Як встановити ціну на свій продукт? Чи можна автоматизувати та спростити процес ціноутворення в компанії?

До нас звернувся клієнт - виробник лікарських засобів (далі ЛЗ) та виробів медичного призначення (далі ВМП). Під час проходження аудиторської перевірки він отримав зауваження щодо врахування собівартості продукції.

Розроблена бухгалтерською службою компанії внутрішня система контролю цін виявилася вразливою, і не змогла запобігти допущенню порушень з боку співробітників, оскільки:

• аналіз зміни цін відбувався за фактом відображення даних в обліковій системі, а не до виникнення проблеми;
• контроль гранично допустимих цін проводився в Excel-розрахунках, що було досить трудомістким процесом.

Керівник цієї компанії звернувся до нас за консультацією, основним питанням якої було “Як легко керувати та контролювати ціни компанії?”.

Більшість підрозділів компанії тією чи іншою мірою пов'язані з таким поняттям як "ціна". Ціна - це грошове вираження чогось. Для відділу продажів - це ціна послуги або товару, що продається, для відділу закупівель - ціна придбання товару або послуги, для маркетингу - вартість "кліку" на сторінці і т.д.

Правильне визначення ціни товару (послуги) – один із пунктів успішної бізнес моделі. Але перед управлінцями стоїть завдання не тільки як правильно визначити ціну продукту, а й своєчасно реагувати на її зміну.

У цій статті, на прикладі нашого клієнта, ми говоримо про реагування на відхилення внутрішніх процесів від норми, а також про те, як можна автоматизувати ціноутворення у компанії, і що це дасть вам як підприємцю.

Цікаво: Врахування витрат на розробку нового продукту в Україні

Автоматизація ціноутворення компанії: з чого розпочати?

При запитах щодо автоматизації будь-яких облікових процесів у компанії, в першу чергу ми пропонуємо аудит, який дає можливість виявити вузькі місця процесів у компанії та дати клієнту розуміння, чи потрібна автоматизація у його випадку – що вона йому дасть.

За результатами зовнішнього аудиту компанії було виявлено такі внутрішні порушення та відхилення:

• неаргументоване підвищення собівартості (у 2 рази) партії випущеного продукту, спричинене технічною помилкою облікової системи;
• відсутність політики встановлення та зміни цін;
• відсутність процедури погодження цін;
• зловживання співробітників посадовими повноваженнями - менеджер із закупівель домовився з клієнтом про завищену ціну сировини з метою подальшого отримання % від цієї угоди.

Виходячи із проблеми клієнта, ми запропонували розробити та затвердити Політику ціноутворення (далі, Політика), а також провести автоматизацію даного блоку з метою отримання можливості управління інформацією, а не здійснення “обліку заради обліку”.

Автоматизація ціноутворення дозволяє:

• оперативно реагувати на зміну ціни всередині компанії та на ринку;
• мати можливість керувати цінами;
• скоротити / уникнути допущення технічних помилок та "людських факторів";
• уникнути зловживання співробітниками посадовими повноваженнями з метою отримання власної вигоди за рахунок компанії.

Цікаво: Відрядження працівників. Як автоматизувати оформлення відрядження

Основні засади політики ціноутворення

Головна ціль політики:

• ціну не може встановити чи змінити будь-який співробітник, лише відповідальна особа за цей процес;
• ціна має бути підтверджена фінансовими розрахунками;
• гранична націнка не може бути вищою за встановлену на законодавчому рівні;
• опис основного переліку дій для реагування на відхилення ціни;
• опис процедури встановлення цін у разі нетипових ситуацій;
• комунікації відділів у процесі управління та зміни цін.

Основне правило автоматизації: всі розрахунки та контроль проводяться в обліковій системі за допомогою розроблених ІТ-фахівцями звітів. Жодна інформація не звіряється вручну в Excel.

У чому полягала автоматизація цін, яку ми запропонували клієнту?

1. Встановлення "вилки" продажних цін. Визначаємо допустиму максимальну ціну продажу (не більше ціни з урахуванням граничної націнки) та допустиму мінімальну ціну (не нижче за ціну з маржею в 40%).

2. Встановлення планових закупівельних цін в обліковій системі. Ціни потенційних постачальників, виходячи з яких проводилися розрахунки калькуляцій продукції / послуг.

Примітка: встановлення планових закупівельних цін дозволяє провести розрахунок собівартості продукції та визначити продажну ціну продукту, з якою компанія може виходити на ринок. Або ж вжити заходів щодо зміни структури собівартості з метою її оптимізації - скорочення певної статті витрат або заміна постачальника.

Важливо! Якщо змінюється планова ціна закупівлі, проводиться перевстановлення планової закупівельної ціни. Зміни закупівельних цін проводяться на підставі офіційного листа постачальника з аргументацією зміни договірної ціни. Перегляд продажної ціни проводиться у разі, якщо закупівельна ціна зросла на понад 10%.

3. Налаштування програмного (автоматичного) контролю нижньої та верхньої межі цін у момент відображення даних в обліку:

• менеджер з продажу не зможе відобразити в обліку продаж, якщо ціна товару/послуги виходитиме за рамки встановленої планової ціни;
• менеджер із закупівель не зможе відобразити в обліку прихід товару, якщо його ціна виходитиме за рамки встановленої планової ціни.

4. Автоматизація роботи з відхиленнями та змінами.

У разі, коли виникає потреба провести зміну планової ціни, працівники повинні вчинити дії відповідно до затвердженої процедури зміни цін.

Зміна закупівельної ціни:

• менеджер із закупівель формує в обліковій системі "Заявку на зміну закупівельної ціни". У цій заявці вказується: номенклатура, її постачальник, аргументація зміни цін, нова ціна, що рекомендується. Також до заявки додається скан-копія листа постачальника або інше документальне підтвердження зміни ціни;
• бухгалтер (або економіст) отримує повідомлення на електронну пошту про створення менеджером Заявки. Бухгалтер аналізує аргументи зміни цін та затверджує заявку (якщо аргументи не викликають сумніву). Якщо бухгалтер сумнівається у повноті аргументації, він передає заявку на погодження директору, який ухвалює рішення узгоджувати зміну ціни або відхиляти;
• у разі погодження зміни ціни, економіст виробництва отримує повідомлення на електронну пошту про необхідність перекалькулювання продукції. Економіст формує виробничу калькуляцію з урахуванням зміни ціни та створює в обліковій системі "Заявку на зміну ціни продажу";
• директор (або інша відповідальна особа) проводить встановлення нової планової ціни;
• на підставі встановлення нових планових цін, облікова система самостійно розсилає повідомлення на електронну пошту про зміну ціни всім задіяним співробітникам (відділу продажів, відділу маркетингу, бухгалтерії);
• бухгалтер формує калькуляцію повної собівартості товару.

Зміна продажної ціни:

• маркетолог формує в обліковій системі "Заявку на зміну продажної ціни". У цій заявці вказується: номенклатура, аргументація / причина зміни цін, нова ціна, що рекомендується. До заявки можуть бути додані скан-копії, розрахунки або інші документальні підтвердження зміни ціни;
• директор одержує повідомлення на пошту про створення маркетологом Заявки. Директор вивчає аргументи зміни цін та затверджує заявку або відхиляє її (з коментарем);
• у разі погодження Заявки директор (або інша відповідальна особа) проводить встановлення нової планової ціни;
• на підставі встановлення нових планових цін облікова система самостійно розсилає повідомлення на електронну пошту про зміну ціни всім, задіяним співробітникам (відділу продажів, відділу маркетингу, бухгалтерії).
• бухгалтер формує калькуляцію повної собівартості товару.

5. Аналіз зміни цін.

На цьому етапі ми розробили звіти, які дозволяють контролювати:

• зміни цін (хто, коли, як і чому змінив ціну);
• аналіз продажних цін (критерії продажів, кому та за якими цінами продаємо товар).

Цікаво: Як працює автоматизація та роботизація бухгалтерського обліку для компанії?

Які переваги автоматизації ціноутворення для бізнесу?

Автоматизація ціноутворення дозволила власнику:

• побудувати прозорий процес управління цінами;
• закріпити відповідальності та регламенти виконання завдань співробітниками;
• бути впевненим у коректності цін товару;
• мати можливість легко аналізувати ціни в будь-який момент (зміна та фактичний продаж);
• мінімізувати помилки;
• виключити ймовірність того, що хтось з учасників не буде повідомлений про зміни;
• мінімізувати ризики обману компанії із боку співробітників;
• скоротити трудовитрати за рахунок повної автоматизації процесу (з 5-х годин роботи бухгалтера на тиждень до 5-10 хвилин).

Рекомендуємо застосовувати автоматизацію ціноутворення від початку ведення бізнесу, особливо якщо Ваша компанія займається / планує займатися:

• виробництвом продукції;
• рітейлом або дистриб'юторством;
• участю у тендерних продажах та закупівлях;
• група(-и) Ваших товарів підлягають регулюванню на державному рівні.

Якщо ви хочете грамотно керувати ціною своєї продукції чи товару, оптимізувавши всі процеси, звертайтесь до нас. Ми не просто підкажемо, як оптимізувати облікові процеси у вашій компанії, але й одразу покажемо, що це вам дасть.

Вартість послуг аудиту та автоматизації тут.