Наглядова рада благодійних організацій: навіщо створювати

Наглядова рада є одним з органів управління благодійною організацією, функції якої полягають в здійсненні контролю над роботою інших органів управління благодійної організації. Попри можливість створення Наглядової ради, українські благодійні фонди не завжди вважають за потрібне створювати цей орган.

Наглядова рада зазвичай є колегіальним органом та складається з трьох або п’яти осіб, один з яких є Головою наглядової ради. Голова Наглядової ради та склад Наглядової ради обираються загальними зборами учасників благодійної організації, та можуть виконувати свої функції за винагороду або на громадських засадах.

В Європі та США Наглядова рада є ефективним інструментом, який дозволяє контролювати роботу органів управління, зменшувати ризики розкрадання коштів/майна, конфлікту інтересів чи зловживання правами певними працівниками фондів. Тому більша частина великих благодійних фондів формують ефективну Наглядову раду, яка дійсно здійснює свою діяльність в межах, встановлених Статутом.

Наша команда має понад 15 років досвіду роботи саме з благодійними організаціями в Україні. Сьогодні ми розкажемо, кому варто створювати Наглядову раду, та як її використовувати на користь фонду.

Цікаво: Хто такі бенефіціари благодійного фонду в Україні?

Коли необхідно створювати Наглядову раду?

Створення Наглядової ради необхідно:

1) Якщо кількість учасників благодійного фонду перевищує 10 осіб. Досить нечастими є випадки, коли одночасно учасниками Благодійних фондів є 10 і більше осіб. Однак, потрібно пам’ятати про такі вимоги законодавства.

2) У випадку створення благодійної установи (окремий вид благодійної організації). Вищим органом управління у благодійних установах є наглядова рада, відповідно, створювати її потрібно.

Крім цього учасники благодійного фонду добровільно можуть створити Наглядову раду та передати їй певні функції нагляду та контролю над діяльністю виконавчого органу. Досить часто необхідність створення Наглядової ради виникає у випадку отримання благодійної допомоги із-за кордону і необхідності встановити контроль над використанням таких коштів.

В деяких випадках наші клієнти просять створювати Наглядову раду для своїх організацій. Особливо на наявність та роботу Наглядової ради звертають увагу донори, в першу чергу іноземні. Наприклад, для одного з благодійних фондів, який домовився з іноземним донором про періодичне надання благодійної допомоги, однією з умов було створення Наглядової ради з функцією доступу до інформації про використання коштів. В цю Наглядову раду мали бути включені представники іноземних донорів. 

Якщо Наглядову раду не створювати, її функції виконують загальні збори учасників благодійної організації. На старті діяльності благодійної організації можна обійтись без Наглядової ради. Проте Наглядову раду варто створювати, коли благодійний фонд стає масштабним, в нього є багато волонтерів та працівників, і фонд акумулює значні кошти для роботи. 

Цікаво: Бухгалтерська та інша звітність благодійних фондів в Україні

Функції наглядової ради благодійного фонду

Наглядова рада виконує важливі функції з контролю над діяльністю благодійної організації. Повноваження Наглядової ради визначаються в статуті організації та бувають різні. Зазвичай, з нашої практики, Наглядова рада виконує такі функції:

• контроль над діяльністю виконавчого органу благодійної організації, а також контроль над фінансово-господарською діяльністю організації;
• розгляд скарг на діяльність організації або їх керівних органів;
• перевірка правильності ведення бухгалтерського обліку, відповідність діяльності організації вимогам законодавства. Для цього Наглядова рада часто має право залучати незалежних бухгалтерів, аудиторів, юристів;
• підтвердження проєктів, надання допомоги тощо, якщо це визначено статутом. Наприклад, статутом може бути передбачено отримання погодження Наглядової ради для виділення коштів чи майна для реалізації певних проєктів;
• виконання інших функцій, які визначені статутом організації.

Це лише деякі з функцій Наглядової ради, які найчастіше зустрічаються на практиці. Однак, учасники благодійних організацій можуть передбачити й інші функції Наглядової ради в статуті, наприклад функція прийняття рішення про заохочення співробітників, чи участь в розробці внутрішніх документів організації (регламенти, інструкції тощо). 

Наглядова рада створюється відповідно до процедури, яка зазначена в статуті. Кількісний та персональний склад Наглядової ради визначаємо Протоколом Загальних зборів учасників відповідно до строку, який визначений Статутом. Оскільки Наглядова рада, зазвичай, є колегіальним органом, обирається Голова Наглядової ради та інші члени. 

Всю цю процедуру ми супроводжуємо для наших клієнтів, орієнтуючись на їх потреби, та цілі їх фондів в Україні.

Цікаво: Чи можна змінити голову благодійного фонду в Україні, якщо засновник за кордоном?

Навіщо потрібна наглядова рада, та в яких випадках можна її не створювати?

Головна роль наглядової ради – це контроль над діяльністю благодійної організації, який може виявлятись в різних формах: від нагляду за діяльністю та аудиту до залучення членів Наглядової ради до проєктів організації. 

Вище, ми зазначили випадки, коли створювати Наглядову раду необхідно або доцільно. Однак, Наглядова рада є ще одним органом управління благодійної організації, і є випадки, коли ми не рекомендуємо створювати наглядову раду, зокрема:

1. На старті діяльності благодійного фонду – якщо ви тільки починаєте роботу, то створення додаткового органу управління тільки ускладнить вашу роботу, а не покращить ефективність. З часом, статут благодійної організації можна змінити і ввести Наглядову раду, але на старті вона не потрібна для більшості випадків.

2. У випадку, якщо благодійний фонд заснований єдиним учасником, який є директором фонду – звичайно, немає сенсу встановлювати контроль над своєю ж діяльністю.

Однак, якщо все ж таки ви прийняли рішення створити наглядову раду, рекомендуємо:

• Визначити чіткі повноваження наглядової ради, подбати, щоб повноваження Наглядової ради та Загальних зборів учасників не суперечили один одному;
• Визначити ефективні механізми взаємодії Наглядової ради з іншими органами благодійної організації;
• Визначити кількісний склад членів наглядової ради, порядок їх обрання та заміщення/звільнення;
• Підписати відповідний договір з кожним членом наглядової ради;
• Забезпечити уникнення конфлікту інтересів в членів Наглядової ради.

Пам’ятайте, що робота з благодійним фондом має бути зручною та зрозумілою. Тому, якщо є така необхідність, потрібно створювати додаткові органи.

Якщо ви хочете розуміти доцільність створення наглядової ради для вашого благодійного фонду, або просто хочете доручити цю справу професіоналам - звертайтесь до нас.

Ми підберемо оптимальне рішення саме для вашого фонду в Україні.

Вартість послуг з реєстрації благодійних установ тут.

Вартість юридичних послуг для благодійних фондів тут.