Як вести військовий облік на підприємстві у 2024 році

В умовах повномасштабної війни, яка триває на території України вже тривалий час, ведення військового обліку на підприємствах набуває все більшого значення. Якщо раніше цей аспект діяльності часто залишався поза увагою керівників, то тепер це питання стає актуальним, як ніколи раніше. Наразі, з кожним роком впроваджується все більше нововведень та змін у законодавстві щодо військового обліку. Відповідно, посилюється відповідальність, збільшується розмір штрафів, й так, чи інакше, це вимагає від підприємств неухильного дотримання встановлених норм і правил.

Отже, сьогодні кожне підприємство, незалежно від його розміру та сфери діяльності, зобов’язане забезпечити належний облік своїх працівників, які підлягають військовому обліку. І недотримання цих вимог може призвести до значних штрафів та інших негативних наслідків. Саме тому важливо розуміти та мати правильну стратегію організації даного процесу й починати рухатись до забезпечення належного військового обліку у вашій компанії вже зараз. Варто пам’ятати, що успішним бізнес може вважатися лише тоді, коли всі його складові контролюються та якісно виконуються. 

У даній статті розкажемо, як вести військовий облік на підприємстві у 2024 році. Розкриємо ключові аспекти ведення військового обліку, обов’язкові документи, які повинні бути у кожного підприємства. Також надамо декілька практичних рекомендацій, адже ми маємо багаторічний досвід у сфері юридичних послуг, включаючи консультації з питань військового обліку. Тож ми завжди готові надати не лише цінну інформацію, а й кваліфіковану допомогу, щоб ви могли зосередитись на розвитку свого бізнесу. Також, ми готові подбати про дотримання всіх необхідних вимог законодавства.

Цікаво: Облік військовозобов'язаних на підприємстві: як організувати правильно

Як правильно оформити військовозобов'язаного працівника: алгоритм дій та правові нюанси

Насамперед почнемо з того, як працевлаштувати військовозобов'язаного працівника? При працевлаштуванні працівника, який є призовником, резервістом, військовозобов'язаним, потрібно обов'язково отримати від нього військово обліковий документ. На сьогодні це “роздруківка” електронного військово-облікового документа. Але паралельно з цим можна приймати військовий квиток або тимчасове посвідчення, приписне, які працівнику в ТЦК та СП не обміняли з тих чи інших причин. 

Після призначення на посаду працівника особа, відповідальна за ведення військового обліку, повинна в семиденний термін від дати наказу сформувати Повідомлення за формою затвердженою у Додатку 1 Постанови КМУ № 1487 від 30 грудня 2022 року та подати його до ТЦК та СП за місцем знаходження підприємства. Таке повідомлення може бути сформовано окремо по кожному працівнику або списком на декількох працівників відразу та направлено поштою або подано особисто. Під час призначення на посаду, працівника необхідно під особистий підпис ознайомити з Правилами військового обліку.

Цікаво: Облік військовозобов'язаних медичних працівників: що змінилося для медичних закладів?

Як перевірити  електронний військово-обліковий документ

Роботодавець, або особа, що відповідальна за ведення військового обліку,  повинен перевірити “роздруківку” електронного військово-облікового документа з QR-кодом. Потрібно завантажити застосунок “Резерв+” та просканувати QR-код. QR-код повинен відкриватись і вести вас на сторінку з відомостями про військовозобов'язаного. Електронний військово-обліковий документ потрібно видрукувати і на зворотному боці зазначити дату та час перевірки, ким перевірений, зазначити: посаду, прізвище та ім'я особи, яка здійснила перевірку. Також бажано проставити підпис та прізвище, ім'я працівника, якому належить цей документ.

Така процедура у майбутньому допоможе уникнути зайвих питань з боку ТЦК та СП або Держпраці, якщо вони будуть проводити відповідні перевірки. Звертаємо увагу, що Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, а також трудовим законодавством передбачено обов'язкове долучення до особової справи та до картки обліку військовозобов'язаного копії військово-облікового документа. Саме тому електронний документ теж потрібно долучити до справи в паперовій формі.

Цікаво: Заміна мобілізованих працівників: як найняти іноземних працівників у вашу компанію?

Військовий облік на підприємстві: перелік документів, які перевіряють ТЦК та СП

На кожному підприємстві, перш за все, обов'язково повинні бути вивішені на видному місці Правила ведення військового обліку. Це перше, на що звертають увагу представники ТЦК та СП під час перевірки. Наступний документ, який вони обов'язково запитають – наказ про покладення обов'язків щодо ведення військового обліку. Тут обов'язково потрібно звернути увагу на те, що у вас може бути окремий працівник відповідальний за ведення військового обліку, а отже, у нього повинна бути посадова інструкція, яка передбачає необхідні обов'язки. 

Якщо ведення військового обліку є однією із функцій працівника підприємства, тоді це повинен бути або спеціаліст відділу кадрів, або ж особа, у якої, окрім функцій ведення військового обліку, в обов'язковому порядку повинна бути наявна функція кадрового обліку або обліку персоналу в посадовій інструкції. Якщо з будь-яких причин таку особу не призначено, наприклад всі відмовились, то функції ведення військового обліку покладаються на керівника підприємства. 

При перевірці обліку військовозобов'язаних перевіряють наявність документа про те, що Правила військового обліку доведені під особистий підпис до військовозобов'язаних працівників, це може бути відомість, відмітка в особовій картці працівника тощо. Також на підприємстві повинні бути:

• повідомлення про призначення/звільнення директора та особи відповідальної за військовий облік на підприємстві;
• повідомлення про прийняття/звільнення/переведення військовозобов'язаних працівників підприємства;
• списки персонального військового обліку та відомість оперативного обліку;
• лист ТЦК про направлення для звіряння даних списків персонального військового обліку;
• графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами;
• журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку військовозобов'язаних, звіряння їх облікових даних;
• наказ про оповіщення працівників про необхідність прибути до ТЦК та СП;
• документ про визначення потреби у підвищенні кваліфікації працівника відповідального за ведення військового обліку.

Звичайно, це не є вичерпним переліком документів. Якщо вам необхідно розібратись з формою та правилами оформлення документів, які є обов'язковими для ведення обліку військовозобов'язаних, бронювання тощо – звертайтесь до юристів нашої компанії. Ми маємо досвід роботи у цій сфері вже понад 5 років, постійно слідкуємо за всіма змінами в законодавстві та досконало знаємося на справі.

Звертаємо вашу увагу й на те, що за відсутність документів з військового обліку можна отримати штраф від ТЦК та СП. Тому важливо не лише знати та розуміти вимоги законодавства, а й мати належно оформлену документацію та якісно організовані процеси для їх уникнення. Наші фахівці готові надати вам професійну консультацію, допомогти з усіма аспектами обліку військовозобов'язаних на підприємствах України. 

Не ризикуйте стабільністю вашого бізнесу – довірте справу нашим фахівцям. Ми допоможемо забезпечити належне ведення військового обліку на підприємстві та збереження спокою у вашій щоденній роботі!