Організація та постановка обліку ІТ-компаній в Україні

Надання послуг та товарів ІТ-напрямку розглядається контролюючими органами та банками як ризикові операції. Пильна увага контролюючих органів до ІТ-сектора зобов'язує компанії не нехтувати бухгалтерським обліком.

Правильне ведення бухгалтерського обліку IT компанії дозволяє власнику:

• управляти доходом та прибутком;
• мінімізувати податкові ризики;
• скоротити випадки потрапляння до фінмоніторингу банків;
• мати фінансову історію свого бізнесу з метою подальшого аналізу діяльності чи виходу на зовнішні ринки / інвесторів.

Сьогодні наші фахівці розкажуть, на які нюанси впливає процес організації бухгалтерського обліку саме в ІТ секторі в Україні.

Цікаво: Оподаткування резидента Дія Сіті: які податки сплачуватимуть ІТ компанії в Україні?

Що таке облікова політика і як вона працює у сфері ІТ?

Організація та постановка бухгалтерського обліку кожної компанії ґрунтується на загальних принципах бухгалтерського та податкового обліку. Залежно від специфіки та виду діяльності компанії, загальні правила бухгалтерського обліку адаптуються під стратегію бізнесу. Саме ця адаптація прописується та затверджується обліковою політикою компанії – головним документом, в якому описуються всі правила та особливості бухгалтерського обліку безпосередньо вашої компанії.

Важливо! Податковий облік формується на підставі бухгалтерських даних, тому, якщо у вашій обліковій політиці детально прописані правила бухгалтерського обліку процесів роботи компанії - податкова служба не зможе нарахувати неправомірні штрафи.

Наприклад, в обліковій політиці компанії ви фіксуєте, що в кожному проєкті може бути задіяно не більше 40% підрядників-ФОП. У цьому випадку ви знижуєте ризик визнання трудових відносин між вашою компанією та ФОП-підрядниками.

Коли ми говоримо про адаптацію правил обліку під стратегії бізнесу, ми враховуємо такі фактори (не обмежуючись):

• які товари/послуги надаватиме компанія;
• хто буде замовниками та підрядниками;
• який штат найманих співробітників (і чи буде він у компанії);
• які бізнес-плани у власника (дані фінансової моделі та бізнес-плану);
• інші дані, пов'язані із роботою компанії.

Всі перелічені чинники формують основні моделі роботи компанії. Правильний вибір моделі – запорука успішного функціонування бізнесу та оптимізації оподаткування.

Цікаво: Індексація заробітної плати ІТ компаній в Україні

Основні моделі роботи ІТ-компаній та особливості їх оподаткування

Модель 1. Замовник (нерезидент) - розробник фізична особа (резидент)

За цією моделлю іноземний замовник оформляє співпрацю безпосередньо з різними розробниками (які оформлені як ФОП).

Переваги:

• відсутні трудові взаємини;
• інтелектуальною власністю володіє іноземний замовник.

Недоліки:

• валютні операції підпадають під фінмоніторинг;
• надання послуг має бути оформлене відповідно до законодавчих норм;
• можливі складнощі у вирішенні спорів;
• іноземний замовник безпосередньо спілкується з усіма розробниками.

Оподаткування:

Дохід розробника фіз.особи, оформленої як ФОП, оподатковується відповідно до його схеми оподаткування. Найчастіше це:

• єдиний податок у розмірі 5% від суми коштів, що надійшли на рахунок

і

• ЄСВ у розмірі не менше мінімального (на 01.10.2022 р.) 1 474,00 грн.

Примітка: на період воєнного стану ФОП звільнено від обов'язкової сплати ЄСВ до бюджету з одночасним призупиненням стажу.

Модель 2. Замовник (нерезидент) – ТОВ (резидент) – розробник фіз. особа (резидент)

Дана модель передбачає альтернативу постійного іноземного представництва та являє собою співпрацю іноземного замовника з ТОВ, який управляє бізнесом іноземної компанії на території України.

ТОВ наймає ключових співробітників (директор, адміністратор, проджект-менеджер тощо) та укладає договори з розробниками (оформленими як ФОП).

Переваги:

• іноземний замовник працює тільки з 1 компанією і йому не потрібно вести переговори та укладати договори із сотнями розробниками-ФОП;
• інтелектуальною власністю володіє іноземний замовник.

Недоліки:

• ризик визнання трудових відносин між ТОВ та ФОП, якщо вони працюють в одному приміщенні / офісі / коворкінгу;
• більші витрати на бухгалтерське обслуговування ТОВ.

Оподаткування:

• 5% від доходу отриманого розробниками-ФОП та 1474 грн ЄСВ (на 01.10.2022 р.)
• 5% єдиного податку отриманого доходу чи 18% податку на прибуток від фінансового результату ТОВ.

Модель 3. Замовник (нерезидент) - ТОВ із найманими співробітниками (резидент).

Традиційна коворкінгова модель - ТОВ наймає розробників у штат, які виконують роботи на замовлення іноземного клієнта. Дана модель є найбезпечнішою (з податкової точки зору), але водночас і найбільш оподатковуваною.

Переваги:

• інтелектуальною власністю володіє іноземний замовник;
• висока інвестиційна привабливість ТОВ;
• забезпечення офіційних трудових місць;
• можливість оформлення на роботу іноземців;
• мінімальна зацікавленість контролюючими органами.

Недоліки:

• високе оподаткування оплати праці (19,5% утримується із зарплати працівників та 22% платить роботодавець);
• підвищені витрати на бухгалтерське обслуговування ТОВ.

Оподаткування:

• Утримання із заробітної плати співробітників – 18% ПДФО та 1,5% ЗС.
• Нарахування роботодавцем на ФОП – 22%.
• 18% прибуток від фінансового результату ТОВ.

Модель 4. Замовник (нерезидент) – резидент Дія Сіті.

У цьому пункті ми пропонуємо аналог Моделі 2 і 3, але на відміну від того, що ТОВ (або ФОП-виконавець робіт) застосовує правила правового режиму Дія Сіті.

Більш детально про цей правовий режим ми розповідали тут.

Кожна з вищевказаних моделей “має право про життя” як в описаному вигляді у цій статті чи у вигляді комбінації кількох вигідніших по оподаткуванню моделей.

Якщо ви хочете уникнути зайвих питань з боку контролюючих органів та зберегти час для розвитку компанії, рекомендуємо вам скористатися аутсорсингом бухгалтерських послуг. Наші фахівці допоможуть вам скласти попередню фінансову модель вашого бізнесу та вибрати оптимальну модель бізнесу щодо оподаткування та умов співпраці.

Цікаво: Права на софт для IT стартапу в Україні.

Чек-лист помилок, які допускаються власниками під час ведення ІТ-бізнесу

Серед частих помилок можна виділити:

• Відсутність або невідповідність фактичного місця провадження діяльності ТОВ (відсутнє власне приміщення або не укладено договори оренди) - ризик визнання фіктивності операцій компанії - штраф від 510 грн до зупинки підприємницької діяльності державним реєстратором (на підставі повідомлення податкових органів).
• Невідповідність КВЕД фактично наданим послугам - порушення умов платника єдиного податку, що тягне за собою оподаткування поза КВЕД-овою операцією 18% податку на прибуток.
• Відсутність основних засобів чи інших активів, що дозволяють виконати роботи замовників – ризик визнання операцій фіктивними.
• Використання неліцензійного програмного забезпечення – ризик визнання факту порушення авторського права.
• Нехтування захистом власних інтелектуальних прав - ризик крадіжки та втрати власних розробок.
• Нехтування веденням бухгалтерського обліку – ризик нарахування штрафних санкцій від 300 грн та передчасного отримання збитку замість очікуваного прибутку.
• Шаблонне оформлення первинних документів між ТОВ та ФОП-розробниками – визнання трудових відносин, штраф за допуск співробітника без оформлення трудового договору – 201 тис. грн.

Зрозуміло, таких наслідків легко можна уникнути, правильно організувавши робочу структуру ваших облікових процесів у компанії. Для великих компаній завжди доступний варіант автоматизації або роботизації облікових процесів.

Ми допоможемо розібратися, як вам краще вести свою діяльність у нинішніх умовах – через резидентство Дія Сіті чи інші правові режими, допоможемо оптимізувати оподаткування та вирішити питання з працевлаштуванням ІТ персоналу.

Ми – ваш надійний партнер з будь-яких юридичних питань.