Чому варто укладати Угоду про конфіденційність (NDA) з IT-фахівцями?

Розкриття будь-якої комерційної таємниці без згоди її власника може призвести до серйозних збитків або втрати майбутнього прибутку, а можливо й репутації компанії.

У процесі будь-якої діяльності важливо не допустити розголошення цінної для власника компанії інформації, чи то бізнес-ідея, дані клієнтів, інформації про угоди з контрагентами або унікальні дані створюваного компанією продукту.

Актуальною проблемою для компаній, зокрема у сфері IT-бізнесу, є необхідна передача комерційної інформації певному співробітнику чи підряднику для виконання ним послуги надалі та отримання гарантії, що той не скористається такою інформацією у своїх корисливих цілях.

Наприклад, коли для отримання IT-послуги власнику або керівнику компанії необхідно розкрити певну інформацію (конфіденційну), або передати матеріали розробнику — як правило, ФОПу.

Як бути на 100 % впевненим, що важлива для вашого прибутку інформація не стане відомою ще комусь?

Крім того, якщо ви співпрацюєте з іноземними компаніями, захист конфіденційної інформації та персональних даних є необхідною законодавчою вимогою країн Європи та Америки.

Як «застрахувати» внутрішню інформацію IT-компанії від використання її третіми особами? І від чого захистить Угода про конфіденційність?

Що таке Угода про конфіденційність, і як розпочати підготовку до її розробки?

NDA або Угода про конфіденційність — це угода (договір) про нерозголошення конфіденційної інформації, комерційної таємниці, яка належить компанії. Така угода містить перелік інформації, яку сторони цього договору вважають конфіденційною, включно з інформацією про документи, відомості, матеріали, якими вони готові поділитися.

Цей договір визначає коло осіб, для яких ця інформація може бути доступною, та відповідальність за її розголошення, а також період, протягом якого її заборонено розголошувати (зокрема після закінчення дії самої угоди). Угода враховує також ресурси, на яких заборонено розголошувати та використовувати отриману інформацію (соцмережі, медіа, радіо, телебачення тощо).

Насамперед необхідно визначити яка саме інформація у Вашій компанії вважається конфіденційною (комерційною таємницею), і закріпити це в документі (наприклад, в Положенні про захист конфіденційної інформації).

Конфіденційною може вважатися інформація:

• про поточні проєкти компанії та ті, що перебувають на стадії розробки, а також про їхні бюджети;

• про інвесторів, постачальників, клієнтів, партнерів та підрядників;

• фінансові та бухгалтерські дані, включно з відомостями про заробітну плату працівників;

• ідеї створення нових продуктів та послуг;

• програми чи коди;

• алгоритмічні дані та програмне забезпечення, яке розробляється або вже розроблене компанією;

• все що належить до інтелектуальної власності для майбутніх проєктів зі створення нових прав інтелектуальної власності, ідеї назви нових продуктів тощо;

• плани щодо розвитку та масштабування бізнесу;

• бази даних та інші об’єкти в IT-бізнесі;

• документація, отримана чи складена в період співробітництва;

• результати роботи;

• інші дані, що мають комерційну цінність для Вас.

Важливою частиною NDA є терміни та процес повернення всіх отриманих матеріалів та інформації її власнику.

Отже, NDA має скоріше превентивний (попереджувальний) характер, метою якого є запобігти та зупинити несанкціоноване розголошення конфіденційної інформації, а також притягнути до відповідальності за таке порушення.

Важливо: Не є конфіденційною загальновідома (публічна) інформація — та, що була відома стороні до підписання Угоди, а також відомості, які були отримані стороною без розкриття конфіденційної інформації.

Цікаво: Особливості договірних відносин в IT сфері

Коли і як потрібно підписати NDA зі співробітником чи посередником?

Укладати цю Угоду необхідно до того моменту, коли настає необхідність розкрити будь-яку конфіденційну інформацію, комерційну таємницю. Тобто спочатку сторона, якій буде передана ця інформація, погоджується з умовами NDA і ставить на ньому свій підпис, а потім Ви можете розкрити стороні будь-яку інформацію, визначену в цьому NDA як конфіденційну.

Крім того, у сторони, якій розкривається така інформація, необхідно взяти письмове зобов’язання, у якому він/вона вказує, що ознайомився (-лася) з текстом Положення компанії про захист конфіденційної інформації та зобов’язується його не порушувати.

Крім Положення рекомендуємо також розробити внутрішню документацію компанії, наприклад, Регламент, у якому буде прописано процедуру поводження з конфіденційною інформацією:

• порядок та правила доступу до неї всіх, кому вона може бути розкрита;

• правила її пересилання та використання;

• перелік осіб, яким дозволений доступ до тієї чи іншої інформації;

• алгоритм дій цих осіб у разі виявлення порушення захисту конфіденційної інформації та інше.

NDA може бути як частиною контракту (обмовка про конфіденційність) між замовником та виконавцем (наприклад, Договору про розробку програмного забезпечення Software Development Agreement SDA), так і складений у вигляді окремої угоди.

Але ми рекомендуємо укладати NDA окремо від інших договорів. Укладатися він може як у паперовому, так і електронному вигляді, за певних умов. Залежно від географічного місця (країн) сторін, Угода може бути складена кількома мовами.

Крім підписаної Угоди, у Компанії має бути підписане письмове підтвердження, що сторона ознайомилася з текстом Положення компанії про захист конфіденційної інформації, та зобов’язується її не порушувати.

Цікаво: Як IT-компанії в Україні працюватимуть з іноземними Клієнтами?

Види NDA: вибрати односторонню чи двосторонню Угоду?

Якщо сторони взаємно обмінюються конфіденційною інформацією, наприклад, під час спільного створення якогось продукту, послуги або в разі планування спільної діяльності, їм необхідно буде укласти двосторонню Угоду про конфіденційність.

Одностороння угода використовується в разі одностороннього розкриття інформації, наприклад, якщо замовнику необхідно розкрити певну інформацію або передати матеріали розробнику для виконання останнім замовлення.

Яку ще заборону, крім розголошення конфіденційної інформації, можна додати до NDA?

У деяких випадках, коли це доречно, до Угоди про конфіденційність прописують обмовки про неконкуренцію та/або про непереманювання співробітників.

Такі заборони можуть бути складені у вигляді окремих угод, таких як:

• NCA — Non-compete Agreement — Угода про неконкуренцію, яка забороняє працівнику працевлаштовуватися в компанії, що займаються аналогічною діяльністю, або брати участь у проєктах, що є аналогічними до проєктів компанії замовника.

• NSA — Non-solicitation Agreement — Угода про непереманювання, яка забороняє підряднику, компанії конкуренту та/або пов’язаними з ними третім особам, переманювати співробітників компанії замовника (роботодавця).

У яких випадках Угода про конфіденційність (NDA) не захищає?

NDA буде малоефективною у разі використання шаблонних зразків з інтернету, а також якщо в її Сторін будуть відсутні факти передачі матеріалів, документів та відкриття доступу до такої інформації особі, якій вона була розкрита.

Критичні помилки під час укладання Угоди (NDA):

• відсутність територіальних та тимчасових обмежень;

• відсутність чітких визначень понять конфіденційної інформації, і навіть методи її передачі;

• не зазначено відповідальності за порушення умов Угоди;

• не зазначено застосовне законодавство та судову юрисдикцію в разі виникнення суперечок.

Попри деякі скептичні погляди щодо застосування такого виду Угоди на території України, грамотно складена NDA — це надійний метод для захисту конфіденційної інформації та комерційної таємниці Вашої компанії. Вона дасть змогу запобігти розголошенню такої інформації, запобігти її незаконному використанню, а також притягнути до відповідальності осіб, які порушили цю Угоду.

NDA застосовується у всіх сферах та взаємовідносинах, де важливо захистити інформацію або комерційну таємницю.

Наша компанія пропонує вам допомогу в розробці NDA-угод, а також:

• допомагаємо зареєструвати IT-бізнес в Україні в оптимальній для цього формі;

• консультуємо щодо оптимальної системи оподаткування для IT-бізнесу в Україні;

• допомагаємо розробити схеми роботи компанії, які підходять для Клієнта;

• аналізуємо та розробляємо договори у сфері IT, необхідні для діяльності бізнесу;

• надаємо бухгалтерський та юридичний супровід бізнесу в Україні, зокрема розв’язання кадрових питань;

• допомагаємо з оформленням іноземних спеціалістів у компанію.

Повний набір послуг для IT-компаній ви можете дізнатися тут, а вартість уточнити в наших спеціалістів.

Ви бажаєте надійно захистити свій IT-бізнес в Україні? Звертайтеся до нас! Ми знайдемо рішення, яке підійде саме вам, і візьмемо його втілення в реальність.

Не знайшли відповіді на своє запитання?

Інформація про ведення бізнесу в Україні тут.