Ризики та штрафи, якщо вчасно не оформити документи благодійного фонду про гуманітарну допомогу

Гуманітарна допомога - різновид благодійної допомоги, яка має цільових характер та повинна бути спрямована безпосередньо на певні потреби після надання її донором. Тобто, якщо благодійник (донор) надає кошти на придбання авто ЗСУ – кошти мають бути використані саме на придбання авто для ЗСУ. Якщо товар передається сім’ям, які постраждали від військових дій – товар має бути переданий саме цим людям і т.д.

Операції з гуманітарною допомогою займають найбільше сил і часу при подачі звітності. На відміну від звичайної благодійної допомоги, пожертвувань та інших напрямків благодійництва, інформація про гуманітарну допомогу підлягає детальній розшифровці в податковій звітності.

Підготовка первинних та звітних документів неприбуткової організації завжди досить кропіткий та важливий процес. Адже їх відсутність та/або неправдивість даних в них несуть за собою:

• порушення бухгалтерського обліку в частині того, що кожна бухгалтерська операція  повинна мати документальне підтвердження;
• порушення податкового законодавства в частині  того, що неприбуткова організація повинна здійснювати діяльність в межах статутної мети, а це в свою чергу підтверджується первинними документами.

Відсутність первинних документів може призвести до:

• втрати ознаки неприбутковості та виключення з реєстру неприбуткових організацій;
• переведення неприбуткової організації на загальну систему оподаткування (платник податку на прибуток на загальних підставах - 18%);
• нарахування 18% податку на прибуток на суму незадекларованого фінансового результату та 5% пені від суми своєчасно несплаченого податку.

Враховуючи вищезазначені ризики відсутності та некоректного оформлення первинної документації, в даній статті ми розповімо про основні нюанси документального оформлення руху гуманітарної допомоги. 

Цікаво: Набуття статусу волонтерської організації в Україні

Практичний приклад руху гуманітарної допомоги в Україні

Фізична особа - громадянин США виявив бажання допомогти ЗСУ та придбав товари з метою подальшої передачі їх українській громадській організації, яка займається отриманням та розподілом гуманітарної допомоги.

Процес отримання допомоги під нашим контролем та супроводом відбувався наступним чином:

1. Донор (фізична особа) надала громадській організації Письмову пропозицію про можливість надання гуманітарної допомоги.

2. Громадська організація надала Письмову згода прийняти товар у вигляді гуманітарної допомоги. Враховуючи, що громадська організація вже активно співпрацювала з військовими, вона мала інформацію про перелік потреб (вантажу), який був переданий разом зі згодою.

3. Придбаний донором товар відправлявся ним з США до Польщі за допомогою авіаперевезення. При відправці товару донором оформлювалась митна декларація, в якій фіксувались ціни на кожну позицію.

Примітка: саме по цим цінам і здійснювався подальший облік гуманітарної допомоги у отримувача - громадської організації.

4. Паралельно громадська організація займалась пошуком вантажного автомобіля, який мав би здійснити перевезення допомоги з Польщі в Україну.

Примітка: для перетину автомобілем митного кордону, громадська організація формує від свого імені лист-звернення до керівника пункту митного пропуску з проханням дати можливість перетинати митний кордон для перевезення гуманітарної допомоги. Обов’язково в листі зазначається марка та номерні знаки авто, номер кузова, ПІП та паспортні дані водія, вид вантажу.

5. Під час перетину автомобіля з гуманітарною допомогою здійснювалось декларування вантажу.

Примітка: форма митної декларації надається на пункті пропуску або оформляється в електронному вигляді. Декларувати необхідно весь вантаж - без виключення.

6. Після проходження митного кордону гуманітарна допомога направлялась на склад громадської організації, де відбувалась процедура оприбуткування на підставі Митної декларації, оціночної вартості (наданої донором) та наказу про визнання допомоги гуманітарною.

Примітка: на даному етапі у громадської організації був відсутній Акт приймання-передачі товару, тому оприбуткування здійснювалось на підставі тимчасового акту. Оригінал Акту приймання-передачі допомоги був переданий пізніше.

7. Далі громадська організація здійснила розподіл гуманітарної допомоги між бенефіціарами (від яких попередньо було отримано листи-прохання надати гуманітарну допомогу).

Примітка: в момент передачі гуманітарної допомоги, громадська організація оформила наказ про передачу допомоги (по кожному з бенефіціарів) та Акт приймання-передачі.

Після розподілу гуманітарної допомоги, громадська організація здійснила звітування перед Мін’юстом та донором.

Наші юристи першочергово розробили весь алгоритм для організації, та проконтролювали його виконання.

Які документи оформляються на кожному етапі руху гуманітарної допомоги?

Отримання гуманітарної допомоги від донора-нерезидента у натуральній формі

1. Письмова пропозиція донора надати гуманітарну допомогу.

Обов’язкові реквізити:

• для донора-фізичної особи: ПІП, громадянство, дата народження, документ, який посвідчує особу, номер телефону, електронна адреса;
• для донора-юридичної особи: найменування, реєстраційний номер, контакти представника, електронна адреса;
• дані про товар (найменування, кількість, вартість);
• дані про представника, який здійснюватиме відвантаження та декларування товару;
• дані про шлях доставки та митні пункти пропуску товару.

2. Письмова згода отримувача гуманітарної допомоги прийняти товар.

3. Міжнародна ТТН / пакувальний лист / специфікація / інвойс (можна використати всі документи або один з запропонованих).

4. Валютно-митна декларація.

Важливо! В умовах військового стану, ввезення гуманітарної допомоги здійснюється по спрощеним процедурам, а саме:

• не обов’язково бути включеним до Єдиного реєстру отримувачів гуманітарної допомоги;
• декларування здійснюється при перетині митного контролю або в електронному вигляді;
• відсутні ввізні додаткові збори та податкові платежі.

5. Акт приймання-передачі гуманітарної допомоги.

Обов’язкові реквізити:

• назва документа, номер та дата;
• дані донора (аналогічні Письмовій згоді на отримання допомоги);
• дані отримувача допомоги;
• дані про товар (найменування, кількість, вартість);
• підписи, посади та ініціали представника донора та отримувача допомоги.

Важливо! Якщо здійснюється імпорт гуманітарної допомоги для військового призначення, то додатково необхідні такі документи: Гарантійний лист бенефіціара зі згодою прийняти гуманітарну допомогу.

Якщо здійснюється імпорт авто для військового призначення, то додатково необхідні такі документи: Гарантійний лист бенефіціара зі згодою прийняти гуманітарну допомогу, технічний паспорт авто.

Отримання гуманітарної допомоги від донора-резидента у натуральній формі

1. Письмова пропозиція донора надати гуманітарну допомогу.

Обов’язкові реквізити:

• для донора-фізичної особи: ПІП, громадянство, дата народження, документ, який посвідчує особу, номер телефону, електронна адреса;
• для донора-юридичної особи: найменування, реєстраційний номер, контакти представника, електронна адреса;
• дані про товар (найменування, кількість, вартість);
• дані про представника, який здійснюватиме відвантаження;
• дані про шлях доставки.

2. Письмова згода одержувача гуманітарної допомоги прийняти товар.

3. Акт приймання-передачі гуманітарної допомоги.

Передача гуманітарної допомоги бенефіціару-юридичній особі у натуральній формі

1. Лист від бенефіціара з проханням надати гуманітарну допомогу.

Обов’язкові реквізити:

• найменування, реєстраційний номер, контакти представника, електронна адреса;
• дані про товар (найменування, кількість, вартість);
• дані про представника, який здійснюватиме приймання товару;
• мета використання гуманітарної допомоги.

2. Наказ керівника неприбуткової організації здійснити розподіл і передачу гуманітарної допомоги відповідно до листа.

3. Акт приймання-передачі гуманітарної допомоги.

Передача гуманітарної допомоги бенефіціару-фізичній особі у натуральній формі

1. Заява від набувача гуманітарної допомоги

Обов’язкові реквізити:

• ПІП, дата народження, документ, який посвідчує особу, номер телефону, електронна адреса;
• дані про товар (найменування, кількість, вартість);
• підпис.

2. Наказ керівника неприбуткової організації здійснити розподіл і передачу гуманітарної допомоги.

3. Звіт про роздачу гуманітарної допомоги фізичним особам.

Обов’язкові реквізити:

• ПІП, дата народження, ІПН, документ який посвідчує особу, адреса проживання, номер телефону, електронна адреса;
• дані про товар (найменування, кількість, вартість);
• підпис набувача допомоги.

4. Акт списання гуманітарної допомоги.

Інформація з вищезазначених документів збирається та відображається в щорічній податковій звітності. Більш детально про розшифровку руху гуманітарної допомоги розповімо далі.

Цікаво: Як відкрити рахунок для благодійного фонду в Україні?

Як оцінити гуманітарну допомогу, отриману в натуральному вигляді?

Гуманітарна допомога обліковується в балансі неприбуткової організації по первісній вартості.

Первісна вартість = Справедлива вартість (ринкова вартість) + Додаткові витрати (доставка, навантаження, розвантаження та ін.).

Важливо! Для уникнення додаткових зауважень та визнання податковими органами завищення/заниження первісної вартості гуманітарної допомоги, рекомендуємо підготувати:

• акт оцінки справедливої вартості;
• скан-копії ринкової оцінки з відкритих джерел;

Гуманітарна допомога, отримана від нерезидента, обліковується в валютному еквіваленті і її первісна вартість дорівнює митній вартості, перерахованій по курсу НБУ на дату перетину митного кордону.

Чи потрібно ставити на облік гуманітарну допомогу, отриману від донора у натуральній формі без документів?

Так, дана гуманітарна допомога повинна бути оприбуткована як в кількісному, так і у вартісному еквіваленті. Оприбуткування такої допомоги може здійснюватись на підставі:

• бухгалтерської довідки (у випадку, коли донор не може надати жодні документи);
• внутрішнього акту (у випадку, коли донор надасть документи із запізненням).

Цікаво: Розрахунки готівкою в неприбуткових організаціях

Звітування по гуманітарній допомозі у вигляді коштів в іноземній валюті

Отримувачі гуманітарної допомоги у вигляді іноземної валюти повинні щомісяця подавати звіт про наявність та розподіл гуманітарної допомоги в іноземній валюті (до повного її використання) до органів:

• Мінсоцполітики
• ДПС за місцем реєстрації.

Термін подачі звіту - до 5 числа місяця, наступного за звітним.

Наразі, уніфікованої форми звітування по гуманітарній допомозі у вигляді грошових коштів не встановлено, тому звіт подається в довільній формі.

Після повного використання гуманітарних коштів, неприбутківець зобов’язаний протягом 5-ти робочих днів прозвітувати у вищезазначені органи.

Звітування по гуманітарній допомозі, отриманій в натуральній формі

Щомісяця до 5 числа наступного за звітним місяця, отримувачі та набувачі гуманітарної допомоги подають звіти про наявність та розподіл гуманітарної допомоги до місцевої державної адміністрації відповідного району.

В звіті вказуються:

• дані про отримувача допомоги (назва, реєстраційні дані, адреса);
• дані про донора допомоги (назва, країна);
• дані про вантаж (найменування, вага, вартість);
• дата і номер наказу, за яким відбувається визнання вантажу гуманітарною допомогою;
• дата митного оформлення;
• дані про отримання вантажу (дата, вага, вартість);
• дані про розподіл вантажу (дата, вага, вартість);
• дані про залишок вантажу (дата, вага, вартість).

Цікаво: Договір та акт, чи як підтвердити отримання благодійної допомоги у документах фонду?

Розшифровка інформації про гуманітарну допомогу в річній податковій звітності

Щороку неприбуткові організації звітують перед податковими органами про результати своєї діяльності за допомогою Звіту про використання доходів ( прибутків) неприбуткової організації (далі річний податковий звіт). Неприбутківці, які здійснюють операції з гуманітарною допомогою разом з річним податковим звітом подають додаток з інформацією про рух гуманітарної допомоги.

Яка інформація вказується в додатку?

1. Дані про отримання гуманітарної допомоги

• найменування донора допомоги;
• дата і номер наказу, за яким відбувається розподіл допомоги;
• вид допомоги (товари, обладнання, лікарські засоби, грошова допомога і т.д);
• одиниці виміру;
• кількість;
• вартість допомоги;
• дані митної декларації (дата, номер, код УКТЗЕД).

2. Розподіл гуманітарної допомоги за цільовим призначенням

• дані про набувача допомоги;
• дата і номер наказу, за яким відбувається розподіл допомоги;
• вид допомоги (товари, обладнання, лікарські засоби, грошова допомога і т.д);
• одиниці виміру;
• кількість;
• вартість допомоги;
• дата і номер акту приймання-передачі.

3. Розподіл гуманітарної допомоги за нецільовим призначенням

• дані про донора допомоги;
• дата і номер наказу, за яким відбувається розподіл допомоги;
• вид допомоги (товари, обладнання, лікарські засоби, грошова допомога і т.д);
• одиниці виміру;
• кількість;
• вартість допомоги.

Важливо! Суми нецільової гуманітарної допомоги виходять за рамки статусу неприбутковості і підлягають оподаткуванню податком на прибуток в розмірі 18%.

В свою чергу незаконне використання гуманітарної допомоги (з метою отримання прибутку) призводить до кримінальної відповідальності (ст.201-2 Кримінального кодексу України):

• продаж гуманітарної допомоги або інші дії, пов’язані з подальшим отримання прибутку - штраф від 34 тис.грн до 51 тис.грн або виправні роботи до 2-х років, або позбавлення волі до 4-х років.
• дії вказані в попередньому пункті , вчинені повторно або за  попередньою змовою групою осіб або службовою особою з використанням службового становища або у великому розмірі -  позбавлення волі від 3-х до 5-и років з позбавленням права обіймати певні посади або займатись певною діяльністю на строк до 3-х років та  з конфіскацією майна.
• дії вказані в попередніх 2-ох пунктах , які  вчинені організованою групою або в особливо великому розмірі або під час надзвичайного або військового стану - позбавлення волі від 5-и до 7-и років з позбавленням права обіймати певні посади або займатись певною діяльністю на строк до 3-х років з конфіскацією майна.

4. Залишок нерозподіленої гуманітарної допомоги на початок та кінець звітного періоду

• дані про донора допомоги;
• дата і номер наказу, за яким відбувається розподіл допомоги;
• вид допомоги (товари, обладнання, лікарські засоби, грошова допомога і т.д);
• одиниці виміру;
• кількість;
• вартість допомоги.

Враховуючи розширений перелік вищезазначеної інформації, яку вимагає надавати податкова, наші фахівці рекомендують формувати повний перелік документів по руху гуманітарної допомоги в момент здійснення операції (отримання /переміщення /передачі).

Важливо! В даній статті ми описали основний перелік документів, які повинна мати організація для підтвердження правомірності роботи з гуманітарною допомогою. Ваша організація може розширити перелік власними внутрішніми документами і затвердити їх Положенням про документообіг. Важливою умовою створення внутрішнього документу є наявність основних реквізитів та відповідність Обліковій політиці і Положенням бухгалтерського обліку.

Якщо перед вашої організацією в Україні стоїть завдання прийняття та розподіл великої кількості гуманітарної допомоги, ви бажаєте діяти в рамках законодавства України, звертайтесь до нас.

Ми пропонуємо комплекс послуг щодо юридичного та бухгалтерського супроводу неприбуткових організацій.

Перелік послуг та вартість тут.