Зміна голови представництва неурядової організації в Україні

В процесі діяльності акредитованого представництва іноземної неурядової організації в Україні періодично є необхідність внесення змін до відомостей, що містяться в реєстрі юридичних осіб та громадських об’єднань.

Такими змінами можуть бути зміна керівника представництва у зв’язку з закінченням повноважень чи звільненням, або іншими обставинами, такими як зміна найменування, адреси тощо. 

Найчастішими змінами, які відбуваються в Представництві є зміна Голови (керівника) Представництва. Сьогодні ми розкажемо як така процедура відбувається на практиці.

Процедура зміни голови представництва неурядової організації в Україні

Серед основних моментів можна виділити:

1. Підготовка пакета документів. 

Готуємо пакет документів, узгоджуємо з клієнтом та допомагаємо правильно завірити документи. В Україні організовуємо переклад документів на українську мову. Перелік документів нижче в тексті статті.

2. Подача документів для зміни голови до Мін'юсту.

Підготовлені належним чином документи подаємо до Мін'юсту особисто (крім випадків, коли особистий прийом документів обмежений).

3. Контроль за внесенням змін до документів представництва неурядової організації.

Юристи нашої компанії тримають на контролі процес реєстрації змін в Мін'юсті, вчасно повідомляючи про будь-які зміни клієнта.  

4. Отримання рішення про державну реєстрацію змін.

Після розгляду документів, Мін'юст надає рішення про державну реєстрацію змін. У випадку виявлення невідповідності документів або інформації в документах, Мін'юст може відмовити в реєстрації змін. 

В нашій практиці була ситуація, коли клієнт щорічно самостійно продовжував повноваження голови представництва, але звернувся до нас з допомогою, оскільки отримав відмову. Виявилось, що клієнт (його працівник) не правильно сформував пакет документів та неправильно заповнив реєстраційну форму. Ми усунули проблему, та клієнт отримав реєстрацію. 

5. Отримання довідки статистики (довідка ЄДРПОУ).

Оновлюємо змінену інформацію та отримуємо нову довідку з ЄДРПОУ з даними нового керівника.

6. Актуалізація інформації в банку та в податковій.

Актуалізуємо інформацію про нового керівника в банку та в податковій, допомагаємо отримати ключі КЕП ЕЦП для подачі звітності.

Кожен з етапів передбачає витрати часу та знання процедури в кожній з установ. Ми пропонуємо вам економію часу та готовий результат - зміну голови представництва з нашими юристами. Ба більше, ми допоможемо не тільки з реєстраційними діями, але й з усіма питаннями легалізації перебування голови представництва в Україні, якщо це - іноземна особа.

Цікаво: Етапи акредитації іноземної неурядової організації в Україні

Які документи потрібні для зміни голови представництва неурядової організації?

Перелік основних документів:

1)  Заява про державну реєстрацію Змін

Підписується та подається керівником або уповноваженою особою. У випадку подачі документів за допомогою поштового зв’язку, справжність підпису заявника посвідчується нотаріально.

2)  Рішення уповноваженого органу материнської організації

Повинно бути видане компетентним органом материнської організації та містити інформацію про нового керівника Представництва.

3) Довіреність на керівника Представництва

Основний документ, який визначає компетенцію та повноваження керівника Представництва в Україні. Довіреність має містити максимально широкий спектр повноважень з метою забезпечення ефективності роботи Представництва. Зазвичай Представництва використовують свої зразки довіреності, які періодично доповнюються необхідними положеннями.

4)  Довіреність на юристів

Видається материнською організацією для того, щоб юристи нашої компанії могли самостійно провести процедуру змін керівника. Без довіреності, всі документи має подавати керівник, що не завжди зручно.

Важливо! Документи 2-4 повинні бути нотаріально завірені в країні місцезнаходження материнської організації, апостильовані або легалізовані в установленому порядку, перекладені на українську мову з нотаріальним завіренням вірності перекладу або підпису перекладача.

У випадку, якщо зміна керівника зумовлює зміну положення або статуту Представництва (на практиці досить нечасто), то для державної реєстрації змін необхідно також подавати статут/положення в новій редакції.

У випадку, коли крім зміни керівника Представництва будуть вноситись зміни, що стосуються інформації про материнську організацію (наприклад зміна найменування) потрібно додатково подавати:

• витяг, виписка чи інший документ з торговельного, банківського, судового реєстру тощо, що підтверджує реєстрацію юридичної особи-нерезидента в країні її місцезнаходження;
• структуру власності;
• копію документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство (підданство) кінцевого бенефіціарного власника.

Строки зміни голови представництва іноземної неурядової організації в Україні

Відповідно до закону, документи для державної реєстрації змін керівника Представництва, так само як і інші зміни, що стосуються Представництва подаються до Мін'юсту протягом 20 днів з дня прийняття відповідного рішення іноземною материнською організацією. Тому необхідно досить оперативно підготувати та завірити документи, отримати та перекласти документи на українську мову. 

Після подачі документів до Мін'юсту строк проведення реєстрації зміни – 20 календарних днів. В нинішніх умовах, у зв’язку з війною та можливими блекаутами, строк реєстрації може бути продовженим. В будь-якому разі, юристи нашої компанії контролюють процес реєстрації.

Що робити після внесення інформації про нового голову представництва неурядової організації?

На реєстрації змін справа не закінчується. Інформація про зміну голови представництва іноземної неурядової організації має бути надана усюди, де така посадова особа може представляти інтереси представництва.

Після зміни керівника Представництва, потрібно вчинити наступні дії:

1) Актуалізація інформації в банку.

З метою отримання доступу та розпорядження до коштів Представництва, новий керівник Представництва звертається до обслуговуючого банку та надає документи та інформацію про свої нові повноваження.

2) Отримання довідки зі статистики (відомості ЄДРПОУ).

Довідка зі статистики є аналогом виписки, яка використовується для юридичних осіб.

3) Актуалізація інформації в податковій.  

Також, потрібно актуалізувати інформацію та отримати нову довідку 34-ОПП та 1-ОПН.

У випадку нарахування заробітної плати працівникам-іноземцям потрібно отримати ідентифікаційний код та дозвіл на застосування праці.

Якщо новий керівник є іноземцем, додатково можемо отримати для нього посвідку на проживання. 

Ми також допомагаємо із внесенням інших змін до інформації про представництво іноземної неурядової організації, хоча такі запити - це скоріше рідкість. 

Звертайтесь до наших спеціалістів за додатковою інформацією.

Вартість зміни голови представництва неурядової організації можна дізнатися тут.