Віртуальний банкінг та фінансовий менеджмент громадських організацій

Діяльність громадських організацій не пов’язана з отриманням прибутку. Їх метою є реалізація спільних інтересів громадян: економічних, соціальних, екологічних тощо.

Діяльність будь-якої юридичної особи, в т.ч. громадської організації, починається безпосередньо з реєстрації організації та відкриття банківського рахунку. Попри те, що громадські організації є неприбутковими, їх діяльність підлягає ретельному контролю банківськими установами та іншими контролюючими органами.

В даній статті ми розповімо про те, як безпечно працювати з банкінгом громадським організаціям в Україні, та як організувати фінансовий менеджмент, щоб не потрапити в перелік ризикових організацій.

Відкриття рахунку та здійснення операцій через банківський рахунок для громадської організації

Для досягнення статутної мети, громадські організації мають право відкривати банківські рахунки.

Примітка! Банківська установа обирається організацією на свій розсуд. Громадські організації не мають обмежень в кількості та валюті відкритих рахунків.

Задля ефективного та швидкого відкриття банківського рахунку перед візитом в банк необхідно перевірити наявність повноту документів, які необхідно додати до заяви на відкриття рахунку.

Перелік документів для відкриття рахунку громадської організації:

• Оригінал виписки про реєстрацію громадської організації;
• Оригінал Статуту;
• Оригінал опису документів, що надаються державному реєстратору;
• Схематичне зображення структури власності;
• Оригінал витягу з реєстру неприбуткових установ та організацій;
• Оригінал протоколу про обрання керівника / голови організації;
• Оригінал наказу про призначення керівника;
• Опис майбутньої діяльності організації та методи залучення фінансування;
• Оригінали документів керівника: паспорт / ID-картка, ІПН (якщо керівник іноземець, додатково надаються Дозвіл на застосування праці).

Наші фахівці можуть допомогти вам підготувати пакет документів та надати супровід при відкритті рахунку в банку.

Цікаво: Як ГО в Україні працюватиме з волонтерами, особливо іноземцями?

Віртуальний (інтернет, веб) банкінг в Україні для неприбуткової організації

Наразі ми знаходимось на етапі максимальної діджиталізації, і банківські сервіси - не виключення. Завдяки технологічному прогресу, більшість банківських операцій ми можемо здійснити дистанційно, не відвідуючи відділення банку.

До таких банківських сервісів можна віднести:

• інтернет банкінг (веб-банкінг) - доступ до банківського рахунку та управління ним через Інтернет (комп’ютер, телефон, планшет);
• мобільний банкінг - доступ до банківського рахунку та управління ним через мобільний додаток.

Примітка. Кожна банківська установа має своєї особливості (переваги та недоліки) в користуванні інтернет/веб- банкінгом. Якщо якість даних сервісів є важливою складовою діяльності вашої організації, рекомендуємо до оформлення договору ознайомитись з декількома пропозиціями банків.

Якщо ви керівник та/або засновник української громадської організації, проте не знаходитесь на території України - це не проблема. За допомогою інтернет-банкінгу ви можете дистанційно (не обмежуючись):

• отримувати доступ до банківських рахунків;
• відкривати і закривати банківські рахунки (другий та наступні);
• здійснювати банківські операції (вихідні платежі, купівля/продаж валюти та ін.);
• здійснювати листування та комунікацію з банком та банківськими працівниками;
• надавати документи, які підтверджують здійснення операцій;
• тощо.

Важливо! Безпосереднє підписання договору та відкриття першого банківського рахунку громадської організації здійснюється при особистій присутності:

• керівника / голови організації;
• уповноваженого представника громадської організації (на підставі нотаріально посвідченого доручення, зміст якого передбачає надання прав представнику представляти організацію в банківських установах, відкривати / закривати рахунки в банках, управляти банківськими рахунками).

Зменшення паперової документації та відсутність прямої потреби відвідувати банківську установу не свідчить про зменшення контролю над діяльністю організацій (в т.ч. громадських). Саме про контроль руху грошових коштів громадської організації розповімо далі.

Якщо вам потрібна юридична допомога в відкритті банківського рахунку або бухгалтерська підтримка обліку банківських операцій - звертайтесь до нас.

Цікаво: Як отримати міжнародний грант для української громадської організації?

Фінансовий моніторинг рахунків громадських організацій

Банки є установами первинного фінансового моніторингу. Банки зобов’язані запобігати надходженню/перерахуванню коштів, одержаних злочинним шляхом, для фінансування тероризму та/або фінансування розповсюдження зброї масового знищення.

Банківські установи мають критерії та індикатори ризикованості операції (затверджені НБУ), які вказують банку на потребу здійснити додаткову перевірку клієнта та грошових операцій.

Важливо! Якщо для комерційних підприємств фінансовий моніторинг (надходження/перерахування коштів) відбувається в межах порогових сум, розмір яких становить 400 тис.грн і вище (або еквівалент даної суми в гривні), то для громадських організацій банк може запросити підтвердження операції (в рамках фінансового моніторингу) по критеріях підозрілості операції незалежно від суми.

Банківські установи регулярно здійснюють перевірку діяльності клієнтів за допомогою (не обмежуючись):

• співставлення мети діяльності організації та фактичного руху грошових коштів;
• аналізу засновників та бенефіціарів організації (наприклад, належність до політичних партій, наявність судових позовів і т.д.);
• аналізу джерел надходжень та грошових витрат;
• аналізу методів пошуку донорів та партнерів;
• аналізу масштабів діяльності (внутрішня або міжнародна);
• аналізу наявності готівкових коштів, їх частки в загальному грошовому потоці та обґрунтованості їх витрат;
• аналізу результатів діяльності організації, які містяться у відкритих джерелах та звітності (фінансовій, податковій).

Важливо! Банківські установи мають право здійснити блокування банківських рахунків організації, у випадку, якщо виявлено:

• факт невідповідності даних фактичної діяльності організації та зазначеної в статуті;
• подання клієнтом фіктивних документів або тих, або тих які втратили чинність;
• факт належності засновника або керівника до політично значущих осіб (РЕР);
• встановлення невідповідності даних про клієнта (наприклад, зміна юридичної адреси, зміна керівника);
• ненадання фінансової звітності за попередній звітний рік.

Блокування рахунків відбувається без попереднього повідомлення організації та може тривати 30 і більше днів.

Як організувати роботу громадської організації, щоб не потрапити в фінансовий моніторинг?

Окремо визначеної процедури або чіткої відповіді на дане питання немає. Для уникнення ризиків виникнення перевірок, кожну операцію громадської організації потрібно аналізувати до моменту її здійснення (отримання / перерахування коштів).

Іншими словами, громадській організації необхідно побудувати систему фінансового менеджменту. Що це - далі.

Цікаво: Звітність громадських організацій в Україні

Фінансовий менеджмент - планування та контроль руху коштів

Планування і контроль грошових потоків - один з важливих напрямків роботи фінансиста громадської організації, що дає можливість:

• уникнути додаткових запитань та зауважень зі сторони банківських установ;
• знизити зацікавленість контролюючих органів;
• уникнути втрати ознаки неприбутковості та виключення з реєстру неприбуткових організацій.

1) Бюджет, як метод планування.

Громадська організація самостійно формує принципи планування, бюджетування та фінансового контролю, які викладаються в Політиці фінансового управління.

Планування грошових потоків починається зі складання бюджету надходжень та видатків громадської організації.

Зазвичай громадська організація має декілька бюджетів:

• бюджет адміністративних джерел - адміністративні витрати на утримання громадської організації, які часто покриваються за рахунок добровільних пожертвувань, благодійних або членських внесків та інших надходжень, які не суперечать статуту;
• бюджет проєкту - надходження та видатки в межах грантового або іншого донорського проєкту.

Бюджет грошових коштів складається з плану надходжень та видатків коштів.

Важливо! Бюджет повинен містити максимальну деталізацію, прозорість та зрозумілість.

Наведемо приклад найбільш поширеної аналітики, яка використовується громадськими організаціями при формуванні бюджету (не обмежуючись):

1. Грошові надходження:

• благодійні внески, пожертви, донати;
• членські внески;
• надходження від фандрейзингових програм, заходів;
• гранти;
• державне фінансування;
• надходження від бізнес донорів.

2. Грошові видатки:

• оплата праці адміністративного персоналу;
• оплата витрат на утримання приміщення та основних засобів (оренда, ремонт, амортизація);
• оплата бухгалтерських, юридичних, консультаційних послуг;
• банківські комісії;
• сплата податків;
• оплата робіт проєктних менеджерів;
• оплата маркетингових послуг;
• придбання активів з метою подальшої безоплатної передачі їх бенефіціарам у вигляді благодійної та/або гуманітарної допомоги.

Бюджет формується на календарний рік (якщо інше не передбачено Політикою фінансового управління) в розрізі місяців, оформляється у вигляді Кошторису та затверджується головою організації або керівником.

Щомісячно фінансист (або інша відповідальна за фінансовий облік особа) здійснює план - аналіз доходів і видатків. Даний аналіз дає змогу здійснити контроль над дотриманням плану видатків та уникнути перевитрат по грантовим та донорським договорам.

Важливо! У випадку недотримання громадською організацією умов грантового договору, в частині використання коштів в межах затвердженого бюджету, донор має право вимагати повернення коштів або сплати штрафів за порушення (якщо інше не передбачено договором).

2) Податковий та юридичний аналіз грошових операцій, як метод контролю.

Часто проєктні менеджери або інші працівники громадських організацій задають питання “Чи можемо ми здійснити оплату по даному договору/інвойсу тощо?”. Для отримання відповіді на це питання юрист здійснює:

• юридичний аналіз документів по запитуваній операції;
• перевіряє статус партнера та його ризиковість (наприклад, наявність/відсутність судових спорів, перебування у стані ліквідації, наявність/відсутність заборгованостей по податках та інше);
• співставляє відповідність операції статутній меті організації;
• перевіряє доступність грошових коштів в рамках кошторису (чи не виникає перевитрата).

Для уникнення ситуацій з перевитратами бюджетів та здійснення платежів поза межами статутної мети громадської організації наші фахівці рекомендують залучити компетентних спеціалістів, які здійснюватимуть податковий та юридичний аналіз кожної операції до моменту її здійснення. 

Отримавши наші послуги, ви матимете інформацію про можливі ризики до їх виникнення, а не після здійснення платежу / підписання контракту тощо.

Наші юристи допомагають не тільки консультуванням, а й повноцінним супроводом вашої неприбуткової організації. Серед наших послуг: 

• реєстрація потрібної вам ГО;
• розробка системи фінансового менеджменту неприбуткової організації;
• розробка системи роботи з волонтерами, навіть іноземними;
• бухгалтерський та кадровий облік в Україні;
• юридичний супровід складання необхідної технічної документації неприбуткової організації тощо.

Вартість обслуговування неприбуткових організацій тут.

Зв'яжіться з нашими спеціалістами, якщо маєте якісь питання!