Позапланова перевірка стоматологічного кабінету: як уникнути штрафів

Позапланова податкова перевірка медзакладу – і повний “колапс” у документах. Саме з такою ситуацією до нас прийшов Клієнт – лікар-підприємець, власник приватного стоматологічного кабінету. 

До нього неочікувано завітала позапланова документальна податкова перевірка, під час якої інспектори виявили значну кількість прогалин у документації його ФОП-медзакладу. Виявилося, що відсутні внутрішні накази, облікова політика, первинна бухгалтерська документація, регламент обліку заробітної плати та внутрішньогосподарські документи.

Це, звісно, мало свої негативні наслідки: податкова надала попередження – натяк на повторну перевірку. Аби уникнути ризиків та підготувати повний і структурований пакет документів, що відповідає вимогам як податкових, так і медичних контролюючих органів, Клієнт звернувся до нас. 

Ми провели аудит, виявили “білі плями” у документації, розробили повний перелік потрібних документів, адаптований до специфіки медичної практики у сфері стоматології. На прикладі цього кейсу ми розповімо вам, як підготуватись до перевірок медзакладу, яку документацію потрібно мати та надамо практичні поради, які точно допоможуть у веденні медичної діяльності.

Цікаво: Оформлення індивідуального пакету документів для багатопрофільного медичного центру

Податкова перевірка медичного закладу: правові підстави та розмір штрафів

Медичні заклади, як і будь-які інші суб'єкти господарювання, підлягають контролю з боку податкових органів. Відповідно до Податкового кодексу України, зокрема в статтях 75-77 зазначено, що податкові органи мають право проводити як планові, так і позапланові перевірки. Видами перевірок є документальна та камеральна.

Підставами для позапланової перевірки медзакладу можуть бути відсутність або неналежне ведення документації, виявлення порушень під час попередніх перевірок або інформація про можливі податкові зловживання, що надходить від контрагентів, пацієнтів чи через аналітичні інструменти ДПС.

Наслідки таких перевірок можуть бути серйозними: у разі виявлення порушень суб'єкт господарювання може бути оштрафований на суму до 25% несплаченого податку, а в окремих випадках – до 50%. До цього додається пеня, а також штрафи за несвоєчасне подання звітності або неналежне зберігання первинних документів. 

Цікаво: Анулювання та призупинення медичної ліцензії

Підготовка базової документації медичного закладу

Отже, в рамках підготовки до перевірки ми звернули увагу Клієнта не лише на важливість наявності повного переліку документів  медичного закладу, а й на аспект правильного оформлення документації. Більш детально про базову документацію для медзакладів та вимог до них ми  говорили у наші статті Документація для медичних центрів: форма, заповнення, стандартизація бланків та журналів.

На першому етапі роботи ми проаналізували та структурували необхідні документи для стоматологічного кабінету Клієнта, виходячи з вимог законодавства та специфіки його медичної діяльності. Всі юридичні аспекти були враховані: від організаційних наказів до медичних та кадрових документів. Працюючи з Клієнтом, наш юрист з медичного права:

1. Ретельно перевірив існуючі документи та організував їх відповідно до стандартів.
2. Розробив внутрішні політики та правила, включаючи системи обліку та документообігу медзакладу.
3. Підготував СОПи для кожного напрямку діяльності, зокрема для роботи з пацієнтами та фінансовими операціями.

СОПи та їх роль у документації медичного закладу

У процесі роботи ми виділили окремий фокус на розробці стандартних операційних процедур (СОП) – документів, які регламентують щоденні дії персоналу медичного закладу. Саме вони дозволяють не лише уникнути плутанини серед персоналу, але й слугують доказом впорядкованості діяльності закладу під час перевірок. 

Наші юристи не просто зібрали шаблони – ми розробили індивідуальний пакет СОПів, адаптований під особливості функціонування конкретної клініки. До нього увійшли як адміністративні документи, що окреслюють загальні напрямки діяльності, так і практичні інструкції — покрокові відповіді на запитання “Хто?”, “Що?”, “Де?” і “Коли?” в кожному підрозділі.

Варто сказати, що для Клієнта це означало не просто наявність обов’язкової документації, а:

• визначену відповідальність за кожен процес;
• уніфіковані інструкції для всіх працівників;
• мінімізацію людського фактора у щоденних операціях;
• зниження ризику претензій з боку перевіряючих органів.

У підсумку ми підготували СОПи, що охоплюють повний цикл роботи клініки – від первинної реєстрації пацієнта до архівації документації. 

Цікаво: Зміни в законодавстві для стоматологічної практики: вплив зміни у ДБН В.2.2-10:2022 на стоматологічні клініки

Як підготуватись до перевірки та уникнути штрафів?

Отже, завдяки оперативному аналізу проблемних зон і впровадженню комплексної документації наш Клієнт уникнув штрафних санкцій за результатами повторної податкової перевірки стоматологічного кабінету. Його діяльність була визнана впорядкованою, що дозволило зберегти як фінансову стабільність, так і репутацію на ринку медичних послуг.

У результаті реалізації цього кейсу ми сформували покроковий план дій, який допоможе будь-якому медичному закладу бути готовим до податкових перевірок:

1. Проведіть незалежний аудит усіх видів документації.
2. Впровадьте систему документообігу, яка дозволяє швидко знайти будь-який необхідний документ.
3. Розробіть або оновіть СОПи для кожного напряму діяльності.
4. Впорядкуйте систему кадрового обліку та договорів з персоналом.
5. Встановіть внутрішні політики щодо обігу готівки, безготівкових розрахунків, обліку доходів і витрат.
6. Призначте відповідальних осіб за зберігання й оновлення документів.
7. Проведіть навчання для працівників щодо дій під час перевірки.

Але якщо ви хочете підготуватись якомога якісніше – довірте всю розробку та перевірку документації нам. Наша команда забезпечує не лише юридичний супровід, а й стратегічний підхід, який дозволяє медичному бізнесу залишатися захищеним незалежно від ситуації.

Якщо ви бажаєте впевнено почуватися під час будь-яких перевірок – звертайтесь до нас!