Графік відпусток та формування резерву для їх виплат в українській компанії

Наша компанія отримує різні запити від Клієнтів в рамках нашої послуги юридичного та бухгалтерського обслуговування бізнесу. Ви можете знайти відповіді на багато питань у наших публікаціях. Сьогодні ж ми поговоримо про частину нашої роботи у сфері кадрового та бухгалтерського обліку – про формування графіка відпусток та резерву відпусток в українській компанії.

З метою злагодженої роботи компанії, управлінського та податкового планування, а також щоб уникнути накладок у відпустках співробітників, щорічно складається та затверджується Графік відпусток (далі, графік).

Обов'язок підприємства складати графік відпусток виникає навіть якщо на підприємстві оформлені трудові відносини з 1 або 2 співробітниками.

Прямого штрафу невиконання цієї норми немає, але податкові органи можуть його розцінити як порушення трудового законодавства. У цьому контексті це:

• адміністративний штраф посадовим особам підприємства на суму від 510 до 1700 грн;
• штраф у розмірі МЗП (розмір мінімальної заробітної плати на дату) за кожне таке порушення (нагадаємо, станом на 01.01.2022 року МЗП становить 6500 грн, а на 01.10.2022 року розмір МЗП складе 6700 грн).

Складаючи графік відпусток враховуються побажання співробітника та інтереси компанії.

Примітка: затвердженої форми графіка відпусток на законодавчому рівні немає, тому вона складається у довільній формі.

Якщо графіки відпусток 90% підприємств ще формують (оскільки це один з ефективних способів планування), то про резерв відпусток вважають за краще забувати.

Цікаво: Чим відрізняється облік іноземної та української компанії в Україні?

Що ж таке резерв відпустки, і чому ми зобов'язані його формувати?

За 3 дні до початку відпустки підприємство зобов'язане виплатити співробітнику суму нарахованих відпускних. Компенсація відпускних після повернення з відпустки заборонена за винятком особливих випадків, коли працівник змушений піти у відпустку поза затвердженим графіком.

Якщо аналізувати фінансову складову цього процесу, управлінці повинні “постійно шукати” гроші для оплати відпускних, або щомісяця планувати статтю витрат “Відпустка”. Щоб уникнути подібних ситуацій, на законодавчому рівні встановлено, що підприємство має проводити нарахування резерву відпусток.

Резерв відпустки – сума накопичених витрат на оплату майбутніх відпускних (сума відпускних та нарахований ЄСВ). За рахунок резерву відпусток підприємство виплачує співробітникам їхню поточну відпустку (згідно з графіком), а також грошову компенсацію невикористаної відпустки при звільненні. Резерв формується щомісяця, виходячи з графіка відпусток.

Виняток: мають право не формувати резерв відпусток мікропідприємства та платники Єдиного податку 3 чи 4 групи.

Ви можете поставити запитання “Навіщо мені створювати резерв відпустки, якщо я також щомісяця планую суму витрат на відпустки співробітників?”. В ідею формування резерву відпусток закладено суть рівномірного розподілу відпускних витрат, щоб уникнути спотворення фінансового результату, собівартості продукту, виникнення касових розривів.

Наприклад, 70% співробітників Вашого підприємства запланували відпустку у новорічно-різдвяний період. Якщо Ви не створите резерв відпустки, вся сума нарахованих Вами відпускних відобразиться у витратах підприємства у грудні-січні, що спричинить стрибок зростання собівартості продукту/послуги у цьому періоді.

Якщо Ви сформуєте резерв відпусток, як вимагає законодавство, сума планових відпускних включатиметься в собівартість рівномірно невеликими сумами протягом року.

Резерв формують за:

• щорічною відпусткою;
• додатковою відпусткою у зв'язку з шкідливими умовами праці або особливим характером роботи;
• додатковою відпусткою працівникам із дітьми.

Сума віднесена до резерву відпусток не має чіткої дати, коли вона має бути повністю виплачена співробітнику. Така ситуація виникає через те, що не всі працівники щороку повністю використовують дні відпустки.

Невикористана відпустка переноситься на наступні роки, і має принцип накопичення. Наприкінці кожного року проводиться інвентаризація резерву відпустки, на підставі якої проводять коригування даних фактичного залишку невикористаних днів відпустки та сум їх нарахування.

Цікаво: Як вивести гроші за кордон під час війни

Правила формування резерву відпустки

Суму забезпечення виплати відпускних (нарахування резерву відпусток) визначають щомісяця. Для розрахунку використовують таку формулу:

Резерв відпустки = Фактично нарахована ЗП * Коефіцієнт резервування * Коефіцієнт ЄСВ

Коефіцієнт резервування (розраховують раз на рік) = Загальна річна планова сума витрат на відпустки (відповідно до графіка відпусток) / Загальний річний плановий ФОП (фонд оплати праці)

Коефіцієнт ЄСВ = 1+ставка ЄСВ/100

Поточним Податковим Кодексом не передбачено коригування фінансового результату у сумі нарахованого забезпечення відпусток. Виходячи з цього, усі платники податків відображають витрати резерву відпусток у податковому обліку, ґрунтуючись на бухгалтерських даних.

Наслідки ненарахування резерву відпусток

Якщо Ви хочете “уникнути” нарахування забезпечення відпусток, Вам необхідно бути готовим до того, що:

• витрати на відпустки нараховані в періоді їх фактичного використання не визнаються витратами, а повинні бути включені в період їх правильного нарахування.

Наприклад, співробітник мав право скористатися 24 днями відпустки у 2021 році, але використав їх у 2022 році. Нарахування витрат на відпустку мало відбутися 2021 року. Якщо Ви включите дані витрати у фінансовий результат 2022 року, податкові органи не визнають ці витрати та проведуть донарахування податку на прибуток.

• відсутність нарахованого резерву відпусток вважається порушенням ведення бухгалтерського та податкового обліку з подальшим викривленням даних звітності.

Якщо раніше Ви припустилися помилки (за незнанням), і не створили резерв відпустки, Ви маєте право виправити цей недолік. Для цього Вам необхідно визначити, чи є відпустки з перехідним терміном (відпустки, право на які працівники мали в період раніше, але ними не скористалися).

Якщо таких немає, змін проводити не потрібно. У разі, якщо виявлені подібні випадки, необхідно провести виправлення:

• у бухгалтерському обліку: через рахунок нерозподіленого прибутку (Дт 44 Кт 471)
• у податковому обліку: через подання уточнюючої декларації з податку на прибуток.

Цікаво: Бізнес-планування для іноземних інвестицій в Україні

Документальне оформлення резерву відпусток

Документально розрахунок резерву відпусток оформляється Бухгалтерською довідкою.

Але слід пам'ятати, що для проведення розрахунку повинні бути оформлені такі документи, як:

1. План ФОП (фонд оплати праці).
2. Графік відпусток.
3. План видатків на відпустки.
4. Табель обліку робочого часу.
5. Виробничий календар.

Зрозуміло, вся ця робота може виконуватися нашими фахівцями, якщо ви хочете, щоб бухгалтерський облік та інші процеси у вашому бізнесі в Україні перебували під контролем юриста і були чітко скоординовані з нормами закону.

Ми пропонуємо обслуговування для іноземного та українського бізнесу, яке включає:

• Ведення податкового обліку – подання всіх необхідних звітів;
• Payroll – кадровий облік підприємства.
• Accounting - облік оплат і проведених виплат за рахунками компанії. Оформлення надходження коштів із материнської компанії або виведення коштів з українського бізнесу тощо.
• Legal Servicing - юридичне консультування та допомога, яка потрібна для підприємства, в процесі його роботи в Україні.

Вартість наших послуг можна дізнатись тут.

Для іноземних інвесторів, послуги з відкриття бізнесу тут.

Не знайшли відповідь на своє запитання?

Все про ведення бізнесу тут.

Все про організацію бухгалтерського обліку в компанії тут.