Як працює автоматизація та роботизація бухгалтерського обліку для компанії?

Автоматизація або роботизація облікових процесів рекомендується, якщо ви:

• діючий середній чи великий бізнес із понад 300 операціями на місяць;
• характер ваших господарських операцій - повторюваний;
• не плануєте збільшувати штат бухгалтерської та облікової служби для виконання операційних завдань;
• хочете, щоб ваші співробітники отримували задоволення від роботи та їх очікування оплати праці відповідали обсягу виконаних завдань;
• хочете, щоб компанія працювала за процесним принципом;
• хочете, щоб отримання будь-якої фінансової інформації займало мінімальні витрати часу.

Завдяки ІТ-технологіям сьогодні вже багато процесів пройшли автоматизацію. Наприклад, широко автоматизовані такі функції:

• Розрахунок заробітної плати;
• Завантаження банківських даних із клієнт-банку до облікової системи;
• Обмін електронними податковими;
• Автоматичне заповнення податкової та фінансової звітності;
• Електронний документообіг та інші.

Інтеграції, обробки та інші інструменти у відкритому доступі бізнес може отримати тільки за тими напрямками, в яких задіяні абсолютно всі бізнеси, і їх немає потреби кастомізувати.

Якщо Ваш напрям діяльності або внутрішній процес мають особливості, необхідно розробляти власні інструменти та правила автоматизації/роботизації.

Якщо ми говоримо про роботизацію, на сьогодні вона більш поширена у колл-центрах. Але цей напрямок має безмежний потенціал застосування, зокрема і в бухгалтерсько-фінансових процесах.

Наведемо практичні кейси, які дозволять Вам детальніше ознайомитися з поняттями "автоматизація" та "роботизація".

Цікаво: Врахування витрат на розробку нового продукту

Автоматизація: формування "Резерву заборгованостей"

Кількість постійних покупців компанії "A" складає 1500 клієнтів. Відповідно до правил облікової політики компанії щодо дебіторської заборгованості:

1. Дебіторська заборгованість контролюється на наявність прострочення відповідно до умов договору.
2. Простроченою заборгованістю вважається та, оплата за яку не надійшла вчасно за умовами домовленості.
3. Безнадійною заборгованістю вважається та, термін позовної давності якої минув.
4. Резерв заборгованостей формується та коригується щомісяця до 3 числа місяця наступного за звітним.
5. З резерву боргів формуються претензії щодо погашення заборгованості.

Клієнт звернувся з проханням автоматизувати процес аналізу заборгованості та формування резерву, оскільки бухгалтер вручну проводить аналіз даних через Excel.

Аналіз даних та створення резерву 1500 клієнтів займав у бухгалтера 10 робочих годин.

Що ми запропонували?

1. Створення звіту, який дозволить бухгалтеру щоденно аналізувати заборгованість у розрізі прострочення. Інформація про борги надається менеджеру для оперативної роботи з клієнтом щодо усунення заборгованості.
2. Створення обробки, що автоматично формує/коригує резерв боргів залежно від ситуації взаєморозрахунків з кожним клієнтом.
3. Автоматичне створення та відправлення на електронну пошту юриста компанії претензії щодо погашення заборгованості.

Щодо п.3 (створення претензії) додатково виникає автоматизація роботи юриста, якому не потрібно створювати претензію. Юрист отримує готовий документ на електронну пошту для подальшої роботи з ним.

За результатами автоматизації ми замінили ручну працю фахівця на звіт та програмну обробку. За співробітником залишається функція контролю.

Виграш: скорочення витрат часу з 10 робочих годин до 20-30 хвилин.

Вартість та алгоритм автоматизації можна дізнатися тут.

Цікаво: Як автоматизувати оформлення відряджень персоналу?

Роботизація: реєстрація податкових накладних

Із введенням в дію Єдиного реєстру податкових накладних (далі - ЄРПН) швидкість отримання даних про ПДВ збільшилася, скоротилася паперова "тяганина".

Процес реєстрації податкових накладних є досить однотипним, але тривалим, особливо якщо доводиться реєструвати велику кількість даних, як, наприклад, у компанії "В".

Кількість податкових накладних – близько 3 тис/день. Блоком робіт "реєстрація податкових накладних" займається 1 працівник.

Оскільки у Компанії є кілька юридичних осіб, вони знайшли спосіб прискорити реєстрацію, надсилаючи податкові до ДФС одночасно з 2-х комп'ютерів. Це скоротило трудові затрати, але не багато. Враховуючи часті збої системи ДФС, бухгалтер регулярно затримується на роботі, оскільки має вкластися у строки реєстрації податкових штрафів.

Для вирішення проблеми замовника пропонуємо застосувати роботизацію процесу:

1. Описуємо детальний процес реєстрації податкових накладних. Бухгалтер має вказати всі рухи за алгоритмом. (Зазвичай процес записується з 3-ї, 5-ї спроби, тому що не повинно бути зайвих дій та затримок).
2. Описаний процес впроваджується у робота.

Примітка: Робот у цьому випадку - це комп'ютерний сервіс, в який впроваджено програмне забезпечення зі штучним інтелектом. Розробкою та налаштуванням займаються його постачальники (наприклад, компанія IBM).

1. Робот запускається і приступає до виконання поставленого йому завдання.

За результатами роботи, бухгалтер перевіряє правильність відображення даних у бухгалтерському та податковому обліку. Весь процес налаштування роботизації процесу закривається за допомогою трьох фахівців: експерта з автоматизації, ІТ-співробітника компанії, фахівця IBM (налаштувальника).

Виграш: скорочення витрат часу з 10 робочих годин до 2 годин.

Вартість та алгоритм роботизації можна дізнатися тут.

Наша компанія пропонує не тільки комплекс робіт для впровадження процесів автоматизації та роботизації, а й початковий аналіз ризиків та переваг такої оптимізації для вас.

Більше про бухгалтерський облік тут.

Автоматизація та роботизація облікових процесів в Україні