Хто може бути керівником представництва в Україні?

Ведення бізнесу на території України вигідно по багатьох показниках. Тож не дивно, що все більше іноземних компаній заходять на ринок України та мають бажання відкрити тут свої представництва. Серед інших технічних питань щодо процесу, у нас часто цікавляться саме оформленням керівника представництва на посаду: 

• На підставі чого діє керівник представництва іноземної компанії? 
• Чи справді для його призначення достатньо довіреності? 
• Чи потрібне рішення іноземної компанії для призначення керівника представництва? 
• Чи потрібні якісь накази про його призначення? 

Тож сьогодні ми вирішили поговорити про документи, що знадобляться для оформлення керівника представництва та на підставі яких він буде здійснювати свої повноваження.

Цікаво: Оподаткування іноземного представництва

Документи, що подаються при реєстрації представництва в Україні

Відповідно до Інструкції про реєстрацію представництв, серед інших документів подається довіреність (доручення) для керівника. До інших документів належить: 

• заява; 
• документ про реєстрацію іноземної компанії: 
• виписка з банку про відкриття рахунку для іноземної компанії. 

А у випадку зміни інформації, що подавалася при реєстрації - потрібно буде протягом місяця повідомити про це відповідні держоргани, додавши документи, що свідчать про зміни: у разі зміни керівника – довіреність на нового керівника. Тобто для призначення керівника представництва жодних документів, крім довіреності, не передбачено. 

На відміну від юридичних осіб та їх відокремлених підрозділів, інформації про представництва немає у відкритих джерелах. Проте інформація про керівника представництва, як і про саме представництво та іноземну компанію, є в Мінекономрозвитку, податкових органах, статистичному управлінні та банку, якщо відкривався рахунок. Більше інформації про сам процес призначення керівника представництва Ви можете прочитати тут.

Що собою являє довіреність на керівника представництва? 

В Інструкції про реєстрацію представництв про це не йдеться. Але дана довіреність повинна одночасно відповідати міжнародним нормам і міжнародним договорам між Україною та країною реєстрації компанії, яка хоче зареєструвати тут представництво. 

За загальним правилом, така довіреність має бути посвідчена нотаріально та апостильована чи легалізована (є виключення, коли не треба ні того, ні того, достатньо лише нотаріального посвідчення. Це стосується документів з тих країн, з якими Україна має договори про взаємне визнання документів).

Що має бути вказано в довіреності?

До даної довіреності потрібно включити всі повноваження, необхідні майбутньому керівникові для представлення інтересів представництва саме в українських державних органах та недержавних організаціях. Часто деякі держоргани вимагають, щоб їх назва була чітко вказана в довіреності, а не щоб були узагальнюючі формулювання на зразок «представляти у всіх необхідних державних та недержавних органах».

Таким чином, довіреність на керівника представництва має свою специфіку, продиктовану не лише нормами міжнародного законодавства, а і практикою місцевих держорганів. Тож не кожен ризикне її робити за кордоном без попередньої консультації з українськими юристами. У нас також часто запитують, чи є у нас зразки таких довіреностей. Звісно ж, вони у нас є, - відшліфовані багаторічною практикою.

Читайте також: В чому різниця між постійним та непостійним представництвом?

Що робити, якщо в Україні починають вимагати інші документи про призначення керівника, наприклад, рішення іноземної компанії чи наказ про призначення? 

Справді, у нашій практиці зустрічалися випадки, коли податківці, в силу своєї некомпетентності, вимагали рішення про призначення керівника. Для цього потрібно чітко оперувати нормами українського законодавства і просто довести, що ніде не передбачена необхідність інших документів, крім довіреності. Раніше ми й самі радили своїм Клієнтам зробити рішення про реєстрацію представництва та призначення керівника, адже пред’явити документ простіше, ніж доводити, що він не потрібен.

Такі випадки можуть траплятися в банках при відкритті рахунків. Також в банках може виникнути й інша проблема: часто їх анкети просто мають перелік питань та документів, які Клієнт має надати. Вони розраховані здебільшого на українських клієнтів-юросіб, тож і перелік документів буде включати ті документи, яких у представництва в наявності не передбачено. 

Але оскільки більшість банків в Україні – це недержавні комерційні структури, то їм достатньо пояснити ситуацію – і компроміс буде знайдено, адже вони самі зацікавлені у відкритті рахунків саме у їх банку.

Про які документи подбати крім довіреності на керівника для безперешкодного відкриття представництва в Україні? 

Якщо Ви збираєтесь відкрити представництво в Україні, то слід врахувати, що вищезазначеною Інструкцією передбачений перелік документів, які подаються для реєстрації: 

• документ про реєстрацію іноземної компанії; 
• довідка про відкриття рахунку;  
• заява. 

Щодо заяви, то хай Вас не вводить в оману формулювання «складається в довільній формі». Адже попри «довільну форму», Інструкція містить чіткий перелік питань, які там мають бути висвітлені. Ну і завірено все має бути згідно з міжнародними договорами між Україною та країною реєстрації іноземної компанії. Детальніше про завірення документів та типові помилки при підготовці до реєстрації представництва можете ознайомитись тут: 

Типові помилки при відкритті представництва в Україні

Якщо Ви збираєтесь відкрити представництво в Україні - звертайтесь до нас. Ми допоможемо Вам як з реєстрацією самого представництва, так і з оформленням керівника та працівників.