Як відкрити бранч офіс української ІТ компанії за кордоном у 2023 році?

Окрім реєстрації звичайної юридичної особи (компанії) за кордоном, можна розглянути також реєстрацію філії (branch office) або представництва (representative office).

Це непоганий варіант для ІТ компаній, які працюють в Україні, але хочуть перевезти частину свого персоналу за кордон або відкрити офіси в іншій країні. У чому різниця між двома формами, і коли має сенс про них замислитись, розберемося у цій статті – на прикладі Польщі.

Цікаво: Релокейт ІТ компанії з України у 2022 році.

Коли є сенс подумати про реєстрацію branch office у Польщі?

Насамперед це ефективний спосіб підтримувати фізичну присутність (у Польщі чи іншій країні).

По-друге, якщо ви не впевнені в тому, що ваш бізнес піде, тобто, що він буде успішним і дасть бажані плоди, перед тим, як реєструвати компанію, є сенс розглянути пробну реєстрацію представництва або філії. Це дасть можливість значно заощадити на досить не дешевому змісті окремої юридичної особи, а також позбавитися низки формальностей (які треба було б дотримуватися у випадку з юр. особою), наприклад:

• необхідність вести реєстр бенефіціарів та подавати цю інформацію до реєстру;
• необхідність отримувати електронні підписи, вести реєстр акціонерів у разі АТ та ін.

По-третє, часто багато солідних компаній (з Британії, США, ЄС), особливо у сфері IT або девелопери, не хочуть мати справу з бізнесом, який має українську реєстрацію та веде справи з України. Але справа кардинально змінюється, якщо українська компанія має представництво у ЄС (Польща). Така компанія одразу сприймається як майже резидент ЄС.

З інших плюсів можемо відзначити: значну валютну лібералізацію, менші відсоткові ставки в банках, можливість працювати з будь-якими міжнародними платіжними системами та банками (як результат – забезпечити збереження своїх коштів) та ін.

Цікаво: Як успішно пройти комплаєнс у банках ЄС для відкриття рахунку юридичній особі?

Що таке Branch Office?

Представництво (філія) у Польщі може відкрити іноземна компанія, незалежно від того, чи зареєстрована вона в країні-члені ЄС, чи ні.

Нагадаємо, що з 1 січня 2021 року британські компанії більше не є членом ЄС (через Брексит).

Як і в Україні, представництво іноземної компанії, зареєстроване у Польщі, має діяти у рамках діяльності головної компанії (іноземної), тобто воно не може бути відокремленим суб'єктом господарювання, і не може займатися діяльністю, відмінною від діяльності головної компанії. Воно є як би "продовженням" головної компанії.

Представництво підлягає реєстрації в Національному Судовому Реєстрі Польщі (National Court Register) – так само як і звичайні компанії (sp.z.o.o.). Але на відміну від материнської компанії, представництво:

• не стає окремим суб'єктом господарювання (не є окремою юр. особою);
• не може самостійно (від свого імені) вступати у господарські відносини з іншими учасниками ринку, підписувати контракти та ін.
• всі його дії мають здійснюватися від імені материнської компанії.

Отже, у представництва немає своїх (окремих) органів управління, немає статутного капіталу та немає свого статуту. Можливо лише положення про діяльність представництва.

Вступаючи в комерційні відносини, представництво має використовувати ім'я материнської компанії з юридичним статусом, перекладеним польською мовою та з використанням словосполучення “branch in Poland”.

Представництво зазвичай має голову представництва (ним може виступати резидент або нерезидент Польщі), який діє в якості голови представництва від імені та на користь материнської компанії.

Представництва іноземних компаній в обов'язковому порядку мають вести бухгалтерський облік (згідно з правилами, встановленими в Polish Accounting Act), готувати та подавати фінансові звіти на регулярній основі (щорічно).

Цікаво: Як українським ІТ спеціалістам офіційно працювати за кордоном?

Що таке Representative office у Польщі?

Representative office - це таке ж саме представництво іноземної компанії, але яке, на відміну від Branch office, не покликане займатися будь-якою госп. діяльністю, а має на меті виключно просування товарів та послуг (материнської компанії) та їх рекламування на ринку Польщі. Representative office може, за аналогією з Branch office, бути зареєстрованим іноземною компанією, яка є резидентом або нерезидентом ЄС (якщо статутні документи цієї компанії дозволяють створення Representative office за кордоном).

Representative offices підлягають реєстрації у реєстрі, відмінному від того, де реєструються Branch offices - зокрема, в Register of Representative Offices of Foreign Entrepreneurs, який ведеться Міністерством розвитку, праці та технологій (Minister of Development, Labour and Technology). Representative offices спочатку реєструються на 2 роки, з правом подальшого продовження їхньої діяльності ще на 2 роки.

Також, як і Branch office, Representative office не є окремим госп. суб'єктом, отже, неспроможний виступати самостійним учасником госп. відносин, не може мати своїх органів правління, статуту та статутного капіталу. До найменування Representative office, окрім найменування головної компанії, обов'язково має йти приставка “representative office in Poland”. Головою Representative office може бути резидент чи нерезидент Польщі.

Так само як і Branch office, Representative office має вести бухгалтерію та подавати фінансову звітність.

Цікаво: Як ІТ компанія з України може зробити релокейт працівників до Хорватії?

У чому різниця між Branch office та Representative office?

Їхня принципова різниця полягає в оподаткуванні. Branch office сплачує податки у Польщі, бо веде там бізнес. Representative office може не сплачувати податки, якщо буде доведено, що його діяльність має виключно підготовчий (рекламний), допоміжний характер (тобто, якщо продажу товарів/послуг на території Польщі не буде). Разом з тим, стати на облік у податковій треба обом формам представництва, а також треба вести бухгалтерію та подавати фінансову звітність.

Оподаткування: branch office vs LLC у Польщі

Як зазначалося раніше, branch office завжди створює "постійне представництво" для своєї материнської компанії в Польщі, а, отже, має вести бух. облік та сплачувати податки. За загальним правилом, до branch office застосовуються ті самі податки, що і до LLC. Тобто автоматично підлягає застосуванню ставка податку на прибуток 19%. Але залежно від особливостей запланованого бізнесу, можна говорити про застосування спрощених систем оподаткування.

Таким чином, з точки зору оподаткування branch offices майже нічим не відрізняються від LLC.

Вибираючи між branch office та LLC, ІТ компанії слід керуватися загальним принципом: чи впевнені засновники у тому, що бізнес у Польщі піде, чи хочуть лише спробувати. Якщо є впевненість, що бізнес піде і засновники переважно націлені на ринок Польщі, тоді без сумнівів можна реєструвати LLC. Якщо такої впевненості немає, то можна спробувати якийсь час підтримувати свою присутність за допомогою branch office, а потім вже приймати концептуальне рішення.

Детальніше про оподаткування компаній у Польщі можна почитати тут.

Наші послуги:

• допомога у виборі найбільш підходящої організаційно-правової форми (окрема юр. особа, філія чи представництво), залежно від цілей клієнта;
• допомога у виборі найбільш оптимальної та економічної системи оподаткування;
• реєстрація юр. особи/філії/представництва, призначення директора;
• постановка на облік у податковій службі юр. особи/філії/представництва;
• відкриття рахунку у банку;
• отримання електронних підписів (у разі потреби);
• реєстрація у реєстрі бенефіціарів Польщі (Central Register of Beneficial Owners);
• супровід призначення бухгалтера та допомогу з веденням бухгалтерії;
• укладання трудових договорів / цивільно-правових договорів зі співробітниками.

Вартість наших послуг з релокейту бізнесу та відкриття бранч офісу можна дізнатися тут.