Кадровий облік у компанії в Україні: поради іноземному бізнесу в Україні

Сьогодні іноземний бізнес в Україні відкривається в різних формах і для різних видів діяльності. Найпоширенішим способом відкрити бізнес в Україні є реєстрація ТОВ – при цьому засновниками компанії в Україні можуть бути як фізичні особи іноземці, так і юридичні особи, зареєстровані поза територією України.

Процес відкриття бізнесу має безліч нюансів, і сьогодні ми хотіли б поговорити про один із них: про те, як найняти у свою зареєстровану компанію в Україні потрібний вам для ведення бізнесу персонал.

Питання найму персоналу та ведення кадрового обліку в українській компанії – одне з найчастіших питань, що ми чуємо від наших іноземних Клієнтів. І це не дивно, адже роботу в компанії хтось має робити, і цього когось в Україні потрібно офіційно працевлаштувати. Штрафи та інші санкції за порушення трудового та податкового законодавства в Україні – це завжди неприємно для будь-якого виду бізнесу.

Якщо ви хочете розібратися у питаннях кадрового обліку в Україні – вся інформація буде далі у нашому матеріалі. Якщо ж ви хочете діяти напевно і гарантовано уникнути непотрібних вам санкцій у питанні ведення кадрового обліку - звертайтеся до наших фахівців.

Ми надаємо як окремі консультації, так і повне комплексне обслуговування іноземного бізнесу в Україні, яке включатиме ведення кадрового обліку, найм спеціалістів, проведення всіх виплат персоналу тощо.

Цікаво: Як іноземцю зареєструвати власний бізнес в Україні?

Як найняти персонал у компанію в Україні?

Відкриваючи бізнес в Україні, і зіткнувшись із необхідністю найняти персонал для ведення діяльності, ви можете піти двома шляхами:

• найняти потрібних вам співробітників в Україні;

• залучити до роботи іноземний персонал, працевлаштувавши їх в українську компанію.

Звісно, що процедура працевлаштування для обох ситуацій відрізнятиметься. Коротко опишемо алгоритм дій в обох випадках.

Оренда в українську компанію іноземного співробітника.

Для працевлаштування іноземного співробітника в Українську компанію знадобиться отримання для нього дозволу на працю іноземця в Україні. Відбувається це так:

Домовившись з іноземним співробітником про прийом на роботу в Українську компанію, від імені компанії в Україні (роботодавця), потрібно підготувати пакет документів:

• Заява, де зазначено ім'я працівника та посаду, на яку його запрошують;

• проект трудового договору із цим співробітником.

Паралельно знадобляться документи співробітника: копії паспорта (нотаріально засвідчений переклад українською) та фотографія. Переклад паспорта можна зробити за допомогою наших перевірених партнерів перекладачів.

Як тільки обидва пакети документів готові, їх необхідно передати до Центру зайнятості.

Розгляд документів може тривати близько тижня. При цьому в нашій практиці було одночасне оформлення Дозволів на роботу для понад 30 працівників в Україні.

Отримавши Дозвіл, можна переходити до процесу оформлення співробітника. Опишемо його нижче. Єдиною відмінністю у процедурі вже оформлення на роботу іноземного та українського співробітника є те, що копію підписаного трудового договору з іноземним працівником потрібно буде передати до Центру зайнятості протягом 10 днів після підписання. Інакше можна втратити дозвіл на роботу.

Отримати дозвіл на працю іноземний працівник може і як внутрішньокорпоративний цесіонарій. Читайте про це докладніше тут.

Важливо! Наявність Дозволу на працю іноземця в Україні не дає йому права перебувати в Україні довше ніж на дозволений період часу (зазвичай це 90 днів, але терміни залежать від країни проживання іноземця та візової політики України). Якщо іноземний працівник вам потрібен в Україні на більш тривалий період, для нього необхідно оформити посвідку на проживання. Як це зробити, ми вже писали тут.

Примітка юриста: При реєстрації бізнесу в Україні, багато засновників розглядають можливість призначення себе директором - у такому випадку особа отримує можливість оформити посвідку в Україні з трохи спрощеними вимогами для Дозволу на роботу - не буде вимоги щодо мінімального розміру заробітної плати.

Оформити до української компанії українського працівника.

Оформлення працівника на роботу (українця або іноземця з дозволом на працю в Україні) відбуватиметься у три етапи:

• Оформлення розпорядження о прийомі на роботу;

• Оформлення трудового договору з працівником (у двох примірниках для кожної із сторін);

• Повідомлення органів ДФС про прийом працівника на роботу.

Для офіційного оформлення на робочому місці співробітник повинен надати наступний пакет документів:

• паспорт чи інший документ для посвідчення особи;

• ІПН;

• трудову книжку, якщо ваша компанія буде для співробітника основним місцем роботи.

Після підписання трудового договору із співробітником, повідомлення до податкового органу можна подати в онлайн режимі – через спеціальний кабінет. Для цього попередньо оформляється ЕЦП. Повідомлення подається після видачі наказу та до фактичного виходу на роботу.

Важливо! Дати початку роботи у повідомленні, трудовому договорі та наказі про прийом на роботу повинні збігатися.

Цікаво: Реєстрація підприємства з іноземними інвестиціями в Україні

Як вести кадровий облік в українській компанії?

Ведення кадрового обліку компанії складається з багатьох окремих завдань та процесів. Розіб'ємо їх на зручні для розуміння блоки.

Підготовка первинних кадрових документів у компанії:

• накази по кадрам;

• штатний розклад;

• табель обліку робочого часу персоналу.

Оформлення кадрових документів у компанії:

• оформлення лікарняних листів;

• оформлення довідок з місця роботи;

• оформлення найму чи звільнення працівника.

Ведення документів кадрового обліку:

• особистих карток персоналу та особових справ;

• трудових книжок та книги обліку руху трудових книжок;

• книг/журналів обліку наказів з особового складу;

• обліку залишків відпусток персоналу та ін.

Підготовка та подання звітності з персоналу до державних органів України. Перелік звітів може відрізнятися залежно від специфіки персоналу, що працює у вас.

Важливо вести правильно облік не лише заробітної плати, а й тих виплат працівникам, які не належать до заробітної плати, наприклад: витрати на відрядження (проїзд, проживання, харчування), разова матеріальна цільова допомога (на соціально-побутові). Водночас систематична матеріальна допомога входить до фонду зарплати. Відповідно документація, облік та оподаткування таких виплат суттєво відрізняється.

Щодо ще одного важливого для будь-якого іноземного підприємця питання - питання податків за наявності найманого персоналу. То ми його докладно розкрили тут.

Стандартний "набір" податків із зарплати в Україні складається з:

• ПДФО – 18%;

• військового збору – 1,5%

• ЄСВ - 22% від мінімальної заробітної плати.

Ведення кадрового обліку - це своєчасна сплата належних податків за наявності найманих співробітників, а також копітка паперова робота. Порушення у процесі ведення кадрового та бухгалтерського обліку погрожують санкціями з боку як податкової, так і Держпраці.

Наша компанія пропонує комплекс послуг зі створення та ведення іноземного бізнесу в Україні. Пакети послуг можуть включати:

• реєстрацію бізнесу в Україні у вибраній вами формі;

• отримання дозволів на працю для іноземних співробітників, включаючи директора компанії;

• ведення податкового обліку підприємства, що включатиме подання звітностей щодо податків представництва;

• payroll - кадровий облік підприємства, включаючи оперування кабінетом клієнта, виплату зарплат, податків за клієнта, вирішення питань із відпустками, преміальними, витратами страхування тощо;

• accounting - роботу з рахунками компанії, оформлення оплат або витрат компанії, що надійшли;

• legalservising – обслуговування, яке потребує саме юридичних знань та навичок – розробка договорів, наказів, внутрішньої документації, все що потрібно для ведення бухгалтерії.

Вартість послуг залежатиме від необхідного обсягу послуг, кількості планованого персоналу та інших факторів. Переглянути ціну сформованих пакетів послуг можна тут. Або звертайтеся до наших спеціалістів за формуванням персонального пакета послуг.

Ви хочете відкрити бізнес в Україні просто та безпечно? Звертайтесь до нас! Ми допоможемо не тільки з вибором відповідної форми реєстрації бізнесу, але й запропонуємо якісне обслуговування вашої діяльності в Україні.

Не знайшли відповідь на своє запитання?

Все про реєстрацію бізнесу в Україні іноземними підприємцями тут.