Документообіг та організація роботи у благодійному фонді в Україні

Сьогодні активізувалась робота Благодійних організацій та Представництв іноземних неурядових та благодійних організацій, мета яких надання допомоги населенню та Збройним Силам України. Безперечно, в кожного Благодійного Фонду або Представництва є свої мета та цілі, які вони досягають під час своєї діяльності. Однак, кожна організація, яка зареєстрована та здійснює діяльність за законодавством України, повинна дотримуватись вимог Закону щодо наявності відповідних документів, що підтверджують кожну з операцій Фонду чи Представництва. 

На практиці, ми як юристи, часто маємо справу з тим, що в клієнта відсутні документи, які підтверджують передачу того чи іншого активу. Або ж система роботи Фонду чи Представництва не дозволяє оперативно та зручно оперувати документами. Це може призвести до двох негативних наслідків для Організації: 

• Штрафних санкцій від контролюючих органів;
• Погіршення роботи та координації між працівниками та/або відділами чи підрозділами Організації. 

З метою уникнення незручності в роботі Благодійного Фонду або Представництва, пропонуємо розробити та впровадити в його роботу систему документообігу та контролювати, щоб під кожну операцію, яку здійснює організація були відповідні документи. Сьогодні ми на прикладах розповімо, що це за система, та як її розробити для вашої організації.

Наша компанія не тільки радо ділиться своїм досвідом через корисні матеріали, але й надає послуги неприбутковим організаціям в Україні щодо реєстрації та подальшої діяльності. Ми пропонуємо: 

• Послуги команди експертів з досвідом створення та супроводу неприбуткових організацій (NGO) в Україні, в тому числі складних кейсів: іноземні організації, акредитації тощо. 
• Можливість повністю закрити потреби організації роботи в Україні: бухгалтерський юридичний та кадровий супровід, всі види звітності, найм, порядок роботи з волонтерами та міграційні послуги - всі послуги в одному місці, вам не потрібні інші підрядники.
• Комфорт обслуговування. За кожним клієнтом закріплений персональний менеджер, ви чітко розумієте що ви отримаєте, коли та як. 

Цікаво: Набуття статусу волонтерської організації в Україні

Яка система документообігу потрібна для благодійного фонду в Україні?

Нещодавно до нас звернувся Благодійний Фонд, якому було необхідно продумати систему передачі благодійної допомоги (продуктів харчування) для населення, при цьому документально підтверджувати передачу. 

Ми підготували відповідні договори, акти та інші документи, які потрібні для реалізації проекту. Благодійний Фонд підписав Договори та Акти приймання-передачі на кожну передачу благодійної допомоги отримувачам. Також волонтери фонду зробили фото та відеофіксацію передачі допомоги. 

В результаті Благодійний Фонд: 

• реалізував проект;
• має відповідне документальне підтвердження руху благодійної допомоги;
• успішно прозвітував перед наглядовою радою та донорами. 

Якщо ви плануєте займатись благодійною допомогою, потрібно пам’ятати, що Благодійний Фонд, як і будь-яка юридична особа, повинен мати певний пакет документів. Умовно, документи можна розділити на наступні групи: 

1) Статутні документи – статут, протоколи загальних зборів, виписки, витяги тощо – документи, які регламентують або стосуються діяльності юр. особи.

2) Кадрові документи – документи, що стосуються взаємовідносин з працівниками – трудові договори, заяви працівників, посадові інструкції тощо. 

3) Документи що стосуються господарської діяльності – договори, контракти, довіреності.

4) Інші документи – внутрішні документи (політики, регламенти) тощо. 

Форма документів благодійного фонду

Документи можуть бути укладені в електронній формі. Вони мають таку ж юридичну силу, як і документи, які складені в паперовій формі. В такому випадку доведеться зберігати документи на сервері, або на змінних носіях. 

Якщо Організація переходить на електронний документообіг, необхідно визначити, які документи будуть укладатись в електронній формі, порядок укладання та зберігання таких документів. Для цього краще зробити відповідну Політику електронного документообігу для врегулювання цього питання. 

Деякі документи у будь-якому разі будуть в паперовій формі, наприклад Статут, Протоколи загальних зборів, Трудові договори, тощо. 

Систематизація документів 

Всі документи потрібно зберігати таким чином, щоб ви не витрачали багато часу на їх пошук. Систематизація допомагає Організації витрачати менше часу на пошук необхідних документів.  

Побудована системи документообігу (папка чи гугл диск зі сканами документів) дає відповідному працівнику можливість швидко отримати доступ до потрібного йому документу. 

Наприклад, у вас є договір з БФ на отримання благодійної допомоги, та потрібно розробити додаткову угоду або акт до нього. Якщо є система документообігу, працівник витратить декілька хвилин на пошук документу. Якщо частина документів в юридичному відділі, частина в бухгалтерії - працівник витрачає більше часу на пошук документу. 

Для зручності, можна розробити зручну процедуру систематизації документів, використовуючи групування документів за їх змістом. Наприклад, статутні документи, договори і т.д. 

Кадрові документи краще зберігати щодо кожного співробітника окремо: 

• трудові договори; 
• накази по працівникам;
• журнали обліку;
• табелі робочого часу тощо. 

Цікаво: Як вести облік витрат неприбуткових організацій?

Які документи мають бути у благодійної організації для надання благодійної допомоги?

Якщо ви надаєте або отримуєте благодійну допомогу, наша рекомендація – на кожну таку операцію повинні бути документи, що її підтверджують. Наявність документів дозволяє уникнути відразу декількох ризиків

• Помилок в бухобліку; 
• Штрафів під час перевірок;
• Проблем з пошуком. 

Якщо ви отримуєте благодійну допомогу в грошовій формі – укладіть договір, якщо сума значна (банк може попросити документ для комплаєнсу). Якщо суми невеликі, можна обійтись без договору, шляхом відкриття благодійного збору.  

Важливо! Правочини між юридичними особами належить вчиняти в письмовій формі. Тому, якщо донат отримуєте від юр.особи, краще укладіть договір. 

Альтернативний варіант – публічна оферта на сайті. 

Якщо ви надаєте благодійну допомогу – укладіть договір про надання благодійної допомоги, а при передачі підпишіть акт приймання-передачі. На практиці, іноді немає можливості укласти договір. В такому випадку, обов’язково підпишіть акт, і зробіть фото та відео фіксацію переданої допомоги. 

Якщо директор відсутній або не може бути в конкретному місці та в конкретний час,  можна надати повноваження іншій особі прийняти або передати благодійну допомогу. В такому випадку потрібно вести облік довіреностей, які видавались, та зберігати документи, які підписувались повіреною особою. 

В будь-якому разі, якщо ви надаєте або отримуєте допомогу, рекомендація юриста: кожна операція повинна бути документально підтверджена. 

Реєструючи благодійні організації чи готуючи до роботи представництва міжнародних некомерційних організацій, наші юристи часто розробляють шаблони документів, які можуть знадобитися організаціям. Надалі їх може коригувати штатний юрист чи бухгалтер. За необхідності - ми продовжуємо супровід благодійних організацій.

Цікаво: Оформлення відносин між благодійним фондом, працівниками та волонтерами

Як благодійному фонду працювати з конфіденційною інформацією та персональними даними?

Конфіденційна інформація: 

Досить часто, в процесі організації роботи необхідно забезпечити збереження конфіденційної інформації щодо юридичної особи. Відповідно до ст. 21 Закону України «Про інформацію» конфіденційною є інформація про фізичну особу, інформація, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою, крім суб’єктів владних повноважень, а також інформація, визнана такою на підставі закону.

Тобто, юридична особа самостійно може обмежувати розголошення інформації, яка її стосується. На практиці, забезпечення конфіденційності здійснюється двома шляхами: 

А) Технічний – встановлення обмеження доступу до тієї чи іншої інформації для  співробітників та залучених осіб. Інакше кажучи, співробітник Організації отримує тільки ту інформацію, яка необхідна для виконання його посадових обов’язків.  

Б) Юридичний – укладання договорів про нерозголошення конфіденційної інформації. Такий договір більш відомий як NDA (non-disclosure agreement). NDA, з нашої практики, має обов’язково містити визначення інформації, що є конфіденційною, порядок отримання, зберігання, обробки та строки зберігання конфіденційної інформації. Також, ми встановлюємо штрафні санкції за неправомірне розголошення конфіденційної інформації. 

На практиці, краще поєднувати і технічні і юридичні механізми захисту конфіденційної інформації. Ми розробляємо індивідуальні варіанти для наших клієнтів.

Персональні дані: 

Під час роботи з працівниками, залученими особами або іншими фізичними особами, ваша організація так чи інакше буде збирати та обробляти персональні дані цих осіб. Що стосується співробітників та залучених осіб, питання правомірності збирання та обробки персональних даних можна вирішити шляхом імплементації відповідних положень в договір, або розробленням внутрішніх політик, регламентів, що стосуються захисту персональних даних та ознайомлення (під підпис) з такими документами. 

Якщо ви збираєте та обробляєте персональні дані інших осіб, потрібно пам’ятати про необхідність забезпечення охорони таких персональних даних, шляхом уникнення їх розголошення або несанкціонованої передачі третім особам.  

Якщо для роботи ви використовуєте власний веб-сайт, політику про обробку та захист персональних даних ви можете розмістити на сайті. 

Зауважимо, що обробка так званих «чутливих» персональних даних – даних  про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, засудження до кримінального покарання, а також даних, що стосуються здоров’я, статевого життя, біометричних або генетичних даних потребує окремої  процедури. Тому, перед тим, як обробляти вищевказані персональні дані, обов’язково порадьтесь з юристом. 

Цікаво: Ввезення та розподіл гуманітарної допомоги

Штрафи та відповідальність за відсутність документів у благодійного фонду

Найбільш розповсюдженою на практиці є притягнення до відповідальності в зв’язку з перевірками Податкової служби або Держпраці. 

Платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, тобто вести бухгалтерський облік. Такі документи, зберігаються протягом 1095 днів. 

Відсутність документів передбачає відповідальність у розмірі 1020 гривень. 

Відповідно до ч. 3 ст. 16  Закону України «Про благодійні організації» адміністративні  витрати благодійної організації повинні не перевищувати 20% від доходу організації в поточному році. Тобто,  у випадку перевірки, для того, щоб довести, що витрати були адміністративними, потрібно буде надати відповідні документи. Недотримання вищевказаного обов’язку може мати наслідком втрати організацією статусу неприбутковості. 

Відсутність або неправильне ведення кадрової документації: штатний розпис, особова картка працівника, накази по підприємству тощо, можуть призвести до накладання штрафів під час перевірки Держпраці:  

• 510-1700 грн відповідно до ч.1 ст. 41 КУпАП; 
• 1 розмір мін.зп. відповідно до ст. 265 КЗпП України.  

Відсутність договорів з контрагентами, працівниками зменшує можливість захистити свої права та інтереси в судовому або досудовому порядку врегулювання спорів. 

Крім того, у випадку ліквідації юридичної особи, частину документів необхідно передати в архів, де вони зберігаються протягом визначених законодавством строків. Без передачі в архів документів буде неможливо провести повну ліквідацію юридичної особи. 

Наша команда надаэ комплексний супровід благодійним та громадським організація в Україні. Серед наших послуг:

• реєстрація благодійних фондів чи громадських організацій;
• отримання статусу неприбутковості;
• ведення бухгалтерського, кадрового обліку неприбуткової організації;
• побудова системи документації неприбуткової організації;
• розробка шаблонів документів чи поточна розробка договорів благодійних фондів;
• вирішення юридичних проблем, що постають перед благодійним фондом;
• акредитація іноземних недержавних організацій в Україні тощо.

Якщо ви плануєте масштабну благодійну діяльність в Україні та потребуєте надійного юридичного захисту - звертайтесь до нас.

Вартість юридичної допомоги неприбутковим організаціям тут.