який має багаторічний досвід в допомозі в відкритті банківських рахунків в банках ЄС.  

Інше питання, яке ви можете отримати від банку - це питання наявності працюючого офісу в Україні. Під працюючим офісом розуміється офіс, де реального знаходяться співробітники та провадиться господарська діяльність. До цього питання потрібно поставитись з усією відповідальністю, враховуючи наскільки в Україні популярно користуватися сервісами реєстрації  юридичних осіб за адресами масової реєстрації. 

Окремим видом перевірки, який проводиться в багатьох банках ЄС є проведення співбесіди зі співробітником комплаєнсу банку. Така співбесіда відбувається з керівником української компанії - претендентом на відкриття рахунку в банку ЄС. 

Співбесіда може проводитись як за допомогою систем комунікації (зум, гугл міт), так і при особистій зустрічі в офісі банку в країні ЄС. Кожна така співбесіда дуже схожа на співбесіду між роботодавцем та претендентом на посаду, де співробітник банку буде питати всі можливі запитання: починаючи від вашої освіти і закінчуючи вашими хобі. До співбесіди потрібно ретельно готуватися, знати, які питання та відповіді можуть вплинути на ваші шанси відкриття рахунку. З цим також допоможе наш спеціаліст.   

Цікаво: E-commerce PE risk в українській компанії у разі розміщення серверів за кордоном

Що може піти не так в процесі відкриття рахунку в банку ЄС для української компанії?

Якщо банк в процесі перевірки поданих документів вирішить, що вони підозрілі на предмет легальності ведення бізнесу, або чистоти співробітників, або власників компанії перед законодавством, одночасно з відмовою в відкритті рахунку, він передасть повністю всю надану українською компанією інформацію в податкові органи України. 

Банки можуть передати в українську податкову будь-яку інформацію, починаючи від структури ведення бізнесу, до структури власності компанії, що може призвести до надмірної уваги контролюючих органів до вашого бізнесу на території України.

Проте це найнегативніший наслідок. Більш розповсюдженими є:

• втрата дорогоцінного часу (позитивне, або негативне рішення щодо відкриття рахунку надається банками ЄС в середньому через 3-4 місяці з моменту подачі пакету документів);
• втрата грошей, які претендент витратить на підготовку пакету документів та грошей на оплату відповідної роботи своїм співробітникам. 

Тільки глибоке знання законодавства ЄС щодо проведення комплаєнсу претендентів на відкриття рахунків в банках ЄС, та розуміння логіки оцінювання ризиків банками гарантує успішне вирішення кейсу. Саме такі знання та розуміння ми пропонуємо вам. 

Наші спеціалісти проведуть вас дорогою від первинної консультації щодо можливості відкриття банківського рахунку, виходячи з характеру бізнесу та даних власників та керівників компанії та підготовки всіх необхідних документів та зустрічей, до бажаного електронного ключа (digipass) від рахунку в банку ЄС, який видається власнику такого банківського рахунку.

Вартість відкриття рахунку за кордоном можна дізнатися тут.

Все про податкову оптимізацію для українських компаній при веденні бізнесу за кордоном тут.