Прийом на роботу військовозобов'язаних: військовий облік при прийнятті на роботу

Прийняття на роботу військовозобов'язаних працівників в умовах воєнного стану стає перед українськими компаніями неабияким викликом. Так, у цей непростий час не лише економіка потребує підтримки та розвитку, а й бізнес, якому доводиться стикатися зі змінами та швидко знаходити рішення для утримання кваліфікованих спеціалістів. Правові нюанси, пов’язані з військово-обліковими документами, вимагають ретельної уважності, адже помилки можуть призвести до значних юридичних наслідків. Проте не завжди зрозуміло, як діяти у цих нових умовах.

• Що робити, якщо потенційний працівник не має військово-облікових документів? 
• Чи можна довіряти електронному варіанту військово-облікових документів? 
• Як уникнути ризиків у випадку, якщо потрібно забронювати важливого фахівця для збереження роботи в компанії?

У цій статті ми розглянемо реальний кейс нашого Клієнта, який зіткнувся з подібними питаннями, тому вирішив розібратися, звернувшись до нас за юридичною консультацією щодо ведення військового обліку на підприємстві. На цьому прикладі, проаналізуємо нюанси, що стосуються військово-облікових документів. Ви дізнаєтеся, які юридичні наслідки загрожують компаніям за недотримання правил військового обліку, а також отримаєте практичні поради для безпечного працевлаштування військовозобов'язаних працівників.

Цікаво: Отримати статус критично важливого підприємства та забезпечити бронювання працівників: досвід київської IT-компанії

Працевлаштування без військово-облікового документа: чи є ризики для підприємства? 

Один із наших постійних Клієнтів – керівник стартапу, що займається розробкою мобільного додатку, зіткнувся з типовою для багатьох українських компаній проблемою. До війни він співпрацював з ФОПами за договорами про надання послуг, що дозволяло йому гнучко керувати ресурсами та адаптувати команду під конкретні проекти. Але через ситуацію в країні компанія прийняла рішення всіх тимчасових підрядників – ФОПів – перевести на постійні трудові контракти, аби забезпечити стабільність команди. Цей перехід породив нові юридичні питання, і головне з них – чи може він взяти на роботу військовозобов'язаного працівника, якщо він не має військово-облікового документа та навіть не стоїть на обліку. 

Відповідь тут однозначна: прийняття на роботу працівника без військово-облікового документа є порушенням Правил ведення військового обліку. З травня 2024 року, за таке порушення компанії загрожує накладення штрафу, розмір якого може досягати 60 000 грн за кожен випадок. Тобто, сума штрафів може швидко зрости, якщо компанія систематично порушує це правило. Отже, важливо своєчасно звертати увагу на вимоги законодавства, аби уникнути фінансових втрат і зберегти стабільність бізнесу.

Цікаво: Як вести військовий облік на підприємстві у 2024 році

Як роботодавцям перевіряти військовий обліковий документ кандидата в електронній формі? 

Також нашому Клієнту важливо було розібратися у тому, які наслідки це тягне для компанії, якщо людина стоїть на обліку, є в реєстрі “Оберіг”, але у неї немає військово-облікового документа (ВОД) у паперовій формі. Наразі встановлено, що ВОД може бути в електронній та паперовій формі. При цьому такі документи, і в електронній формі, і у паперовій формі, мають однакову юридичну силу. Головне, на що слід звернути увагу,  – військово-обліковий документ в електронній формі є дійсним лише за наявності QR-коду та не може використовуватися без нього. Адже саме через код можна перевірити відомості, які вказані в документі електронної форми. 

Ці положення дійсно значно спрощують для роботодавців процедуру прийняття на роботу осіб, які є військовозобов’язаними. Адже обов’язок роботодавця в частині перевірки таких документів наразі діє і його не скасовано. Тобто, на сьогодні роботодавець обов'язково має перевірити наявність військово-облікового документа у кандидата при прийнятті його на роботу. І якщо у військовозобов'язаного при працевлаштуванні немає ВОД у паперовій формі, що не є рідкісним явищем, то він може надати для перевірки військово-обліковий документ в електронній формі.

Для уникнення можливих помилок, ми радимо відповідальній за ведення військового обліку особі, при оформленні нового працівника, перевірити такий документ через додаток Резерв+. Оскільки цей застосунок дозволяє сканувати QR-код електронного військово-облікового документа без авторизації у додатку, то при оформленні військовозобов’язаного працівника можна перевіряти код безпосередньо зі свого телефону. Працівник своєю чергою може самостійно сформувати ВОД у форматі PDF та передати особі, відповідальній за ведення військового обліку. Такий файл слід роздрукувати і можна додати до особової справи працівника.

Цікаво: Чи можуть отримати волонтери відстрочку від призову: бронювання працівників благодійного фонду

Чи достатньо електронного ВОД для військового обліку працівників на підприємстві? 

Але чи достатньо такої роздруківки для повноцінного військового обліку працівника на підприємстві, і чи не несе це певних ризиків з погляду відповідальності за достовірність військового обліку? Скоріш за все роздрукована копія ВОД, це варіант тимчасового вирішення питання, щоб виконати вимоги до військового обліку. Відповідно до вимог законодавства, при веденні військового обліку на підприємстві, до справи, яка має бути сформована до відповідних списків персонального військового обліку, додаються копії військово-облікових документів призовників, військовозобов'язаних та резервістів. 

Тут важливо звернути увагу на те, що роздрукована копія електронного військово-облікового документа може бути додана до справи тільки за умови, що вона містить всю необхідну інформацію для заповнення всіх відповідних граф списку і така інформація є актуальною (у потенційного працівника оновлені та уточнені дані). Саме тому важливо зважати на те, яка дата і який час оновлення облікових даних та дата і час формування документу. Нагадаємо, що з 18 травня по 16 липня цього року всі військовозобов’язані, призовники та резервісти мали оновити свої військово-облікові дані. Тому логічно, що дата оновлення ВОД має відповідати цьому періоду або пізніше.

Важливо розуміти, що хоча електронна версія військово-облікового документа має таку ж юридичну силу, як і паперова, вона все ж може викликати певні труднощі в процесі бронювання працівника. Маючи лише військово-обліковий документ працівника в електронній формі, його можна використовувати під час оформлення бронювання через “Дія”. Головне, щоб його потім система підтягнула самостійно до вашого кабінету роботодавця і не виникло ніяких технічних проблем. Інакше це може поставити під загрозу як своєчасність бронювання, так і правильність ведення військового обліку загалом. Тому доцільно все ж запропонувати працівнику звернутися до ТЦК та СП і отримати військово-обліковий документ у паперовій формі. 

Юридична допомога у веденні військового обліку 

Отже, наш Клієнт під час юридичної консультації отримав вичерпні відповіді на свої запитання. Тепер він забезпечить точність і своєчасність у роботі з військовозобов'язаними працівниками, що дозволить не лише уникнути штрафів, а й зберегти цінні кадри через процедуру бронювання. Якщо і вам потрібно розібратися з питанням щодо працевлаштування військовозобов'язаних робітників чи ведення військового обліку, наша рекомендація – не ігноруйте ці питання, які сьогодні є дійсно нагальними. Вчасна консультація з фахівцями, такими як наша юридична команда, дозволить вам убезпечити бізнес, мінімізувати ризики та бути впевненими, що ви дієте в межах законодавства. Ми готові допомогти вам знайти найоптимальніше рішення для вашої компанії, аби ви могли спокійно зосередитися на розвитку, довіривши юридичні питання професіоналам.

Звертайтеся до нас — спокійний бізнес починається з надійного юридичного супроводу!